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octobre 9, 2019

Trouver des informations dans des emails – plus rapidement5 minutes de lecture

Trouver des informations dans des emails - plus rapidement


Alors que les communications électroniques dans le secteur juridique atteignent des volumes considérables – souvent des milliers voire des millions auparavant impensables de courriers électroniques par client ou par question juridique – les travailleurs du savoir, y compris les avocats, consacrent de plus en plus de temps aux tâches administratives requises pour un archivage efficace et conforme des e-mails. Le simple fait de rechercher des informations pertinentes, telles que des contenus de courrier électronique, ainsi que des pièces jointes contenant des informations sensibles ou confidentielles peut entraîner des heures perdues par jour.

Pour les cabinets d’avocats, cela se traduit par une réduction des heures facturables, de la rentabilité et de la qualité des services. Pour les services juridiques des entreprises, cela peut signifier une collaboration d'équipe improductive en raison de l'archivage inefficace des e-mails, ce qui risque de satisfaire les demandes en temps réel des clients et les problèmes urgents.

Demandez-vous:

  1. Ne sauvegardez-vous actuellement que les clients et / ou les sujets? E-mails associés à Microsoft Outlook
  2. Plusieurs membres de l'équipe travaillent-ils sur une affaire en partageant des informations par e-mail?
  3. Devez-vous généralement classer tous les fils de discussion associés?
  4. Des communications par e-mail de projet ou important importantes, pièces jointes et les produits de travail associés hébergés sur plusieurs périphériques et plates-formes de stockage dans votre service ou au sein de votre organisation?
  5. Vous trouvez-vous souvent sur la sellette pour trouver rapidement des informations lorsqu'un client ou un collègue vous appelle?
  6. Lorsqu'un avocat quitte ses fonctions votre entreprise, devez-vous organiser avec le service informatique le transfert de tous les courriels relatifs aux clients / questions à l'avocat qui prend en charge les clients ou les affaires?
  7. Valoriseriez-vous l'archivage et la suppression?
  8. Votre organisation est-elle obligée de stocker les courriers électroniques afin de satisfaire aux obligations légales de conservation, de gestion des enregistrements ou de conformité?

Si vous avez répondu «oui» à l'une de ces questions Si vous posez des questions, vous et votre équipe passez peut-être trop de temps au classement par courrier électronique.

Ne perdez pas de temps à trouver le bon contenu au bon moment

Prenez ce scénario comme exemple: un projet est démarré localement sur l'utilisateur. disque dur, puis étendu aux membres de l’équipe interne, aux clients ou aux entreprises, en utilisant le courrier électronique comme formulaire de communication principal (avec les pièces jointes correspondantes). Le contenu ou le produit de travail est ensuite inséré dans un espace de collaboration. Le projet se poursuit par courrier électronique, messagerie instantanée et chat. Une fois le projet terminé, les communications par e-mail, les pièces jointes et les produits de travail associés sont disséminés sur plusieurs plates-formes, enfermés dans des dizaines de silos. Il est non seulement difficile de trouver des informations lorsque cela est nécessaire, mais aussi d’évaluer de manière globale les faits d’une affaire, car les informations sont trop dispersées.

Mais ce n’est pas nécessairement le cas. Avec l'eDOCS Email Filing, les travailleurs du savoir gagnent en productivité grâce à ces gains de temps:

  • Archivage rapide: Enregistrez facilement des e-mails dans des dossiers de clients spécifiques via un bouton de votre ruban Microsoft Outlook ou d'un clic droit de la souris – en utilisant des suggestions d'archivage prédictives. Gagnez du temps car les suggestions sont affichées en fonction des profils et des fils de discussion les plus récemment consultés.
  • Classement en masse: Déposez rapidement de gros volumes de courrier électronique sans ralentir la productivité. Avec le classement en masse, les utilisateurs peuvent automatiser le processus de classement par courrier électronique en attribuant des données de profilage à des dossiers Outlook spécifiques. Tous les courriers électroniques déplacés dans les dossiers Outlook sont automatiquement classés dans eDOCS avec les données de profil affectées du dossier. Les courriers électroniques peuvent également être archivés sur des appareils mobiles en les faisant glisser dans des dossiers surveillés.
  • Marquage: Voir dans Outlook quand votre courrier électronique a été automatiquement stocké dans le système de gestion de documents eDOCS. Avec Email Marker, les utilisateurs peuvent attribuer un code couleur à leurs e-mails en fonction de l’état de leur classement et des données de profil via leur champ de catégories Outlook. Gagnez du temps en gardant une trace instantanée du statut du dépôt grâce à ce repère visuel et ne ratez plus jamais le classement (ou le doublon).
  • Assistant de classement par courrier électronique: Analysez l'historique des messages et les adresses électroniques en entrée. automatiquement le meilleur endroit pour stocker ces courriels dans la bibliothèque eDOCS.

Avec eDOCS Email Filing agissant comme un assistant administratif virtuel, enregistrant, catégorisant et classifiant automatiquement les courriels avec le contenu associé dans la bibliothèque eDOCS, les avocats peuvent travailler confortablement dans leur environnement Microsoft habituel. tout en consacrant leur temps et leurs efforts à aider leurs clients.

Parallèlement, les utilisateurs peuvent plus efficacement se conformer aux exigences réglementaires et à la conservation des enregistrements en conservant facilement des enregistrements de courrier électronique fonctionnels pour les pratiques de gouvernance des informations défendables.

En savoir plus sur eDOCS et classement par courrier électronique

Regardez ce webinaire enregistré OpenText Live pour voir comment passer de courrier électronique m chaos de gestion à contrôler. Vous pouvez également découvrir les nouveautés du blog eDOCS R16.5 et apprendre à protéger votre contenu légal sensible contre les menaces d'initiés au niveau du document avec eDOCS Defence.



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