Une simple liste de contrôle peut-elle transformer votre entreprise?

16 mai 2018

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Qu'est-ce que les pilotes d'essais, les chirurgiens, les architectes et les gestionnaires de fonds de couverture ont en commun? Ils se tournent tous vers un outil simple pour les rendre plus efficaces: l'humble liste de contrôle. Dans son livre le célèbre chirurgien et auteur Atul Gawande explore comment la décomposition de processus complexes en cases à cocher peut sauver des vies et arrêter quelque chose d'aussi important que l'effondrement des bâtiments.

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Après avoir personnellement adopté cette règle simple dans les processus de ma propre entreprise, j'ai trouvé la solution simple de Gawande d'utiliser une liste de vérification étonnamment efficace. Donc, je veux passer le mot sur la façon dont les entrepreneurs peuvent intégrer des listes de contrôle pour optimiser l'efficacité de leurs opérations commerciales. Voici comment faire.

Décomposer

Peu importe ce que l'industrie, les professionnels font face à plus de complexité dans le lieu de travail que jamais auparavant. La décomposition de tâches complexes en étapes simples et vérifiables peut avoir des effets remarquables, même lorsque ces étapes semblent explicites ou banales

Dans The Checklist Manifesto, Gawande raconte l'histoire de Peter Pronovost, un spécialiste des soins intensifs à l'hôpital John Hopkins. Pronovost a élaboré une liste de contrôle en cinq étapes conçue pour prévenir une complication commune et parfois mortelle chez les patients de l'unité de soins intensifs (USI) de l'hôpital: l'infection de ligne centrale . Liste de vérification

Les étapes de cette liste visant la prévention sont fondamentales. Par exemple, on demande aux soignants de «se laver les mains avec du savon». Malgré une précaution évidente, l'équipe de Pronovost a découvert que chez plus d'un tiers des patients observés, au moins une des cinq recommandations a été ignorée. Dans le cadre de la solution, Pronovost a permis aux infirmières d'empêcher les médecins d'aller de l'avant si elles ont été témoins d'un seul pas dans la liste de contrôle.

Ce régime simple a produit des résultats stupéfiants. Dans un hôpital, sur une période d'un peu plus de deux ans, la liste de contrôle de l'infection à ligne centrale a permis d'éviter quarante-trois infections et huit décès et d'économiser deux millions de dollars », écrit Gawande. La prise en charge des patients dans une unité de soins intensifs est extrêmement complexe, mais la liste de contrôle a l'avantage de réduire les soins aux patients en étapes progressives et vérifiables.

Garder la situation à court terme

. Selon Gawande, un bon principe de base consiste à «conserver entre cinq et neuf éléments, ce qui est la limite de la mémoire de travail». Vous devez également «définir un point de pause précis auquel la liste de contrôle est censée être utilisée «Garder la liste courte vous oblige à réduire les processus complexes aux étapes essentielles et requises.

« Garder les limites »signifie également que vous finirez probablement avec plusieurs listes de contrôle, chacune adaptée à un ensemble de circonstances clairement définies.

Gardez les choses simples.

Garder les listes de contrôle à portée de la main est chose facile. Les listes de contrôle doivent utiliser un langage clair et précis. Gawande souligne également l'importance du formatage. Limitez votre liste à une page et évitez l'encombrement et l'utilisation inutile de couleurs. Vos listes doivent être claires, simples et concises.

Daniel Boorman, le gourou de la liste de contrôle du géant de la fabrication d'avions The Boeing Company, a suggéré l'utilisation de textes en majuscules et en minuscules pour faciliter la lecture, ainsi que le utilisation d'une police sans serif comme Helvetica

Boeing utilise intensivement des listes de contrôle – pour tout ce qui concerne les processus de routine comme la préparation d'un avion pour le décollage aux situations d'urgence comme la fumée dans le cockpit. Chaque situation qu'un pilote peut rencontrer est accompagnée d'une liste de contrôle correspondante, comme cela est partagé dans le livre.

Décidez entre "Lire" et "Confirmer".

Il existe deux types de listes de contrôle: LIRE-FAIRE et DO-CONFIRM. Une liste de contrôle READ-DO est similaire à une recette. Il consiste en un ensemble de tâches clairement définies que vous cochez lorsque vous les terminez. Avec une check-list DO-CONFIRM, "Les membres de l'équipe accomplissent leur travail de mémoire et d'expérience, souvent séparément."

Mais ils s'arrêtent. "Ils s'arrêtent pour lancer la check-list et confirmer que tout ce qui était censé être fait. «Avant de dresser votre liste de contrôle, vous devrez choisir l'une des deux options suivantes:

Utilisez des listes de contrôle pour faciliter la communication.

Même des tâches extrêmement complexes, comme la construction d'un gratte-ciel moderne, peuvent grandement bénéficier utilisation de listes de contrôle. Non seulement la construction étage par étage du bâtiment peut être décomposée en plusieurs petites tâches individuelles qui doivent être cochées comme terminées, mais une liste de contrôle peut également aider à faciliter la résolution de problèmes et les communications lorsque des complications surviennent inévitablement.

Gawande a découvert que les constructeurs qu'il a interviewés s'appuyaient sur «un ensemble de listes de contrôle pour s'assurer que les étapes simples ne sont pas manquées ou sautées et un autre ensemble pour s'assurer que tout le monde parle et résout tous les problèmes difficiles et inattendus». les experts compétents se consultent pour résoudre les problèmes qui surgissent et s'entendre sur la façon d'aller de l'avant est l'une des applications les plus utiles de l'outil.

Bien que les bâtiments soient plus grands et plus complexes que jamais, une utilisation créative et diligente des listes de contrôle a considérablement accéléré le processus de construction, selon les experts consultés par Gawande pour son livre.

Où commencer

Pas surpri individuellement, une multitude d'outils sont disponibles pour vous aider à intégrer l'utilisation de listes de contrôle dans votre processus d'affaires. En voici quelques-unes:

• Liste de contrôle . L'application de liste éponyme offre un plan gratuit robuste avec des listes de contrôle illimitées, la gestion de l'équipe, les dates d'échéance, des rappels et plus encore. L'application est disponible pour iOS et Android ou sur le Web. L'une des plus grandes forces de la liste de contrôle est sa communauté.

• Tallyfy .Tallyfy est une solution puissante pour l'automatisation de vos processus métier avec un accent particulier sur la collaboration. Si vous et votre équipe pouvez bénéficier de l'application des principes derrière The Checklist Manifesto, Tallyfy vaut bien un coup d'oeil.

• Manifest.ly . Si votre équipe, comme la mienne, s'appuie fortement sur Slack pour la collaboration et la communication, Manifest.ly est un outil de liste de contrôle qui offre une intégration Slack fluide. Vous et votre équipe pouvez travailler sur des listes de contrôle et recevoir des notifications sans jamais quitter Slack.

Dernières pensées

Les listes de contrôle sont un outil puissant qui a été montré pour fonctionner dans une grande variété d'industries et de circonstances. Il y a presque inévitablement des processus dans votre entreprise que l'application intelligente des listes de contrôle va s'améliorer. Même les tâches les plus complexes, telles que la construction d'un gratte-ciel moderne, la chirurgie à cœur ouvert et le pilotage d'un avion de ligne commercial, ont largement bénéficié de l'utilisation de listes de contrôle. Comme l'écrivait Gawande, «les listes de contrôle semblent capables de défendre quiconque, même expérimenté, contre un échec dans beaucoup plus de tâches que nous ne l'avons réalisé.»

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