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Une journée dans la vie d'un administrateur d'équipes: Partie 1
Avec la forte augmentation de l'activité de Microsoft Teams au cours des derniers mois, certaines organisations ont dû s'adapter à cette demande croissante en embauchant / réaffectant un administrateur pour gérer la charge de travail des équipes. En tant qu'administrateur, vous ne savez peut-être pas à quoi vous attendre, c'est pourquoi je vais vous présenter une journée type en tant qu'administrateur d'équipes. À un niveau élevé, nous couvrirons trois sujets principaux:
- Configuration des paramètres et des politiques des équipes
- Utilisation de PowerShell, des groupes dynamiques et de Microsoft Graph pour rationaliser l'administration
- Attribution de licences
À la fin de cette vous vous sentirez prêt à vous attaquer à tout ce que vos utilisateurs finaux vous jettent (enfin peut-être pas TOUT… mais c'est un bon début)! Alors sans plus tarder, passons à votre premier jour d'administrateur d'équipes!
Configuration des paramètres et des politiques d'équipes
Commençons par le Centre d'administration Microsoft 365 et affectons à notre administrateur le Administrateur du service des équipes . Dans le centre d'administration Microsoft, nous pouvons désigner des rôles d'administrateur en fonction du niveau d'accès dont ils ont besoin pour gérer les équipes Microsoft. Cela peut impliquer la gestion de la charge de travail entière ou peut-être juste un petit sous-ensemble d'autorisations déléguées pour résoudre les problèmes de qualité d'appel ou de téléphonie. Pour ce scénario, nous donnerons à notre administrateur le rôle Administrateur du service des équipes . Pour ce faire, procédez comme suit:
- Dans la navigation de gauche, sélectionnez Utilisateurs > Utilisateurs actifs .
- Dans la liste Utilisateurs actifs sélectionnez l'utilisateur auquel nous allons attribuer les rôles d'administrateur.
- Une fois que vous avez sélectionné l'utilisateur, sous Rôles sélectionnez Gérer les rôles .
- Dans le Gérer la carte de rôles sélectionner Accès au centre d'administration puis cocher la case Administrateur du service des équipes .
- Au bas de la carte, sélectionner Enregistrer les modifications .
Vous pouvez en savoir plus sur les rôles d'administrateur des équipes ici .
Maintenant que nous avons le rôle d'administrateur attribué, nous pouvons nous assurer que l'administrateur a le les bonnes autorisations pour effectuer des tâches comme faire de quelqu'un un propriétaire d'une équipe. Allons vraiment faire ça! En tant qu'administrateur du service Teams, vous pouvez modifier le rôle de propriété qu'un utilisateur a pour une équipe spécifique. Les deux rôles principaux de l'équipe en tant qu'utilisateur sont:
- Propriétaire (s) de l'équipe – La ou les personnes qui créent l'équipe. Les propriétaires d'équipe peuvent faire de n'importe quel membre de leur équipe un copropriétaire lorsqu'ils les invitent dans l'équipe ou à tout moment après qu'ils ont rejoint l'équipe. Le fait d'avoir plusieurs propriétaires d'équipe vous permet de partager les responsabilités de la gestion des paramètres et de l'appartenance, y compris les invitations.
- Membre (s) de l'équipe – Les personnes que les propriétaires invitent à rejoindre leur équipe.
Nous pouvons faire cette modification dans le Centre d'administration des équipes dans Équipes> Gérer les équipes. Trouvez simplement l'équipe que vous souhaitez gérer et sélectionnez-la. Dans cette équipe, vous devriez voir une colonne Rôle indiquant si l'utilisateur est un propriétaire ou un membre. Recherchez un utilisateur que vous souhaitez désigner comme propriétaire et sélectionnez la liste déroulante et remplacez cet utilisateur par un propriétaire. Dès que vous apportez la modification, il enregistre automatiquement le paramètre.
Et si l'utilisateur que nous voulions ajouter en tant que propriétaire de l'équipe ne faisait pas partie de cette équipe encore? Ne vous inquiétez pas, nous venons de sélectionner l'option « + Ajouter » pour ajouter de nouveaux membres à l'équipe. Une fois qu'ils ont été ajoutés, vous pouvez les désigner comme propriétaires si vous le souhaitez.
Supposons maintenant que votre responsable vous ait contacté au sujet des utilisateurs stocker leurs fichiers dans Dropbox et Google Drive et vous avez reçu l'ordre de désactiver toutes les options de stockage tierces pour vos utilisateurs finaux. À l'avenir, la haute direction a indiqué que vos utilisateurs finaux utiliseront strictement OneDrive Entreprise et SharePoint Online pour leur stockage de fichiers dans le cloud. Assez simple, en tant qu'administrateur, vous pouvez activer / désactiver le partage de fichiers et les options de stockage de fichiers dans le cloud dans le centre d'administration Teams! Pour ce faire, accédez aux Paramètres à l'échelle de l'organisation> Paramètres des équipes. Faites défiler la liste jusqu'à ce que vous voyez Fichiers et désactivez les différentes options de stockage de fichiers, puis sélectionnez Enregistrer. Terminé!
Votre manager a été tellement impressionné par votre travail formidable jusqu'à présent qu'il a une autre demande pour vous, mais cette fois cela implique Exchange. La haute direction a indiqué qu'elle voulait contrôler avec qui elle pouvait trouver et communiquer dans l'organisation. C'est là que la recherche de répertoire de portée Teams entre en jeu. Grâce à la recherche dans les répertoires étendus, vous pourrez créer une limite virtuelle qui contrôlera la manière dont vos utilisateurs finaux peuvent trouver et communiquer avec les autres. Microsoft peut le faire en tirant parti des stratégies du carnet d'adresses Exchange pour prendre en charge ce type d'affichage personnalisé. Une fois la stratégie activée, les résultats qui seront renvoyés par la recherche seront définis en fonction de la manière dont vous avez configuré la stratégie. Cela étant dit, vos utilisateurs finaux n'auront pas la possibilité de rechercher ou de découvrir des équipes lorsque la recherche étendue est en vigueur. Donc, en supposant que votre organisation dispose déjà de la stratégie de carnet d'adresses Exchange définie dans Exchange, vous devrez simplement l'activer également dans Teams pour qu'elle y prenne effet! Nous pouvons le faire dans Paramètres des équipes. Une fois sur place, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que l'option Recherche par nom apparaisse. Basculez maintenant ce paramètre sur sur et Enregistrer .
Supposons que votre organisation compte des utilisateurs dispersés dans le monde entier! Souvent, l'anglais n'est pas leur langue principale et ils peuvent avoir du mal à lire ou à écrire un message en anglais. La haute direction vous a demandé de voir si vous pouvez changer cela pour tous les utilisateurs de votre organisation afin qu'ils puissent traduire leurs conversations dans leur langue maternelle. Vous pouvez apporter cette modification rapide à la traduction de messages en ligne qui permettra à vos utilisateurs finaux de traduire automatiquement leurs messages Teams dans la langue spécifiée par leurs paramètres de langue personnels pour Office 365. Vous pouvez effectuer cette modification dans Admin Teams Centre> Politiques de messagerie. Étant donné que la haute direction a demandé que vous apportiez cette modification à tous les utilisateurs, vous souhaiterez modifier Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) . Une fois sur place, recherchez l'option Traduire les messages et basculez-la sur Sur puis sur Enregistrer.
Remarque : Si la haute direction venait de vous demander d'effectuer cette modification pour un petit sous-ensemble d'utilisateurs, vous pouvez le faire en créant une nouvelle stratégie de messagerie et en attribuant cette stratégie nouvellement créée avec la traduction des messages en ligne activé pour ce petit sous-ensemble d'utilisateurs.
La journée progresse et vous avez reçu une nouvelle demande de la haute direction indiquant qu'elle souhaite commencer à empêcher les participants à une réunion externe d'avoir le possibilité de demander ou de contrôler le contenu lors d'une réunion. En tant qu'administrateur Teams, vous pouvez contrôler les capacités de partage d'écran dans les réunions en permettant aux utilisateurs de partager un écran entier, une application ou un fichier. En outre, vous contrôlez la capacité d'un utilisateur à donner ou à demander le contrôle, à autoriser le partage PowerPoint, les capacités de tableau blanc et le partage de notes. Enfin, vous pouvez contrôler si des utilisateurs anonymes et externes peuvent demander le contrôle d'un écran partagé ou non. La haute direction a indiqué qu'elle souhaite restreindre cela pour tous les utilisateurs, à l'exception de l'équipe des ventes et des ressources humaines qui l'utilisent régulièrement et ont besoin que cela reste activé. Ne vous inquiétez pas, nous pouvons effectuer cette modification dans le Centre d'administration des équipes> Politiques de réunion. Compte tenu de notre situation, nous souhaitons désactiver cette option pour Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) puis créer une nouvelle stratégie de réunion pour nos départements des ventes et des ressources humaines où cette fonctionnalité est toujours activée. Après avoir sélectionné Global (par défaut à l'échelle de l'organisation), recherchez la section Partage de contenu et assurez-vous que la Autoriser un participant externe à donner ou à demander le contrôle est défini sur Désactivé .
En ce qui concerne nos départements des ventes et des ressources humaines qui ont besoin de ce paramètre activé, nous allons créer une nouvelle politique de réunion en accédant à Réunions> Politiques de réunion. Une fois sur place, sélectionnez l'option + Ajouter . Dans la nouvelle zone de politique de réunion, nous allons saisir quelque chose de simple pour distinguer cette politique parmi les autres, quelque chose comme Politique de réunion du service des RH + Ventes . Pour la description, nous pouvons simplement inclure quelque chose dans le sens de Politique restreinte utilisée par les départements RH et Ventes. Nous retrouverons maintenant le même paramètre pour Autoriser un participant externe à donner ou à demander le contrôle et le définir sur Sur puis Enregistrer. À partir de là, vous affecterez cette stratégie nouvellement créée aux utilisateurs de votre service des ressources humaines et des ventes.
La haute direction a été très satisfaite des changements récents que vous avez apportés et a cherché à activer les événements en direct au sein de votre organisation. Cependant, étant donné que les événements en direct sont nouveaux pour eux, ils ne veulent déployer cela qu'à une très petite échelle pour les informaticiens de votre service et ne veulent que les expérimenter avec eux pour l'instant. Ils ont également indiqué que la transcription et l'enregistrement seraient une fonctionnalité intéressante à avoir dans un événement en direct afin qu'ils souhaitent que ces fonctionnalités soient activées. En tant qu'administrateur, vous connaissez peut-être ou non les événements en direct, mais fondamentalement, cela permet à votre organisation de diffuser des vidéos et du contenu de réunions à un public en ligne plus large (par exemple, des assemblées publiques locales). Pour activer les événements en direct uniquement pour vos informaticiens, cela nécessitera que nous créons une nouvelle politique d'événements en direct. Vous pouvez le faire dans le Teams Admin Center> Meetings> Live Events Policies. À partir de là, nous allons sélectionner Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) et basculer Désactiver l'option Autoriser la planification (si ce n'est déjà fait désactivé), puis Enregistrer. Nous allons maintenant créer une nouvelle politique d'événements en direct en sélectionnant l'option + Ajouter et en nommant notre nouvelle politique quelque chose comme Politique d'événements en direct du département informatique. Activez maintenant sur l'option « Autoriser la planification» (si ce n'est déjà fait). De plus, comme on nous a demandé d'inclure des capacités de transcription, nous allons basculer le Autoriser la transcription pour les participants à On. Enfin, nous allons définir l'option Qui peut rejoindre des événements en direct programmés sur Utilisateurs ou groupes spécifiques car nous voulons uniquement que nos informaticiens se joignent et définir également le qui peut enregistrer un événement L'option L'organisateur peut enregistrer . N'oubliez pas de Enregistrer! À partir d'ici, il nous suffirait d'attribuer cette stratégie nouvellement créée à nos informaticiens afin qu'ils puissent commencer à expérimenter avec les événements en direct!
Il ne s'agit que de l'heure du déjeuner, mais avant d'atteindre ce sandwich, vous devez traiter une autre demande de la haute direction. Ils ont déclaré que certains utilisateurs utilisaient des applications non autorisées au sein de Microsoft Teams et souhaitaient restreindre l'utilisation des applications aux seules applications Microsoft pour tous les utilisateurs. Ne vous inquiétez pas, en tant qu'administrateur Teams, vous pouvez contrôler les applications que vous souhaitez rendre disponibles pour vos utilisateurs finaux. Vous pouvez apporter ces modifications dans le Centre d'administration Microsoft Teams> Apps Teams> Stratégies d'autorisation. Étant donné que nous apportons cette modification à tous les utilisateurs, nous allons sélectionner l'option Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) . Une fois sur place, vous remarquerez que les choses sont réparties en 3 catégories différentes: Microsoft Apps, applications tierces et applications personnalisées. Dans cette situation, nous souhaitons Microsoft Apps à Autoriser toutes les applications tandis que Les applications tierces et Les applications personnalisées doivent être définies à Bloquer toutes les applications . Comme toujours, n'oubliez pas de Enregistrer vos modifications! Maintenant, vous pouvez aller savourer ce sandwich!
Bien que nous n'ayons fait qu'effleurer la surface de toutes les capacités que vous pouvez contrôler dans le centre d'administration Teams, cela devrait vous donner une bonne idée de ce que vous pouvez rencontrer au jour le jour. Dans le prochain blog, nous continuerons notre série «Journée dans la vie d'un administrateur d'équipe» en vous montrant comment vous pouvez rationaliser votre administration en utilisant PowerShell, Microsoft Graph et les groupes dynamiques! Rendez-vous après le déjeuner!
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