novembre 6, 2024

Un guide complet pour créer des rapports de synthèse dans Salesforce

Bonjour les pionniers !

Salesforce fournit aux utilisateurs un ensemble d’outils de reporting robustes qui permettent aux entreprises d’analyser leurs données, d’identifier les tendances et de prendre des décisions plus intelligentes. Parmi les différents types de rapports disponibles dans Salesforce, Rapports récapitulatifs se démarquent comme l’un des plus populaires en raison de leur capacité à regrouper et à résumer efficacement les données. Les rapports récapitulatifs permettent aux utilisateurs de regrouper des lignes de données et d’appliquer des fonctions d’agrégation telles que des sommes, des moyennes et des décomptes, ce qui les rend idéaux pour suivre les mesures dans toutes les catégories.

Dans ce blog, nous expliquerons ce que sont les rapports de synthèse, quand et pourquoi les utiliser, et fournirons des instructions étape par étape pour créer un rapport de synthèse dans Salesforce.

Avant de commencer :

Dans la partie précédente de ce blog, nous avons couvert les étapes de création d’un rapport tabulaire dans Salesforce. Comprendre les bases de la création de rapports tabulaires est essentiel. Pour en savoir plus, suivez ceci lien.

Qu’est-ce qu’un rapport récapitulatif dans Salesforce ?

UN Rapport sommaire dans Salesforce, il s’agit d’un type de rapport qui regroupe les lignes de données en fonction d’un ou plusieurs champs et vous permet d’effectuer des calculs agrégés, tels que des sommes, des moyennes et des décomptes, sur les données groupées. Cela rend les rapports récapitulatifs particulièrement utiles lorsque vous souhaitez analyser les données par catégories, telles que les opportunités par étape de vente, les comptes par région ou les dossiers par priorité.

Principales caractéristiques des rapports récapitulatifs :

Regrouper par lignes: Regroupez les enregistrements par un ou plusieurs champs pour organiser vos données.
Fonctions d’agrégation: utilisez des fonctions telles que somme, moyenne, min, max et compte pour calculer des métriques sur les données groupées.
Sous-totaux et totaux généraux: Afficher les sous-totaux pour chaque groupe et un total général pour tous les enregistrements.
Capacités de cartographie: utilisez les rapports récapitulatifs comme source de données pour les composants du tableau de bord Salesforce, tels que les graphiques à barres, les diagrammes circulaires ou les graphiques linéaires. (Comme nous l’avons déjà évoqué, ces fonctionnalités ne sont pas disponibles dans les rapports tabulaires. Pour en savoir plus, consultez la partie précédente de ce blog.)
Mise en évidence conditionnelle: Appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence certaines valeurs dans le rapport.

Quand utiliser un rapport récapitulatif ?

Les rapports récapitulatifs sont parfaits lorsque vous souhaitez :

Données de groupe: Vous devez regrouper vos données en catégories telles que les régions, les étapes de vente ou les types de comptes.
Résumer les données: vous avez besoin de sous-totaux et de totaux généraux, tels que le chiffre d’affaires total par commercial ou le nombre total de dossiers par priorité.
Utiliser des graphiques: vous souhaitez afficher les données du rapport visuellement sous forme de graphiques au sein Tableaux de bord Salesforce.
Suivre les métriques: vous souhaitez surveiller les métriques sur plusieurs catégories et périodes, comme le suivi des taux de conversion des prospects au fil du temps.

Si vous avez besoin d’une liste simple et plate d’enregistrements, vous devriez envisager d’utiliser un Rapport tabulaire plutôt.

Étapes pour créer un rapport récapitulatif dans Salesforce

Passons en revue les étapes pour créer un rapport récapitulatif.

Étape 1 : Accédez à l’onglet Rapports

Accédez au lanceur d’applications et recherchez Rapports.
Cliquez Rapports. Cela vous mènera à l’onglet Rapports.
Dans l’onglet Rapports, sélectionnez « Nouveau rapport » situé dans le coin supérieur droit.

Étape 2 : Sélectionnez un type de rapport

Lorsque vous cliquez sur Nouveau rapportSalesforce vous demandera de choisir un Type de rapport. Cela détermine le ou les objets dont le rapport extraira les données.

Sélectionnez l’objet pour votre rapport. Par exemple, si vous créez un rapport sur les opportunités, choisissez Opportunités – Type de rapport standard.
Si nécessaire, sélectionnez un objet associé pour votre rapport, tel que Opportunités avec produits ou Comptes avec contacts.
Sélectionnez le type de rapport Opportunités comme indiqué dans la figure ci-dessous.
Cliquez Démarrer le rapport.

Note: Pour en savoir plus sur la création de types de rapports personnalisés dans Salesforce, veuillez vous référer à ceci lien.

Étape 3 : Définir les filtres de rapport

Après avoir sélectionné le type de rapport, Salesforce ouvrira le générateur de rapports. Ici, vous pouvez définir et personnaliser les filtres pour affiner les données en fonction de vos besoins.

Filtres standards: Salesforce appliquera automatiquement certains filtres, tels que la plage de dates et la propriété de l’objet (par exemple, Mes opportunités, Toutes les opportunités). Vous pouvez modifier ces filtres en fonction de vos besoins.

Filtres personnalisés: Ajoutez des filtres supplémentaires pour affiner davantage vos données. Par exemple, filtrez les opportunités par Scène ou Montant se concentrer sur des sous-ensembles de données spécifiques.

Appliquez les filtres standard et personnalisés comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Étape 4 : ajouter et organiser des colonnes

Ensuite, ajoutez les champs que vous souhaitez afficher sous forme de colonnes dans votre rapport et regroupez-les pour créer un rapport récapitulatif.

Dans le volet de gauche, cliquez sur Contour.
Dans le Ajouter une colonne barre de recherche, saisissez et sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Pour un rapport sur les opportunités, vous pouvez ajouter des colonnes telles que Nom de l’opportunité, Montant, Scèneet Date de clôture.

Étape 5 : regrouper les colonnes du rapport par champ récapitulatif :

Il s’agit de l’étape importante lors de la conversion de vos rapports tabulaires en rapport récapitulatif.

Lignes de groupe: Pour transformer votre rapport en rapport récapitulatif, vous devez regrouper les lignes par champ spécifique. Cliquez sur la flèche vers le bas sur la colonne souhaitée comme indiqué dans la figure ci-dessous et sélectionnez Regrouper les lignes par ce champ.
Par exemple, regroupez les opportunités par Scène pour voir les totaux par étape de vente.
Vous pouvez également rechercher un champ dans la barre de recherche « Ajouter un groupe » dans la section Lignes de groupe, comme indiqué ci-dessous.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter des groupes supplémentaires en faisant glisser et en déposant davantage de champs dans la section de regroupement.

Étape 6 : ajouter des champs résumés (fonctions d’agrégation)

Les rapports de synthèse vous permettent d’appliquer des fonctions d’agrégation telles que somme, min, max, moyenne et médiane, etc.

Dans le générateur de rapports, cliquez sur la flèche déroulante sur un champ numérique tel que Montant ou Quantité.
Sélectionnez le type de résumé que vous souhaitez appliquer, tel que Somme, Moyenne, Max.ou Min..
Vous pouvez également ajouter des sous-totaux et un total général au rapport en activant ces options dans l’onglet Possibilités menu.
Pour l’instant, sélectionnez « Somme».

Ainsi, de cette façon, vous pouvez également utiliser d’autres fonctions d’agrégation.

Étape 7 : ajouter un graphique (facultatif)

Si vous souhaitez visualiser vos données, vous pouvez ajouter un graphique à votre rapport récapitulatif. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les rapports tabulaires.

Cliquez Ajouter un graphique dans le générateur de rapports.
Choisissez un type de graphique qui représente le mieux vos données, tel qu’un graphique à barres, un diagramme circulaire ou un graphique linéaire. Ici, nous sélectionnons « Donut ».
Personnalisez le graphique en sélectionnant les champs pour les axes X et Y. (dans le cas des graphiques à barres et des graphiques linéaires.)
Cliquez en dehors des propriétés du graphique.
Cliquez Sauvegarder pour enregistrer le graphique dans votre rapport.

Étape 8 : prévisualiser et exécuter le rapport

À tout moment, vous pouvez prévisualiser le rapport pour voir à quoi il ressemble.

Cliquez Courir pour générer un aperçu du rapport. Salesforce affichera le rapport avec des données réelles en fonction des filtres et des regroupements que vous avez appliqués.
Vérifiez l’exactitude du rapport. Si des ajustements sont nécessaires, vous pouvez revenir en arrière et modifier les filtres, les regroupements ou les résumés.

Le rapport final ressemblera à ceci.

Étape 9 : Enregistrez et partagez le rapport

Une fois que vous serez satisfait de votre rapport récapitulatif, vous souhaiterez le sauvegarder afin que d’autres puissent y accéder.

Cliquez Enregistrer et exécuter.
Entrez un nom de rapport et, éventuellement, fournissez une description pour aider les autres utilisateurs à comprendre l’objectif du rapport.

Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le rapport. Vous pouvez l’enregistrer dans votre dossier personnel, un dossier public ou un dossier personnalisé en fonction de la structure de votre organisation.
Définir le paramètres de partage pour contrôler l’accès au rapport.

Vous pouvez également exporter le rapport. Nous en avons déjà discuté dans le blog des rapports tabulaires. Veuillez consulter ce blog pour plus de détails sur la façon d’exporter le rapport. Le lien se trouve au-dessus et au bas de cet article de blog.

Exemples de cas d’utilisation pour les rapports récapitulatifs

Voici quelques exemples concrets de la façon dont vous pouvez utiliser les rapports de synthèse :

Opportunités par étape de vente: Regroupez les opportunités par étape et résumez le montant total de chaque étape pour suivre le pipeline des ventes.
Cas par priorité: Créez un rapport récapitulatif pour suivre le nombre de cas par priorité et voir combien de cas hautement prioritaires sont en cours de résolution.
Chiffre d’affaires par région: utilisez un rapport récapitulatif pour regrouper les comptes par région et calculer les revenus totaux pour chaque région.
Tâches par propriétaire: Résumer les tâches assignées à chaque membre de l’équipe pour surveiller la productivité et la répartition de la charge de travail.

Avantages des rapports récapitulatifs

Regroupement des données: les rapports récapitulatifs vous permettent de regrouper les données selon un ou plusieurs champs, ce qui fournit des informations précieuses sur les performances dans différentes catégories.
Sous-totaux et totaux généraux: En ajoutant des fonctions d’agrégation, vous pouvez rapidement consulter des indicateurs clés tels que le chiffre d’affaires total, la taille moyenne des transactions ou le nombre de dossiers ouverts.
Visualisation: Grâce aux options de création de graphiques, vous pouvez transformer vos données résumées en représentations visuelles qui facilitent la détection des tendances et la prise de décisions basées sur les données.
Flexible et personnalisable: Les rapports récapitulatifs peuvent être filtrés, regroupés et personnalisés de différentes manières pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Limites des rapports récapitulatifs

Rapports sur un seul objet: Les rapports récapitulatifs sont limités à un seul type de rapport. Si vous devez créer un rapport sur plusieurs objets, vous aurez peut-être besoin d’un type de rapport personnalisé.
Données statiques: contrairement aux tableaux de bord dynamiques, les données des rapports récapitulatifs ne sont pas automatiquement mises à jour, sauf si le rapport est réexécuté.
Calculs complexes: Bien que vous puissiez utiliser des fonctions d’agrégation simples, des calculs plus complexes peuvent nécessiter l’utilisation de champs de formule ou de types de rapports plus avancés comme les rapports matriciels.

Conclusion

Les rapports de synthèse dans Salesforce sont un outil puissant pour analyser et résumer vos données, vous permettant de regrouper des enregistrements, d’appliquer des fonctions d’agrégation et de visualiser des mesures clés. Que vous suiviez les performances des ventes, surveilliez les cas de support ou analysiez les revenus par région, les rapports de synthèse offrent la flexibilité et les informations nécessaires pour prendre des décisions basées sur les données.

En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez créer très facilement des rapports de synthèse personnalisés.

Dans la prochaine partie de ce blog, nous découvrirons la création de rapports matriciels dans Salesforce.

En attendant, continuez à lire !!

« La gentillesse est un pont qui transforme les journées ordinaires en souvenirs significatifs. »

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