Transformez les processus de fax entrants avec la capture automatisée

Imaginez ceci : un vaste système de santé intégré compte des dizaines d’employés qui se consacrent à l’indexation manuelle des fax. En raison du volume, ils subissent des retards – de quelques jours, semaines, voire mois. Il est difficile de suivre le rythme entre le roulement du personnel, les absences, les changements d’horaires et autres défis. Quelle est la meilleure voie à suivre ?

Notre réponse : éliminer les processus manuels. L’indexation manuelle n’est pas évolutive. Des recherches industrielles montrent qu’il faut environ 90 secondes pour traiter une page et qu’un travailleur peut traiter 40 pages par heure. Avec une moyenne de 18 $ de l’heure dans l’industrie pour un commis débutant, le calcul revient à 45 cents la page. Les documents de plusieurs pages accélèrent ce coût. Par exemple, 100 000 pages représentent un coût de main-d’œuvre de 45 000 $ plus la charge. Les coûts se multiplient à mesure que les volumes augmentent.

Le moment est venu de réinventer les flux de travail

Les fax contiennent des données patient ou financières critiques, des polices d’assurance ou des données de configuration de compte privé. Toutes les données sont requises pour un processus ou un flux de travail en aval qui stimule l’activité. L’automatisation de la saisie des données est un moyen simple de déverrouiller de manière cohérente toutes les informations critiques contenues dans votre volume de fax, de manière rapide, fiable et avec une intervention humaine minimale.

Avec la Grande Démission, le moment est venu pour les entreprises de responsabiliser leurs salariés. Recherche de McKinsey & Company montre que plus de 19 millions de travailleurs rien qu’aux États-Unis ont quitté leur emploi depuis avril 2021 – un rythme record qui perturbe les entreprises du monde entier. Si cela nous a appris quelque chose, « c’est que les employés ont soif d’investir dans les aspects humains du travail », note McKinsey. «Ils veulent un sens renouvelé et révisé du but de leur travail.» Les employeurs peuvent obtenir un avantage en redéployant les travailleurs des tâches de saisie de données vers des tâches plus critiques. Aujourd’hui plus que jamais, les employés veulent se sentir connectés à leur organisation et que leurs contributions soient valorisées.

Gérer les informations de bout en bout avec le fax

À quoi ressemble un flux de travail typique de capture de fax ? Cela commence par la capture qui peut impliquer la numérisation, la télécopie, la suppression d’une pièce jointe à un e-mail ou la gestion d’un dossier de surveillance entrant. Il s’agit de déplacer du contenu d’un endroit à un autre. Dans le cas où un fax contient plusieurs documents, la capture implique également la séparation des documents, ainsi que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la reconnaissance de codes-barres ou de codes de lot. L’OCR n’est pas une capture, mais c’est une partie essentielle du processus de capture.

Le contrôle qualité peut inclure l’amélioration de l’image, la rotation des pages, la suppression des pages vierges ou le marquage des pages contenant une erreur. La clé est de s’assurer que tout le contenu est disponible pour l’étape suivante.

Au stade de l’indexation, tout est question de saisie de données. Cela peut être fait manuellement, les employés regardant une image et saisissant des données ou utilisant des outils semi-automatisés comme un élastique ou une OCR zonale. Les outils complets d’OCR et de capture intelligents lisent le contenu entier de la page, identifient le type de page et extraient le contenu en fonction de ce que l’application de capture s’attend à rencontrer.

La dernière étape est la libération. Le fax peut être joint à un courrier électronique et envoyé à la personne appropriée, ou il peut être téléchargé dans un système métier. Ces processus peuvent être manuels ou automatisés en fonction de la manière dont l’entreprise a configuré et mis en œuvre ses règles d’indexation, de capture et de flux de travail.

De nombreux clients de télécopie utilisent un processus manuel pour déplacer la télécopie et les données vers l’étape suivante, ce qui entraîne des résultats et des retards incohérents et incohérents. Avec l’automatisation, le flux de travail a été prédéfini. Et l’image et le contenu passent automatiquement à l’étape suivante.

Libérez la puissance des données contenues dans les fax

Votre entreprise a-t-elle des volumes de fax élevés avec des flux de travail dépendants ? Les solutions OpenText Capture peuvent aider à rationaliser ces données de télécopie grâce à un traitement automatique. Texte ouvert^MT DroitFax^MT Capture Service fonctionne de manière transparente en coulisses, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des choses plus importantes telles que les clients, les patients et les revenus.

Comment ça marche? Les fax circulent directement d’une technologie d’entrée vers RightFax. RightFax Intelligent Workflows se situe en aval et ingère ces images, effectue le processus de capture et envoie l’image et les données au flux de travail approprié en fonction du type de document particulier. Du point de vue de l’entreprise, tout se fait automatiquement. Les fax arrivent, sont correctement identifiés et traités, puis les images et les données sortent, ce qui accélère l’activité et réduit les délais de génération de revenus. Les autres avantages incluent l’amélioration de la qualité des données, du partage d’informations et de l’exactitude avec moins de risques commerciaux.

Gagnez en efficacité avec les solutions OpenText Capture

Le traitement manuel des données sur papier, la saisie des données sujette aux erreurs et l’incapacité d’exécuter des rapports d’analyse en temps réel étaient des défis majeurs auxquels le groupe Weight Watchers (WW) était confronté. Avec OpenTextils ont accéléré les décisions commerciales éclairées grâce à la capture automatique des données et redéployé les employés vers d’autres tâches critiques pour l’entreprise.