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mars 20, 2020

Un plan de survie en 10 points pour les petites entreprises face au coronavirus


Ce guide peut vous guider, vous et votre entreprise, dans les moments difficiles.


12 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.


Il est sûr de dire que cette crise actuelle ne ressemble à aucune autre à laquelle ont été confrontés les propriétaires de petites entreprises ces derniers temps, et il est certainement intimidant d'essayer de s'attaquer à tous les problèmes uniques qu'elle présente. Malheureusement, la voix prédominante que nous entendons n'a pas offert beaucoup de mesures spécifiques à prendre ou des conseils sur la façon de sauver notre entreprise, laissez-nous vous guider.

Voici 10 questions à aborder avec des considérations détaillées et des actions qui pourrait faire la différence en permettant de garder vos portes ouvertes et de calmer vos employés et clients.

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1. Triage financier immédiat.

La plus grande préoccupation de la plupart des propriétaires d'entreprise, du moins au début, est de savoir comment vais-je payer mes factures cette semaine, la semaine prochaine, et combien de temps cela va-t-il durer. Bien sûr, c'est une question très difficile à répondre et de plus, la plupart des propriétaires d'entreprise sont confrontés à une réduction du nombre de propriétaires d'entreprise. Voici quelques mesures importantes à prendre sur le plan financier dès que possible:

  • Créez une liste de budget de trésorerie avec des coûts fixes par rapport aux coûts variables. Les frais fixes garderont généralement les portes ouvertes et devront être payés. Créez une liste de priorités sur lesquelles sont les plus importantes et essayez de mettre de l'argent de côté en fonction du moment où elles sont dues.
  • Analyser les réductions de coûts inutiles qui ne génèrent pas de revenus ou ne garantissent pas des fonctions commerciales clés.
  • Licenciements, licenciements ou départs en retraite d'employés. N'oubliez pas que vos employés peuvent être l'un de vos plus grands atouts, et si vous coupez trop profondément, vous risquez de ne pas les récupérer.
    • Les mises à pied sont considérées comme une demande temporaire pour un employé de prendre un congé non payé. Ces employés rechercheront très probablement des allocations de chômage, mais nous espérons les récupérer le plus tôt possible.
    • Les congés peuvent être divers et adaptés à votre situation. Il se peut que les employés travaillent à un taux réduit, peut-être qu'ils ne travaillent pas du tout et restent à la maison, ils peuvent être payés un montant minimal ou peuvent être payés intégralement à un moment donné dans le futur. Cependant, ne demandez pas aux employés de travailler gratuitement – vous aurez probablement des problèmes à le faire en vertu de la loi de l'État.
    • Les terminaisons sont exactement ce à quoi elles ressemblent. Vous laissez quelqu'un partir et il ne reviendra probablement pas. Ils chercheront plus que probablement également des allocations de chômage.
  • Trouvez d'autres sources financières de revenus. Soyez créatif dans vos ventes et votre marketing (plus d'informations ci-dessous).
  • Tenez compte de toutes les économies ou ressources, y compris les prêts possibles (plus d'informations ci-dessous).

2. Paiements d'impôts.

Les contribuables bénéficient d'une prolongation sans précédent des paiements d'impôts de la Fed pendant 90 jours, jusqu'au 15 juillet. Il appartient aux particuliers et aux propriétaires de petites entreprises de payer jusqu'à 1 million de dollars d'impôts et jusqu'à 10 millions de dollars pour les sociétés C.

Cependant, les contribuables doivent encore déposer leurs impôts ou leurs extensions. Toujours déposer ou prolonger avant le 15 avril. Il y a des pénalités si vous ne produisez pas, mais encore une fois, aucune pénalité ni intérêt si vous ne payez pas (jusqu'à 90 jours).

Les contribuables pourraient également être en mesure de trouver de l'argent supplémentaire en déposant leurs impôts, car il y a de fortes chances qu'ils puissent être remboursés. En 2015, il a été signalé que plus de 1,4 milliard de dollars de remboursements d'impôts n'étaient pas réclamés et étaient conservés par le département de la Trésorerie.

Remarque importante: Ne soyez pas victime de penser que vous pouvez attendre pour payer les charges sociales. Si vous êtes un employeur, ces charges sociales sont considérées comme des fonds sacrés par le gouvernement. Tu joues avec le feu! Le paiement de ces impôts n'est pas prolongé et les pénalités et les intérêts sont importants pour le non-paiement des charges sociales.

3. SBA Disaster Assistance Loan.

Le gouvernement fédéral, par le biais de la Small Business Administration, a autorisé des prêts aux propriétaires de petites entreprises jusqu'à 2 millions de dollars. Ceux-ci sont destinés à être utilisés pour la dette d'entreprise, couvrant la masse salariale, les coûts d'exploitation de l'entreprise. Les termes peuvent aller jusqu'à 30 ans pour rembourser et un faible taux de 3,75%.

Un propriétaire d'entreprise devra fournir des informations financières pour se qualifier et une garantie personnelle de la part des individus possédant 20% ou plus de l'entreprise. Au mieux, cela peut prendre jusqu'à deux à trois semaines pour obtenir les prêts également, alors ne pensez pas que ce soit aussi rapide que ça.

À première vue, cela peut sembler un choix sûr ou logique. Cependant, n'oubliez pas qu'il s'agit toujours d'un prêt qui doit être remboursé. Si votre entreprise s'en sort à peine, ce n'est peut-être pas le moment de s'endetter davantage. Il est peut-être sage de fermer complètement les portes et de rouvrir à l’avenir. Prendre des mesures aussi drastiques ne fait pas de vous un échec.

4. Politiques COVID-19 au sein de votre organisation.

Soyez clair avec vos employés concernant vos politiques spécifiques au sein du protocole commercial et de sécurité concernant le virus. Il est probablement sage de suivre le plus fidèlement possible les directives du CDC, l'éloignement social, les zones de travail propres, les environnements et une bonne hygiène.

Soyez flexible en cas de congé de maladie que les employés veulent prendre, et essayez de réduire les zones de l'entreprise avec des groupes de plus de 10 employés. Annulez les grands événements et utilisez les conférences téléphoniques et les webcams pour communiquer lorsque cela est possible.

Le respect des directives fédérales, étatiques ou locales concernant les conseils aux employeurs et la sécurité de vos employés et clients, bien que pénibles, seront appréciés à court et à long terme.

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5. Les employés et votre talent.

Il ne s'agit pas seulement de réduire les coûts avec la paie. Il est important que les propriétaires d'entreprise fassent preuve de leadership. Donnez le ton et soyez calme dans la tempête. Vous surfez sur une vague, vous êtes sur une planche de surf. Ne vous plaignez pas de la vague ou du reproche. Ça ne va pas changer. Faites-y attention et adaptez-vous.

Ne prévoyez pas trop loin et rappelez-vous que les choses changent souvent. Faites un plan pour les prochaines semaines, puis le mois prochain. Ces plans vont changer, mais voici quelques idées ou étapes spécifiques à considérer avec votre équipe:

  • Si vous avez des employés, assurez-vous qu'ils sont assurés d'être protégés. Vous souhaitez conserver les personnes clés qui dirigent votre entreprise. En fin de compte, ce sont les gens qui font le succès de chaque entreprise, alors concentrez-vous sur vos personnes clés.
  • Ne restez pas coincé dans les décisions que vous avez prises la semaine dernière. Soyez prêt à vous adapter et à avoir de nouveaux plans. Vous devrez vivre avec ces changements une fois la crise terminée.
  • Communiquez tout changement à vos politiques en matière de congés de maladie. Assurez-vous que vos employés ne viennent pas au travail et que vous êtes généreux avec les congés de maladie en ce moment (cela contribue également à vos coûts salariaux).
  • Arrêtez d'embaucher sauf s'il y a un candidat que vous essayez de recruter et que vous ne voulez pas perdre. Communiquez avec eux.

Malheureusement, des décisions difficiles devront être prises. Faites une évaluation des talents dans votre entreprise pour savoir qui est précieux et comment votre entreprise sera différente si cette personne ne travaille pas pour vous la semaine prochaine.

6. Marketing et ventes.

Assurez-vous de communiquer clairement et régulièrement avec vos clients. Si vous êtes ouvert aux affaires, assurez-vous qu'ils le savent et comment interagir avec votre organisation. Facilitez-leur l'achat de vos produits et services.

Utilisez votre présence sur les réseaux sociaux pour tenir vos clients à jour. Si vous n'utilisez généralement pas les réseaux sociaux, il est peut-être temps d'en créer un.

Mettez en place une newsletter ou une série d'e-mails à vos clients si ce n'est déjà fait. Utilisez-le pour communiquer votre capacité à aider les clients et tout changement dans la façon dont vous les fournissez régulièrement.

Soyez créatif et trouvez de nouvelles opportunités de commercialisation et de vente. Compte tenu des conditions actuelles, qu'est-ce qui résonne chez les clients en ce moment que vous pouvez fournir? C'est le bon moment pour vous concentrer sur vos clients existants, fournir un excellent service, assurez-vous de conserver vos relations et vos clients importants. Faites savoir à vos relations clés que vous êtes toujours là et comment vous pouvez être utile.

Enfin, étudiez de nouvelles façons de fournir votre service ou votre produit. Il peut s'agir de la livraison à domicile, du courrier ou de services Web virtuels. Offrez des remises si nécessaire et sortez des sentiers battus.

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7. Opérations, recherche et développement, améliorations de produits ou de services.

Si les choses sont lentes, c'est le moment idéal pour s'attaquer aux projets que vous retardez. Investissez dans ce temps, ne le gaspillez pas sur Netflix ou ne vous laissez pas emporter par la couverture des informations sans fin. Au lieu de cela, pensez à ce moment pour vous ou votre équipe à investir dans l'amélioration des produits, des services et de la recherche d'efficacité.

Si vous ou votre équipe disposez de plus de temps (parce que vous avez moins de travail ou moins de clients), utilisez ce temps pour améliorer vos processus et votre efficacité, améliorer vos produits et services ou apporter les modifications que vous vouliez faire au cours de la dernières années ou mois. Nous savons que nous les avons tous dans notre entreprise et nous avons été trop occupés pour les atteindre. Eh bien, utilisez ce temps maintenant. Sortez de la tempête plus fort et ayez un meilleur produit ou service.

Organisez une formation dans votre entreprise ou obtenez vous-même une formation de chef de file dans des domaines qui, selon vous, amélioreront votre entreprise. Si vous savez que vous êtes faible sur le marketing des médias sociaux, la comptabilité et la budgétisation, l'informatique ou un créneau dans votre catégorie d'entreprise qui pourrait stimuler votre entreprise, investissez votre temps dans cela. Demandez à votre équipe de faire de même.

8. Travail à distance pour vos employés.

De nombreuses petites entreprises font travailler leurs employés à distance pour la première fois. Assurez-vous de définir les attentes de ceux qui travaillent à distance. De nombreux propriétaires d'entreprise opèrent déjà à distance la nuit et le week-end, mais vos employés ne le font probablement pas (du moins, c'est mon expérience cette semaine).

Augmentez votre niveau de technologie si nécessaire aussi rapidement et à un prix abordable que possible. J'espère que vous n'êtes pas sur un serveur de la vieille école et que votre logiciel et les fonctions de votre entreprise sont dans le cloud. Si vous êtes sur un serveur, vous devrez configurer des accès VPN pour que les employés accèdent à leurs ordinateurs de travail depuis leurs ordinateurs personnels. Si vous êtes sur le cloud, c'est beaucoup plus facile (Gmail / Google, Outlook 365, Salesforce, CRMS les plus modernes, etc.).

Mettez en place un accord de travail à domicile par écrit avec vos employés et demandez-leur de le signer . Définir les attentes et mettre en œuvre une procédure pour un rapport de productivité hebdomadaire à compléter chaque jour, puis récapitulé par semaine (le tableur Excel est ce que nous utilisons) afin que les employés suivent leurs charges de travail, l'interaction avec les clients et les projets. Vous pouvez également inclure dans cet accord des conditions de réduction de salaire si nécessaire en fonction de la productivité ou des ventes.

Évaluez les fonctions qui peuvent être effectuées à distance et celles qui doivent être effectuées au bureau. Pour la plupart des entreprises, tout ne peut pas être distant. Une petite équipe peut avoir besoin d'être sur place pour certaines fonctions (courrier, colis, expédition, etc.). Essayez d'avoir une approche mesurée et de faire travailler à distance autant de personnes que possible, mais réalisez que ce n'est probablement pas possible pour tous, selon la fonction du poste, les compétences de l'employé, la situation familiale à la maison de l'employé et plus encore.

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9. Évaluez le plan stratégique 2020 de votre entreprise.

Si vous n'avez pas élaboré de plan stratégique pour cette année, il est certainement temps de le faire maintenant.

C'est le moment idéal pour apporter des modifications. Commencez sur des projets qui étaient sur votre liste de souhaits et revalorisez vos objectifs pour l'année. Ajustez le plan et les perspectives pour 2020 pour en savoir plus sur votre entreprise.

Vous allez avoir des semaines ou des mois pour gérer ce bordel. Allez-vous utiliser le temps à bon escient ou le perdre?

10. Soyez charitable, montrez l'humanité et notez ce que vous apprenez de cela.

Nous apprenons tous beaucoup sur la façon dont nous aurions pu mieux nous préparer à cette catastrophe. Utilisez ce temps comme un réveil et apprenez de cette expérience. Commencez à prendre des notes et ne revenez pas au statu quo lorsque tout sera terminé.

  • Ayez une réserve financière ou un compte d'épargne pour votre entreprise qui pourrait aider en cas de besoin ou de catastrophe.
  • Ayez une réserve financière personnelle de quelques mois de frais de subsistance.
  • Construisez au moins un petit entrepôt de nourriture. Peut-être quelques mois d'articles ménagers, comme du papier toilette, du savon, des produits féminins, du savon à lessive, etc. Faites de votre mieux avec les ressources et l'espace dont vous disposez.
  • Envisagez de nouvelles sources de revenus et une petite diversification de votre entreprise.

Enfin, essayez de servir et d'aider les membres de votre communauté. Plus vous aiderez les autres dans une situation pire que vous, mieux vous vous sentirez. Comme l'a montré même une brève histoire des États-Unis, cela passera aussi et nous devrions faire tout ce que nous pouvons pour nous entraider pendant que nous apprenons et grandissons de ce procès.




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