Transformez les processus de fax entrants avec la capture automatisée

Imaginez ceci : un grand système de santé intégré compte des dizaines d'employés qui se consacrent à l'indexation manuelle des télécopies. En raison du volume, ils connaissent des retards – de quelques jours à des semaines à des mois. Il est difficile de suivre le rythme entre le roulement du personnel, les absences, les changements d'horaires et d'autres défis. Quelle est la meilleure voie à suivre ?

Notre réponse : éliminer les processus manuels. L'indexation manuelle n'est pas évolutive. Les recherches de l'industrie montrent qu'il faut environ 90 secondes pour traiter une page et qu'un travailleur peut traiter 40 pages par heure. Avec une moyenne de l'industrie de 18 $ l'heure pour un commis débutant, le calcul donne 45 cents la page. Les documents de plusieurs pages accélèrent ce coût. Par exemple, 100 000 pages se traduisent par un coût de main-d'œuvre de 45 000 $ plus les charges. Les coûts se multiplient à mesure que les volumes augmentent.

Le moment est venu de réinventer les workflows

Les télécopies contiennent des données critiques sur les patients ou des données financières, des polices d'assurance ou des données de configuration de compte privé. Toutes les données sont nécessaires pour un processus ou un flux de travail en aval qui pilote les activités. L'automatisation de la saisie des données est un moyen facile de déverrouiller systématiquement toutes les informations critiques contenues dans votre volume de fax rapidement, de manière fiable et avec une intervention humaine minimale.

Avec la Grande Démission, le moment est venu pour les entreprises de responsabiliser leurs employés.Recherche de McKinsey & Company montre que plus de 19 millions de travailleurs aux États-Unis seulement ont quitté leur emploi depuis avril 2021 – un rythme record qui perturbe les entreprises du monde entier. S'il nous a appris quelque chose, « c'est que les employés ont soif d'investissement dans les aspects humains du travail », note McKinsey. "Ils veulent un sens renouvelé et révisé de l'objectif de leur travail." Les employeurs peuvent gagner un avantage en redéployant les travailleurs des tâches de saisie de données vers des tâches plus critiques. Maintenant, plus que jamais, les employés veulent se sentir connectés à leur organisation et que leurs contributions sont valorisées.

Gestion des informations de bout en bout avec le fax

À quoi ressemble un workflow de capture de fax typique ? Cela commence par la capture qui peut impliquer la numérisation, la télécopie, la suppression d'une pièce jointe à un e-mail ou la gestion d'un dossier de surveillance entrant. Il s'agit de déplacer du contenu d'un endroit à un autre. Dans le cas où un fax contient plusieurs documents, la capture implique également la séparation des documents, ainsi que la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la reconnaissance des codes-barres ou des codes de lot. L'OCR n'est pas une capture, mais c'est une partie essentielle du processus de capture.

Le contrôle de la qualité peut inclure l'amélioration de l'image, la rotation des pages, la suppression des pages vierges ou le signalement des pages présentant une erreur. La clé est de s'assurer que tout le contenu est disponible pour l'étape suivante.

Au stade de l'index, tout est question de saisie de données. Cela peut être fait manuellement, les employés regardant une image et saisissant des données ou utilisant des outils semi-automatisés comme l'élastique ou l'OCR zonal. L'OCR complet et les outils de capture intelligents lisent l'intégralité du contenu de la page, identifient le type de page et extraient le contenu en fonction de ce que l'application de capture s'attend à rencontrer.

La dernière étape est la libération. Le fax peut être joint à un e-mail et envoyé à la personne appropriée, ou il peut être téléchargé dans un système métier. Ces processus peuvent être manuels ou automatisés selon la manière dont l'entreprise a configuré et mis en œuvre ses règles d'indexation, de capture et de workflow.

De nombreux clients de fax utilisent un processus manuel pour déplacer le fax et les données vers l'étape suivante, ce qui entraîne des résultats et des retards incohérents et incohérents. Avec l'automatisation, le flux de travail a été prédéfini. Et l'image et le contenu passent automatiquement à l'étape suivante.

Libérez la puissance des données contenues dans les fax

Votre entreprise a-t-elle des volumes de fax élevés avec des workflows dépendants ? Les solutions OpenText Capture peuvent aider à rationaliser ces données de fax avec un traitement automatique. OpenText^MTRightFax^MTCapture Service fonctionne de manière transparente dans les coulisses, libérant ainsi les employés pour qu'ils se concentrent sur des choses plus importantes telles que les clients, les patients, les clients et les revenus.

Comment ça marche? Les fax passent directement d'une technologie d'entrée à RightFax. RightFax Intelligent Workflows se trouve en aval et ingère ces images, effectue le processus de capture et envoie l'image et les données au flux de travail approprié en fonction du type de document particulier. Du point de vue de l'entreprise, tout se fait automatiquement. Les fax entrent, sont correctement identifiés et traités, puis les images et les données sortent, augmentant la vitesse des affaires et réduisant le délai de génération de revenus. D'autres avantages incluent l'amélioration de la qualité des données, le partage d'informations et la précision avec moins de risques commerciaux.

Gagnez en efficacité avec les solutions OpenText Capture

Le traitement manuel des données sur papier, la saisie de données sujette aux erreurs et l'impossibilité d'exécuter des rapports d'analyse en temps réel étaient les principaux défis auxquels était confronté le groupe Weight Watchers (WW).Avec OpenTextils ont accéléré les décisions commerciales éclairées grâce à la capture automatique des données et ont redéployé les employés vers d'autres tâches critiques.