Un guide complet sur les types de rapports personnalisés dans Salesforce

Bonjour les pionniers !!

Salesforce est une puissante plateforme CRM qui permet aux entreprises de gérer les relations clients et d’analyser efficacement les données. L’un des outils les plus essentiels pour l’analyse des données dans Salesforce est la fonctionnalité de création de rapports, qui permet aux utilisateurs de créer des rapports basés sur les données stockées dans leur instance Salesforce. Même si les types de rapports standard couvrent un large éventail de besoins en matière de reporting, il arrive parfois que vous ayez besoin de rapports plus personnalisés et spécifiques. C’est donc là que les types de rapports personnalisés entrent en scène.

Dans ce blog, nous explorerons ce que sont les types de rapports personnalisés, pourquoi ils sont importants et comment les créer et les utiliser efficacement dans Salesforce.

Que sont les types de rapports personnalisés ?

Salesforce définit les types de rapport personnalisés comme des modèles personnalisables qui définissent les relations entre les objets dans Salesforce, déterminant quels enregistrements et champs sont disponibles dans un rapport. Contrairement aux types de rapports standard, prédéfinis par Salesforce, les types de rapports personnalisés vous permettent de :

• Choisissez les objets associés à inclure.
• Définissez les relations entre ces objets.
• Sélectionnez les champs disponibles dans le rapport.
• Spécifiez la manière dont les données sont filtrées et présentées.

Créons donc un type de rapport personnalisé.

Création d’un type de rapport personnalisé dans Salesforce

Étape 1 : Accédez à la section Types de rapports

1. Accédez à Configuration.
2. Dans la case Recherche rapide, saisissez Rapport.
3. Sélectionner Types de rapports dans la liste déroulante, comme indiqué dans la figure ci-dessous.
   Cela vous mènera à la page où vous pouvez créer des « Types de rapports personnalisés ».
4. Cliquez Continuer.

Étape 2 : Créer un type de rapport personnalisé

1. Sur la page Types de rapport, cliquez sur le bouton Nouveau type de rapport personnalisé bouton.

2. Choisissez l’objet principal de votre rapport. Il s’agit de l’objet principal sur lequel le rapport sera basé (par exemple, Comptes, Contacts, Opportunités).

3. Définir les détails du type de rapport :

• • Libellé du type de rapport : Donnez un nom à votre type de rapport. C’est ainsi qu’il apparaîtra dans le générateur de rapports.
  • Nom du type de rapport : Ceci est généré automatiquement en fonction de l’étiquette.
  • Description: Ajoutez une brève description du type de rapport pour plus de clarté.
  • Magasin dans la catégorie : Sélectionnez la catégorie dans laquelle le type de rapport doit être stocké, par exemple Comptes et contacts, Opportunités, Pistes, Campagnes ou Autres rapports.
  • Statut de déploiement : Choisissez si vous souhaitez rendre le type de rapport immédiatement disponible (Déployé) ou le garder masqué pour l’instant (En développement).

Cela devrait ressembler à ceci :

1. Cliquez sur Suivant.

2. Sélectionnez ici – « Cliquez pour associer un autre objet ».

Sélectionnez les relations entre les objets principaux : Définissez la relation entre l’objet principal et les autres objets dans Salesforce. Vous pouvez inclure des objets associés et spécifier le type de relation (par exemple, « A » et enregistrements « B » associés ou « A » avec ou sans enregistrements « B » associés).

1. Sélectionnez « Opportunités » dans la liste déroulante, comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Relation A à B :

 Chaque enregistrement « A » doit avoir au moins un enregistrement « B » associé: Cela signifie qu’un Compte doit être lié à au moins une Opportunité. Le type de rapport affichera uniquement les enregistrements de compte ayant une opportunité associée.

 Les enregistrements « A » peuvent ou non avoir des enregistrements « B » associés: Dans ce cas, le type de rapport affichera tous les enregistrements de compte, y compris ceux avec des enregistrements d’opportunité associés et ceux sans aucun enregistrement d’opportunité associé.

1. Alors ici, sélectionnez les 2^sd option comme indiqué sur la figure.
   Vous pouvez également choisir un autre objet pour le Relation B to C.

2. Cliquez Sauvegarder.
   Donc, après avoir enregistré, cela ressemblera à ceci.

En conséquence, le type de rapport personnalisé a été créé. Cela établit la relation entre les objets, permettant ainsi de générer des rapports pour les comptes, qu’ils aient ou non des enregistrements d’opportunité associés.

Étape 3 : Personnaliser les champs :

Après avoir défini les relations, vous pouvez choisir quels champs des objets associés doivent être inclus dans le rapport. Vous pouvez également créer des champs personnalisés à utiliser dans le rapport.

Étapes à suivre :

1. Faites défiler vers le bas tout en restant sur la même page.
2. Dans la colonne « Champs disponibles pour les rapports », sélectionnez «Modifier la mise en page.»
3. Vous verrez les champs Compte affichés en premier, suivis des champs Opportunité.
4. Pour modifier la mise en page, sélectionnez le Compte/Opportunité champ dans le menu déroulant dans le champ «Voir » section.

1. • Pour supprimer un champ de la mise en page, faites-le simplement glisser et déposez-le dans la section « Affichage ».
   • Pour ajouter un champ, faites l’inverse (faites glisser depuis « Affichage » vers la mise en page).

1. Vous pouvez également cliquer sur n’importe quel champ pour modifier ses propriétés et le personnaliser davantage en fonction de vos besoins.

2. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Sauvegarder pour les appliquer comme indiqué dans la figure ci-dessous :

Étape 4 : Enregistrez et déployez le type de rapport

Une fois que vous avez configuré les relations et sélectionné les champs, cliquez sur Sauvegarder. Si le type de rapport est prêt à être utilisé, définissez l’état du déploiement sur Déployé comme le montre la figure ci-dessous.

Il indique que – Un type de rapport avec un statut « Déployé » est disponible pour une utilisation dans l’Assistant de rapport. Pendant le développement, les types de rapports ne sont visibles que par les administrateurs autorisés et leurs délégués.

Utilisation de types de rapports personnalisés dans Salesforce

Après avoir créé un type de rapport personnalisé, vous pouvez commencer à l’utiliser dans les rapports Salesforce.

1. Depuis le lanceur d’application, accédez à l’onglet Rapports dans Salesforce.
2. Cliquez Nouveau rapport et choisissez Type de rapport personnalisé – Compte avec opportunités de la catégorie « Autres rapports », comme indiqué ci-dessous :
3. Créez votre rapport : Utilisez le générateur de rapports pour sélectionner des champs, appliquer des filtres et ajouter des regroupements. Les champs et objets que vous avez définis dans le type de rapport personnalisé seront disponibles.
4. Exécutez le rapport : Après avoir personnalisé le rapport, cliquez sur Courir pour générer le rapport basé sur le type de rapport personnalisé.

Meilleures pratiques pour les types de rapports personnalisés

1. Planifiez vos relations : Avant de créer un type de rapport personnalisé, planifiez soigneusement les relations entre les objets pour vous assurer que le rapport répond à vos besoins.
2. Restez simple : Évitez d’ajouter trop d’objets ou de champs associés, car cela peut rendre le rapport complexe et difficile à utiliser.
3. Testez avant de déployer : Testez toujours votre type de rapport personnalisé avec des exemples de données avant de le déployer pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu.
4. Mettre à jour régulièrement : À mesure que votre instance Salesforce évolue, examinez et mettez à jour régulièrement vos types de rapports personnalisés pour vous assurer qu’ils restent pertinents.

Conclusion

Les types de rapports personnalisés dans Salesforce constituent un outil puissant pour créer des rapports personnalisés qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation. En comprenant comment créer et utiliser efficacement des types de rapports personnalisés, vous pouvez obtenir des informations plus approfondies sur vos données et prendre des décisions commerciales plus éclairées. Que vous ayez besoin de créer des rapports sur des objets personnalisés, d’inclure des relations spécifiques ou d’optimiser les performances des rapports, les types de rapports personnalisés offrent la flexibilité et le contrôle dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de vos données Salesforce.

Bonne lecture !!

Le voyage d’apprentissage ne se termine jamais ; chaque instant est une chance de grandir.

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