Un guide complet pour créer des rapports matriciels dans Salesforce

Bonjour les pionniers !

Salesforce fournit aux utilisateurs des outils de reporting polyvalents pour gérer et visualiser efficacement les données, et Rapports matriciels se démarque comme l’un des formats de rapport les plus puissants de Salesforce. Les rapports matriciels permettent aux utilisateurs de regrouper les enregistrements par lignes et par colonnes, ce qui les rend très utiles pour l’analyse détaillée des données sur plusieurs dimensions. Ce type de rapport est idéal lorsque vous devez suivre des mesures complexes, telles que les performances dans diverses régions et périodes, ou analyser des données par catégorie et sous-catégorie.

Dans ce blog, nous expliquerons les rapports matriciels et quand les utiliser, ainsi que fournirons un guide étape par étape pour en créer un dans Salesforce.

Avant de commencer :

Dans les parties précédentes de ce blog, nous avons couvert les étapes de création d’un Rapport tabulaire et Rapport sommaire dans Salesforce. Veuillez d’abord les parcourir en suivant les liens mentionnés.

Qu’est-ce qu’un rapport matriciel dans Salesforce ?

UN Rapport matriciel dans Salesforce, il s’agit d’un type de rapport qui regroupe les enregistrements par ligne et par colonne, permettant une analyse des données en deux dimensions. Contrairement aux rapports tabulaires ou récapitulatifs, qui regroupent uniquement les enregistrements selon une seule dimension, les rapports matriciels fournissent une vue structurée des données sur deux groupes. Cette configuration permet aux utilisateurs de résumer les données de manière plus complète, ce qui facilite la détection des tendances, la comparaison des catégories et l’obtention d’informations sur plusieurs dimensions.

Principales caractéristiques des rapports matriciels

• Double regroupement: regroupez les données par lignes et par colonnes pour une vue complète.
• Métriques résumées: utilisez des fonctions d’agrégation telles que somme, moyenne, min, max et compte pour afficher des totaux significatifs.
• Mise en évidence conditionnelle: Mettez en surbrillance les valeurs basées sur des conditions spécifiques pour une analyse rapide.
• Compatibilité avec les tableaux de bord: Utilisez des rapports matriciels comme sources de données pour les tableaux de bord et visualisez facilement des relations de données complexes.

Un guide étape par étape pour créer un rapport matriciel dans Salesforce

Passons en revue les étapes pour créer un rapport matriciel afin de fournir des informations sur les données sous plusieurs angles.

Étape 1 : Accédez à l’onglet Rapports

1. Allez au Lanceur d’application et rechercher Rapports.
2. Cliquez sur Rapports. Cela vous mènera à l’onglet rapports.
3. Une fois dans l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport pour commencer à créer un nouveau rapport.

Étape 2 : Sélectionnez le type de rapport

1. Lorsque vous cliquez sur « Nouveau rapport », Salesforce vous invite à choisir un Type de rapport. Cette sélection détermine les objets que le rapport utilisera comme sources de données.
2. Choisissez l’objet principal que vous souhaitez signaler, tel que Opportunités ou Cas.
3. Si vous avez besoin de données provenant d’objets associés, sélectionnez un type de rapport pertinent qui les inclut (par exemple, Opportunités avec produits ou Comptes avec contacts). Si disponible, vous pouvez également sélectionner «Type de rapport personnalisé« .
4. Pour l’instant, veuillez sélectionner « Opportunité – Type d’enregistrement standard » et cliquez sur «Démarrer le rapport» pour continuer, comme illustré dans la figure ci-dessous.

Étape 3 : ajouter des filtres pour affiner les données

Avant de regrouper des données, appliquez des filtres pour affiner l’ensemble de données :

1. Filtres de dates: Choisissez une plage de dates, telle que Date de clôture pour les opportunités, de se concentrer sur une période de temps spécifique.
2. Filtres standards: ajustez les filtres de propriété pour afficher les enregistrements appartenant à des utilisateurs ou des équipes spécifiques.
3. Filtres personnalisés: ajoutez des filtres spécifiques basés sur des champs pour isoler des enregistrements spécifiques, tels que le filtrage par étape d’opportunité ou par type de compte.

Étape 4 : ajouter des colonnes à afficher

Pour préparer le regroupement, ajoutez des colonnes à afficher dans votre rapport :

1. Dans le Contour panneau de gauche, cliquez sur Ajouter une colonne pour ajouter les champs que vous souhaitez inclure dans votre rapport.
2. Par exemple, dans un rapport d’opportunité, vous pouvez ajouter le Nom de l’opportunité, Montant, Date de clôture, Scèneet Nom du compte.

Étape 5 : regrouper les données par lignes et colonnes

Le regroupement des données par lignes et colonnes transforme un rapport standard en un rapport matriciel.

1. Cliquez sur la flèche vers le bas sur l’en-tête de colonne et choisissez Regrouper les lignes par ce champ pour sélectionner le premier champ pour le regroupement des lignes. Par exemple, vous pouvez regrouper par Scène pour voir les opportunités par étape de vente.
2. Pour le regroupement de colonnes, sélectionnez un deuxième champ. Dans notre exemple, vous pouvez regrouper par Date de clôture par Trimestre fiscal ou Région.
3. Vous pouvez également ajouter des sous-groupes pour rendre votre rapport matriciel plus détaillé.
4. Une fois que vous avez regroupé les enregistrements par lignes et colonnes, cela ressemblera à ceci.

Étape 6 : Résumer les données avec des agrégats

Une fois vos regroupements définis, appliquez des calculs récapitulatifs pour fournir des totaux pour chaque groupe.

1. Dans le générateur de rapports, cliquez sur la flèche vers le bas sur un champ numérique, tel que Montant.
2. Sélectionnez le type de calcul récapitulatif à appliquer : Somme, Moyenne, Min., Max.ou Compter.
3. Les totaux agrégés seront affichés aux intersections de chaque ligne et colonne, avec un total général en bas.

Étape 7 : Prévisualiser le rapport matriciel

Pour voir à quoi ressemble votre rapport, prévisualisez-le à tout moment.

1. Cliquez Courir dans le coin supérieur droit pour afficher un aperçu en direct avec des données précises.
2. Vérifiez la mise en page et l’exactitude des données, et ajustez les regroupements ou les résumés si nécessaire.

Étape 8 : Personnaliser avec la mise en surbrillance conditionnelle (facultatif)

Ici, mettez en évidence les valeurs basées sur les conditions pour faire ressortir visuellement les mesures importantes.

1. Dans les paramètres du rapport, accédez à Mise en surbrillance/formatage conditionnel section.
2. Cliquez sur « Ajouter une règle de mise en forme conditionnelle».
3. Définissez des seuils codés par couleur pour attirer l’attention sur des valeurs spécifiques. Par exemple, mettez en surbrillance les montants d’opportunités élevés en vert et les montants faibles en rouge, comme le montre la figure ci-dessous.
   Définissez des limites pour afficher les surbrillances codées par couleur en fonction de vos seuils spécifiés.
4. Cliquez Fait.
5. Cliquez Appliquer.

C’est ainsi que la mise en forme conditionnelle est appliquée au rapport.

Étape 9 : Enregistrez et partagez le rapport

Une fois que vous êtes satisfait de la configuration, enregistrez votre rapport matriciel pour un accès et un partage faciles.

1. Cliquez Enregistrer et exécuter pour enregistrer le rapport.
2. Saisissez un nom pour le rapport et, si vous le souhaitez, une description.
3. Choisissez un dossier à enregistrer : sélectionnez un dossier public pour le partage en équipe ou un dossier personnel pour un accès restreint.
4. Configurez les options de partage de rapports selon vos besoins pour contrôler qui peut les afficher ou les modifier.

Vous pouvez également ajouter un graphique au rapport et exporter le rapport si nécessaire. Ces fonctionnalités ont été couvertes dans les sections précédentes de ce blog. Pour en savoir plus, veuillez vous référer aux liens fournis au début et à la fin de cet article.

Exemples de cas d’utilisation pour les rapports matriciels

Voici quelques scénarios courants dans lesquels un rapport matriciel peut fournir des informations précieuses :

1. Performance des ventes par région et par trimestre: Suivez les chiffres de ventes dans les régions et les périodes pour analyser les performances et identifier les tendances.
2. Cas d’assistance par produit et priorité: Regroupez les cas par produit et niveau de priorité pour voir où la plupart des ressources sont nécessaires.
3. Chiffre d’affaires par secteur d’activité et représentant commercial: Analysez les revenus totaux générés par chaque représentant commercial dans divers secteurs.

Avantages des rapports matriciels

• Analyse complète: Les rapports matriciels permettent une analyse multidimensionnelle détaillée en regroupant les données en lignes et en colonnes.
• Résumé polyvalent: Grâce à diverses fonctions de synthèse, les rapports matriciels peuvent calculer des totaux, des moyennes et d’autres mesures qui fournissent un aperçu de vos données.
• Compatibilité du tableau de bord: Utilisez les rapports matriciels comme sources de données pour les tableaux de bord, ce qui les rend idéaux pour visualiser et présenter des ensembles de données complexes.
• Mise en évidence conditionnelle: mettez en évidence les mesures critiques pour une identification rapide, facilitant ainsi la détection des tendances importantes.

Conclusion

Les rapports matriciels dans Salesforce sont des outils puissants pour analyser les données sur deux dimensions. Ils permettent aux utilisateurs d’organiser, de résumer et de visualiser les données de nouvelles manières. En regroupant les données en lignes et en colonnes et en appliquant des fonctions d’agrégation, les rapports matriciels révèlent des informations complexes qui peuvent guider les décisions stratégiques.

En suivant les étapes de ce guide, vous pouvez créer et personnaliser une matrice très simplement.

Dans la prochaine partie de cette série de blogs, nous découvrirons les rapports joints dans Salesforce.

En attendant, continuez à lire !!

Chaque défi apporte une nouvelle perspective ; Parfois, tout ce dont nous avons besoin, c’est du courage de regarder sous un angle différent.

Articles connexes :

1. Rapports matriciels Salesforce
2. Rapports et tableaux de bord pour Lightning Experience

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