Trop de communication tue-t-elle la productivité de votre travail ?

La plupart d'entre nous appartiennent à des équipes chargées d'atteindre des objectifs communs au travail. Les communications fréquentes et sans ambiguïté entre les membres de l'équipe font partie intégrante du succès d'une équipe. Ces communications étaient faciles lorsque tout le monde travaillait au même endroit. Aujourd'hui, avec l'essor des environnements de travail à distance et hybrides, les choses sont devenues compliquées. Non seulement les gens travaillent à partir de différents emplacements physiques, mais beaucoup travaillent même à partir de différents fuseaux horaires.

Heureusement, la technologie a relevé le défi et de nombreux nouveaux outils ont été créés pour résoudre le problème des communications entre les équipes distantes. Les applications de chat et de visioconférence sont les plus fréquemment utilisées. Mais ces applications facilitent-elles vraiment les communications professionnelles naturelles et sans ambiguïté, ou provoquent-elles du stress et une perte de productivité ? Explorons.

Le chat, le tueur d'e-mails présumé

Avant la prévalence du chat en tant que moyen privilégié pour la communication interne au travail, il y avait l'e-mail. Le courrier électronique est gratuit, facile à utiliser et peut être utilisé de n'importe où dans le monde. Plus de 300 milliards d'e-mails sont envoyés et reçus chaque année et ce nombre ne cesse d'augmenter. Tout le monde peut utiliser sa propre application de messagerie préférée, car les e-mails sont interchangeables. Un e-mail envoyé depuis Gmail, par exemple, peut être lu et répondu à partir de Microsoft Outlook. e-mails professionnels. Il existe des e-mails d'information qui fournissent des mises à jour sur les biens et services achetés et expédiés chaque jour. Les e-mails que vous recevez lorsque vous achetez quelque chose sur Amazon, par exemple, sont des e-mails d'information. Il existe des e-mails professionnels qui initient, poursuivent ou concluent des discussions commerciales. Ensuite, il y a des e-mails internes entre les membres de l'équipe qui discutent de problèmes liés aux projets sur lesquels ils travaillent.

En 2014, les fondateurs de Slack ont ​​eu la perspicacité d'accélérer les communications internes au travail. Ils ont développé un outil pour remplacer les e-mails internes par le chat. Contrairement aux e-mails lents auxquels vous deviez attendre que quelqu'un réponde, le chat est instantané. Dans la plupart des cas, il n'est pas nécessaire d'attendre une réponse. Le chat a sans aucun doute accéléré les communications professionnelles.

Malgré le succès du chat, le courrier électronique est encore largement utilisé car le chat ne peut pas être utilisé dans tous les cas de communications professionnelles. Par exemple, les gens préfèrent toujours s'envoyer des e-mails lorsqu'ils communiquent avec une personne extérieure à l'entreprise, qu'il s'agisse d'un client ou d'un fournisseur. Le courrier électronique offre un espace de réflexion et de réponse, ce qui est essentiel lorsqu'il s'agit de traiter avec des personnes extérieures au cercle restreint de confiance.

Le stress causé par des communications fragmentées

Aujourd'hui, on s'attend à ce que le chat et le courrier électronique soient utilisés au travail en fonction des circonstances. Malheureusement, cela a conduit à des communications fragmentées qui peuvent rapidement devenir écrasantes et difficiles à gérer. Imaginez un vendeur recevant un e-mail d'un client demandant l'état d'un projet en cours. Le vendeur discute avec le responsable technique de l'état d'avancement des travaux puis informe le client par e-mail. Étant donné que le vendeur utilise deux systèmes de communication différents pour le même sujet, les conversations se fragmentent. Elle doit maintenant se rappeler de regarder dans les deux endroits, chat et e-mails, pour maintenir la continuité et ne pas oublier les choses. Fait plusieurs fois par jour, cela peut devenir très stressant. L'information devient difficile à trouver. On passe beaucoup de temps à le chercher dans plusieurs silos.

La puissance du contexte des discussions connectées

Les discussions en ligne doivent être aussi fluides que les discussions en personne. Une discussion est simplement un fil conducteur de conversations sur le même sujet. Les supports utilisés pour les conversations, que ce soit le chat, les e-mails, les appels ou les documents, ne doivent pas créer de silos. Vous devriez pouvoir connecter toutes les conversations associées naturellement en un seul endroit.

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Une fois lié les conversations sont liées, il est très facile de voir le contexte. Maintenant que vous lisez le fil de la conversation, vous pouvez comprendre ce qui a conduit à quoi, qui a dit quand et pourquoi, et ce qui a été décidé par qui. Ces détails fournissent l'arrière-plan nécessaire pour passer à l'étape suivante en toute confiance.

Outils pour des discussions connectées

Malheureusement, les applications logicielles de communication enracinées n'offrent pas l'interopérabilité entre des systèmes de communication différents. Par exemple, les informations provenant des e-mails ne peuvent pas être facilement partagées via le chat sans utiliser de lourds copier/coller ou transférer des e-mails. Toutes ces méthodes créent des fils de conversation séparés sur le même sujet, ce qui rend difficile de tout rassembler plus tard sans compter sur la mémoire. Cela provoque du stress. Ainsi, en plus d'avoir à rechercher des informations à travers les silos de communication, vous avez désormais également la charge de connecter tous les points dans votre tête pour voir la situation dans son ensemble.

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Avec l'avènement des applications cloud SaaS, il n'y a aucune raison de subir ce stress et cette perte de productivité. Des applications sont désormais disponibles qui peuvent regrouper toutes les communications en un seul endroit et connecter automatiquement les conversations associées dans les discussions. Cela réduit le temps perdu dans les recherches, montre une vue d'ensemble sans travail ni stress supplémentaire et offre de la clarté.