Une entreprise de gaz naturel protège les documents vitaux et facilite les flux de processus

Notre mission est de fournir du gaz naturel à des millions de clients dans le sud des États-Unis. Nous essayons de le faire chaque jour de la manière la plus sûre, la plus fiable et la plus abordable.

Ce qui nous passionne, c’est l’opportunité d’innover et de faire passer notre entreprise à un niveau supérieur. La technologie joue un rôle majeur à cet égard, en permettant à nos utilisateurs de faire leur travail mieux et en toute sécurité. Nous souhaitions extraire les informations du papier et les mettre à la portée des utilisateurs afin de générer des processus plus efficaces et des décisions plus éclairées.

Améliorer l’accès à l’information

Notre entreprise possède et exploite un réseau vaste et complexe d’infrastructures critiques, tant en surface que sous terre. Certains actifs physiques peuvent avoir 50 ans. Pour les entretenir en toute sécurité, il faut savoir exactement où ils se trouvent et comment ils fonctionnent. C’est le rôle de notre documentation « telle que construite », qui comprend des dessins techniques, des tracés et des cartes qui aident les techniciens sur le terrain à localiser et à entretenir les actifs.

Nous souhaitions améliorer la protection de cette documentation ainsi que d’autres documents importants tout en les rendant facilement accessibles aux employés. Notre dépendance antérieure à l’égard de la documentation papier réduisait notre rapidité et notre efficacité, augmentait les coûts administratifs et entravait l’innovation dans les communications avec les clients.

Alors que nous cherchions le bon outils de gestion de contenu d’entreprisela cybersécurité et la conformité réglementaire étaient une priorité.

Mettre les documents à portée de main des utilisateurs

Sur la base d’une expérience positive antérieure des solutions OpenText et de la disponibilité d’intégrations prédéfinies avec nos applications SAP, nous avons choisi Gestion de contenu OpenText. La solution nous permet de capturer, de classer, de gérer et de transmettre numériquement des informations aux employés à tout moment et en tout lieu, pour une prise de décision et une efficacité opérationnelle améliorées.

Nous avons également fait appel aux services professionnels d’OpenText pour nous aider à démarrer. Leurs services de capture de documents ont numérisé numériquement les dossiers papier existants de nos équipes des ressources humaines et du conseil d’administration. L’ensemble du processus s’est déroulé sans problème, grâce à notre capacité à tirer parti de l’expertise interne d’OpenText.

Nous étendons désormais notre utilisation d’OpenText Content Management à d’autres départements, du juridique à l’ingénierie. À mesure que nous numérisons leur documentation et l’intégrons à la solution, nous ouvrons de nouvelles opportunités pour connecter les processus et les informations entre des systèmes auparavant cloisonnés.

Assurer des opérations efficaces

Avant de déployer OpenText Content Management, l’accès aux documents archivés était lent et inefficace. Un employé remplissait un formulaire, nous le traitions dans le bureau de gestion de contenu, appelions le centre de stockage concerné, lui demandions de retirer la boîte de documents concernée, puis lui remettions en main propre le morceau de papier concerné.

Aujourd’hui, les utilisateurs peuvent simplement ouvrir OpenText Content Management, rechercher des documents en fonction de leurs métadonnées et obtenir les informations qu’ils recherchent presque en temps réel. Cela signifie que nos collaborateurs peuvent se concentrer sur leur compétence principale et ne pas perdre des heures à chercher des documents.

Nous améliorons également la durabilité de nos opérations, car la numérisation de nos dossiers physiques réduit le besoin d’imprimer, de stocker et de gérer des documents papier. De plus, la numérisation nous aide à interagir de manière plus personnalisée avec une nouvelle génération de clients, et nous avons fait évoluer plus d’un million d’entre eux vers la facturation sans papier.

Notre expérience à ce jour a été exceptionnelle. Les services professionnels d’OpenText ont été de premier ordre et OpenText a atteint ou dépassé nos attentes en termes de disponibilité et de cybersécurité.

Pour en savoir plus sur notre transition vers la documentation numérique, lisez notre étude de cas.

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