Tout automatiser : extrayez et traitez les formulaires avec AI Builder et Power Automate

La série Automate Everything a été écrite par Rebekah Williamson et Taylon Hammons

L'automatisation du processus manuel d'extraction des formulaires envoyés par e-mail réduit les soumissions tardives et l'encombrement de la boîte de réception. Modernisez la façon dont vous traitez les pièces jointes aux e-mails en utilisant Power Automate avec Power Apps AI Builder. À l'aide de  ces  outils sans code , vous pouvez configurer un flux pour télécharger automatiquement les formulaires reçus  de email dans votre OneDrive. De plus, vous pouvez extraire données du formulaire et les saisir dans une ancienne application à l'aide d'un modèle d'IA Power Apps  et d'un flux de bureau Power Automate[19659004]. Pour cet exemple, nous montrons le traitement un formulaire fiscal typique, le formulaire 1040. 

Formez votre modèle d'IA 

Tout d'abord, accédez à Power Apps AI builder pour former un modèle qui reconnaîtra et extraira automatiquement les données souhaitées du formulaire 1040.  

1. Accédez à Power Apps -> AI Builder -> Sélectionnez Build 
2. Sélectionnez[19659046-> Traitementdesformulaires Nommez votre AI Builder (nous avons nommé le nôtre Form Process Demo) 
3. Choisissez les informations à extraire du formulaire en créant champs. (Par exemple, à partir du formulaire 1040, nous identifierons nom, réseau social et adresse.)

Ensuite, entraînez le modèle à reconnaître les données en téléchargeant à moins 5 documents à une collection. Une collection est un groupe de documents qui partagent la même mise en page. Cela aidera le modèle à reconnaître les champs à extraire en fonction des variations d'un document à l'autre.

1. Créer une Nouvelle collection -> Renommer en formulaire 1040
2. Sélectionner Ajouter des documents
3. Choisissez 5+ formulaires remplis pour former le modèle

Remarque : Plus vous téléchargez de documents, mieux le modèle sera formé !

1. Tag chacun des mots du document avec les champs correspondants. Comme vous le faites pour chaque document, le modèle commencera à reconnaître automatiquement les champs.
2. Une fois que vous avez balisé tous les documents, Sélectionnez Train
3. Publier votre modèle afin qu'il soit disponible dans notre flux Power Automate

Configurer un flux pour extraire les formulaires de l'e-mail

Pour automatiser les téléchargements de formulaires une fois qu'un e-mail arrive, configurez un flux dans Power Automate

1. Sélectionnez Créer -> Flux cloud automatisé
2. Choisissez le déclencheur de votre flux -> Quand un nouvel e-mail arrive (Office 365 Outlook)
3. Sélectionnez Afficher les options avancées
4. Sélectionnez Oui pour Inclure les pièces jointes et Uniquement avec pièces jointes
5. Ajoutez un filtre de sujet. Cela ne récupérera que les e-mails contenant la phrase que vous avez choisie (c'est-à-dire "Formulaire 1040") dans la ligne d'objet de l'e-mail.

le destinataire ou l'expéditeur de l'e-mail.

Ensuite, ajoutez le modèle AI que nous avons intégré au flux en utilisant une action de service de données commune. Si vous n'avez pas de compte premium, vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit.

1. Ajoutez une action -> Predict (Common Data Service)
2. Sélectionnez votre modèle -> Form Process Demo
3. Choisissez votre type de document -> .pdf
4. Choisissez votre document -> Attachments Content

Remarque : Pour exécuter un flux de bureau sur un appareil sur lequel l'ancienne application s'exécute, vous devrez installer une passerelle de données sur site sur votre machine . Si vous n'en avez pas déjà un, suivez ce guide pour installer la passerelle standard.

1. 1. 1. Ajoutez une action -> Desktop Flow
      2. Sélectionnez [19659063]Exécuter un flux créé avec Power Automat Desktop
      3. Nommez votre flux -> Sélectionnez Lancer l'application
      4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Ouvrir Power Automatiser le bureau

5. Ajoutez vos variables d'entrée, Nom, Adresse, Social

Maintenant, nous sommes prêts à enregistrer notre Desktop Flow !

En tant que res Enfin, nous avons enregistré le flux de bureau, revenez à l'application pour apporter des modifications au flux.

1. Sélectionnez les points de suspension à côté d'une étape
2. Sélectionnez modifier
3. Supprimez le texte que vous avez tapé sous Texte à remplir -in
4. Sélectionnez le {x} pour insérer la variable d'entrée correspondante (Adresse, nom, social)

[19659083]Pour finaliser le flux, revenez à votre flux Power Automate

1. Sélectionnez votre Flux de bureau (Processus de formulaire)
2. Choisissez votre Mode d'exécution
3. Pour les variables, sélectionnez vos valeurs de données qui seront extraites dans le modèle AI (Name Value, Address Value, Social Value)

Automate Everything.

À propos de l'auteur

Taylon est un consultant technique en résolution de problèmes qui s'efforce pour offrir une expérience positive à l'équipe et au client.

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