Un employé « de confiance » a volé 90 000 $ à une entreprise au bord de la faillite

Un journal d’Eugene, dans l’Oregon, a récemment été contraint de cesser d’imprimer. Était-ce dû au ralentissement du secteur de l’édition ? Un nouveau concurrent ? Une catastrophe naturelle ? Non. C’était à cause de détournement de fonds.

Selon ce rapport Dans le New York Times, la direction de The Eugene Weekly — une publication vieille de 40 ans avec un tirage de plus de 30 000 lecteurs — a découvert une montagne de factures impayées et de comptes de retraite non capitalisés grâce à un ancien employé financier qui avait pris des dizaines de milliers de dollars. dollars au cours de leur période de cinq ans avec le journal. Le rédacteur en chef du journal Camilla Mortensen a dit des inexactitudes ont été trouvées dans la comptabilité du journal, et le personnel financier « de confiance » qui était fortement impliqué dans les finances du journal avait utilisé son compte bancaire pour se payer 90 000 $ depuis 2022. fraude était si important que la direction n’a eu d’autre choix que de licencier ses dix employés et d’arrêter complètement la publication aux alentours de Noël. « Les dégâts sont plus importants que ce que la plupart des petites entreprises peuvent supporter », ont déclaré les dirigeants du journal dans une lettre rendue publique. « L’ampleur de ce moment ne ressemble à rien de ce que nous avons jamais affronté. »

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Des histoires comme celle-ci se produisent tout le temps. L’année dernière seulement, un employé d’un hôpital de Doylestown, en Pennsylvanie, a été accusé d’avoir volé plus de 600 000 $. UN dirigeant d’une entreprise technologique a été accusé d’être reparti avec près de 3 millions de dollars de fonds volés. Un directeur informatique dans un Rhode Island Le fabricant a empoché plus d’un million de dollars. Un directeur dans un Pennsylvanie Wendy’s a été arrêtée pour avoir prétendument pris plus de 20 000 $ après avoir créé un faux employé. Un employé d’un concessionnaire automobile à Atlanta est reparti avec 27 000 $. Un comptable de la paie dans un Ohio l’entreprise a volé la somme énorme de 26 millions de dollars. Il existe de nombreux autres incidents de ce type.

Les articles de presse sur ces événements malheureux manquent souvent de détails pour comprendre ce qui s’est exactement passé. Habituellement, tout ce qu’on dit, c’est que la situation fait toujours « l’objet d’une enquête ». Naturellement, aucune entreprise privée n’aime parler publiquement de détails embarrassants. Mais le rapport du New York Times contenait deux informations très intéressantes.

La première était que l’employé « était impliqué dans les finances du journal » et la seconde était que l’employé « était absent du bureau au début du mois lorsque des questions ont été soulevées concernant la clôture des dossiers financiers ».

Comme un expert-comptablenous sommes formés pour aider nos clients à créer et à appliquer des contrôles internes afin d’éliminer le risque de vol d’employé — en particulier dans le domaine financier — peuvent être minimisés. Nous disons à nos clients de garder les stocks de valeur sous clé, d’exiger plusieurs approbations pour les décaissements et de nous assurer qu’il existe une séparation appropriée des tâches par rapport aux espèces afin que différentes personnes reçoivent, déposent et enregistrent l’argent. Nous aimons également qu’une personne indépendante extérieure à l’organisation rapproche les comptes bancaires car, on ne sait jamais ce qui se passe.

Tout ce qui précède est plus facile à dire qu’à faire, surtout si vous êtes un petite entreprise avec peu de ressources. L’Eugene Weekly ne comptait que 10 employés qui, j’en suis sûr, étaient occupés à leur propre travail. C’est pourquoi de nombreuses petites entreprises ne mettent pas en œuvre ces contrôles internes.

Mais quels que soient vos ressources et le nombre d’employés dont vous disposez, voici quelque chose que vous pouvez facilement faire et qui réduira votre risque de fraude financière: Exiger — oui exiger — des vacances. Surtout pour les personnes qui gèrent vos finances. Être un bourreau de travail n’est pas cool. Trop travailler est mauvais pour la santé mentale. Cela a un impact négatif sur les performances. Et – tout aussi important – cela peut potentiellement masquer fraude financière. Il semble que ce soit le cas à Eugene Weekly.

Je parie, et je n’ai pas tous les faits, que le financier accusé d’avoir pris les fonds du journal n’a pas pris beaucoup de vacances. Je parie qu’ils étaient toujours à leur bureau et territoriaux dans leur région. Et je parie que la direction du journal – qui était occupée à essayer de diriger une organisation rentable pendant Covid et à une époque où l’ensemble de son secteur est en déclin – avait de meilleures choses à s’inquiéter.

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Je parie également que toutes les entreprises que j’ai mentionnées ci-dessus auraient pu facilement et beaucoup plus tôt découvrir une fraude si elles exigeaient que leurs employés financiers prennent des vacances. Cela permet non seulement de former les autres à faire leur travail (ce qui peut s’avérer utile si un employé est absent de manière inattendue), mais permet également de jeter un regard neuf sur les transactions. Même s’il n’y a pas assez de bande passante pour effectuer une formation polyvalente, cela vaut la peine d’apporter une aide financière pour le temps où la personne est en vacances. Il est très difficile de cacher un stratagème frauduleux lorsque quelqu’un d’autre n’y participe pas.

Les dirigeants du Eugene Weekly sont vidés, mais ils ne jettent pas l’éponge. « Nous croyons en la mission de ce journal et nous restons déterminés à maintenir EW en vie », promettent-ils dans leur lettre. J’espère qu’ils réussiront. Peut-être qu’ils ont déjà besoin de vacances et que la perte n’a tout simplement pas été détectée. Je n’en suis pas si sûr, mais j’en doute. Mais j’espère au moins que nous pourrons tous retenir au moins une chose de cette terrible situation : les vacances sont bonnes à la fois pour l’employé et pour son employeur.