Transition de Notes et de pièces jointes vers des fichiers dans Salesforce

Les rumeurs sont vraies. Après l’hiver18, les notes et les pièces jointes sont une chose du passé. Il s’agit avant tout de fichiers.

Les fichiers Salesforce prennent le relais

Les fichiers Salesforce vous permettent «de placer des documents, des vidéos ou des présentations au centre des ventes, du service et du marketing. Accessible de n'importe où, les fichiers sont toujours à jour pour accroître la productivité et la réutilisation de précieux actifs. "( Présentation de Salesforce Files )

Les fichiers sont apparus lorsqu'ils ont été introduits dans la version Winter '16, souhaitant faire partie de l'évolution de la gestion de contenu pour les utilisateurs de Salesforce.

Avec Files, il est désormais possible de lier des fichiers à plusieurs enregistrements, de suivre plusieurs versions et d'afficher des aperçus de fichier. Il n’ya plus non plus de problème d’accès «tout attachement»; vous pouvez désormais partager un seul fichier avec des utilisateurs, des groupes ou des enregistrements (même plusieurs utilisateurs ou enregistrements!) sans tout dévoiler, ce qui permet de mieux contrôler ce qui est partagé. De plus, il offre un contrôle de version, collabore avec Chatter et est optimisé pour Lightning. Qu'est-ce qu'il ne faut pas aimer?

Voici comment passer des notes et des pièces jointes à des fichiers dans Salesforce

Étape 1: Changement facile pour aller de l'avant

Salesforce a un paramètre qu’une fois activé, il impose automatiquement l’utilisation des fichiers, même lorsque vous les déposez dans des notes et des pièces jointes. Pour les clients qui ne sont pas tout à fait prêts à modifier la mise en page et à faire le véritable croisement avec Salesforce Lightning Experience (LEX), il s'agirait d'un premier pas dans cette direction.

Il existe un Ce paramètre, une fois activé, permet de s'assurer que toutes les pièces jointes ajoutées via la liste associée Notes et Pièces jointes sont téléchargées en tant que fichiers.

Étapes pour activer:

1. Accédez à Configuration
2. Accédez à Fichiers Salesforce (recherche rapide: type "Fichiers Salesforce")
3. Cliquez sur Paramètre général
4. Cliquez sur Modifier
5. Cochez la case "Les fichiers téléchargés dans la liste associée des pièces jointes des enregistrements sont chargés en tant que fichiers Salesforce, et non en tant que pièces jointes"
6. Cliquez sur Enregistrer

Si vous vous interrogez sur les fichiers existants dans la liste Notes et pièces jointes, ne vous inquiétez pas; ils resteront intacts. Vous ne pouvez pas les déplacer, mais s’il s’agit de fichiers Salesforce (et non de pièces jointes), vous pouvez les ajouter à la liste associée Fichiers sur le même enregistrement.

Étape 2: convertissez les pièces jointes traditionnelles en fichiers

Vous n’avez pas encore terminé! Qu'en est-il de toutes les pièces jointes héritées que vous avez accumulées? Salesforce a fourni un outil permettant de convertir les pièces jointes héritées dans le nouveau système de fichiers. Lorsque cela s’effectue de concert avec les modifications répertoriées ci-dessus, votre organisation est sur le point de devenir LEX Ready – et nous savons tous que Classic ne restera pas longtemps plus longtemps. Il est donc temps de commencer le processus de migration vers Salesforce Lightning si vous ne l'avez pas déjà fait.

Découvrez le Magic Mover pour notes et pièces jointes à Lightning Experience sur AppExchange ! Installez cette application pour convertir en masse les pièces jointes en fichiers Salesforce et les notes classiques en notes améliorées. Avant d'installer ce paquet, veuillez consulter son manuel d'utilisation, car il contient des instructions d'installation importantes.

• Les administrateurs utilisent l'outil Attachments to Files pour convertir en vrac toutes les pièces jointes non privées d'une organisation.
• Les administrateurs utilisent l'outil de conversion de notes pour convertir en bloc toutes les notes publiques d'une organisation
• . Les administrateurs utilisent les outils de mise à jour des pages pour mettre à jour les présentations afin d'utiliser le nouveau listes associées exclusivement
• Les utilisateurs qui ont des pièces jointes privées utilisent l'outil Mes pièces jointes privées pour convertir leurs pièces jointes privées en fichiers.

La conversion des pièces jointes et des notes est prise en charge pour les objets personnalisés et les objets standard suivants: Compte, actif, campagne, cas, contact, contrat, piste, opportunité, produit, devis et solution

Pour en savoir plus dans cet article de base, expliquez comment Migration des notes et des pièces jointes vers Lightning . [19659004]

Vous avez toujours besoin d’une aide supplémentaire pour passer des notes et des pièces jointes aux fichiers?

Comme vous le savez, les experts de Salesforce de Perficient sont disponibles pour vous aider lors de cette transition, mais vous pouvez également mener de nombreuses recherches par vous-même. Voici quelques ressources que nous vous recommandons de consulter pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur les fichiers Salesforce et sur la transition entre Notes et pièces jointes.

Avez-vous déjà basculé vers Lightning? Si vous y réfléchissez, consultez également notre Guide des migrations simplifiées de Salesforce Lightning . Dites-nous ce que vous pensez des fichiers dans les commentaires ci-dessous.