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septembre 11, 2018

Temps de visualisation: procédure de gestion de projet à l'aide de Google Sheets


La version abrégée de cet article: Gestion de projet est une partie essentielle de notre travail de marketing, mais la planification et la visualisation de projets au fil du temps sont difficiles. J'ai donc créé un ensemble de fiches Google pour vous faciliter la tâche.

J'ai trouvé ce système utile à plusieurs égards. Je partage donc mes modèles ici au cas où cela réduirait votre journée. Je commencerai par un bref aperçu de ce que font les feuilles, mais dans la dernière partie de cet article, je vais également approfondir leur fonctionnement pour que vous puissiez les modifier en fonction de vos besoins.

Si vous souhaitez ignorer cette publication et accéder directement aux modèles, vous pouvez y accéder (mais je vous recommande de lire un bit sur la façon dont ils fonctionnent en premier):

Il convient de mentionner que ces feuilles ne sont pas la seule solution. C’est une solution gratuite que j’ai trouvé très utile, mais j’ai des collègues qui ne jurent que par Smartsheet et Teamwork .

Il convient également de noter que différents outils fonctionnent mieux ou moins bien avec différents styles. Mon but avec ces fiches est d’avoir un plan assez concret pour les trois ou quatre prochains mois, puis un ensemble plus large d’idées pour aller plus loin. Lorsque je remplis ces fiches, je me concentre également sur les résultats plutôt que sur les processus – cela aide à réduire le temps passé à mettre à jour les feuilles et rend tout ce que les gens peuvent lire plus clairement.

La version longue de cet article ressemble beaucoup à la version courte ci-dessus, mais je parle davantage de certains principes que je tente de suivre et de la manière dont cette configuration les remplit (shocker, hein?). Comme promis, la dernière section décrira comment les feuilles fonctionnent, pour quiconque se heurte à des problèmes ou veut faire quelque chose.

Table des matières (si vous voulez simplement passer à une section spécifique):

Les 3 principes (qui concernent autant les personnes que les feuilles)
Une conclusion précoce
Annexes & instructions
Comment ajouter des tâches à la liste
Fractionnement de tâches sur plusieurs périodes
Utilisation de l'onglet Vue mensuelle (versions de planificateur et de parties prenantes)
Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt (et ajouter des catégories)
Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt faisant face à une catégorie filtrables par catégories
Comment créer une vue des parties prenantes
Comment mettre à jour la version de God-I


Les principes (qui concernent autant les personnes the sheets)

Principe 1: Nous ne devrions pas avoir besoin de stocker toutes nos informations dans nos têtes.

Ceci est simple – si nous devons comprendre régulièrement quelque chose de complexe, en particulier s'il change avec le temps, cette information doit être sur la page. Par exemple, si j'essaie de planifier une stratégie de marketing et que je dois constamment regarder les informations à l'écran et les mélanger dans ma tête pour trouver ce que nous avons le temps de faire mois après mois, je vais perdre le fil et, éventuellement, mon esprit.

La feuille Version planificateur vise à résoudre ce problème de plusieurs manières. Tout d'abord, vous écrivez toutes les tâches dans l'onglet Vue des tâches la période à laquelle vous les complétez est à l'extrême gauche (dans mon exemple, c'est le mois pour lequel la tâche est planifiée), et il y a d'autres colonnes comme le statut et la catégorie – mais au départ, il peut simplement s'agir d'un vidage cérébral de ce qui doit se produire. L’idée est que lorsque vous commencez à tout écrire, vous n’avez pas à y penser trop – vous pouvez facilement changer les dates et ajouter d’autres informations plus tard.

L'onglet Vue du mois prend les informations de l'onglet Liste des tâches et les réorganise selon les mois répertoriés dans la colonne A de Vue des tâches (il peut s'agir d'autres périodes, dans la mesure où elles sont cohérentes).

De cette façon, vous pouvez regarder une période, voir combien de ressources il vous reste et lire tout ce que vous avez actuellement prévu (le calcul des ressources restantes tiendra également compte des tâches récurrentes que vous ne voulez pas toujours écrire, comme réunions).

Bien que l'onglet Vue mois puisse vous aider à vous concentrer sur des périodes spécifiques, il ne vous donne pas une vue à long terme des dépendances des plans ou des tâches. Nous avons donc les deux vues Gantt. L'onglet Onglet Gantt contient tout ce qu'il était il y a soixante jours ou plus, à condition que vous n'ayez pas simplement marqué la tâche comme étant "ultérieure". Le Gantt filtrable par catégorie se concentre uniquement sur les éléments prévus pour les six prochains mois.

Comme son nom l'indique, vous pouvez filtrer ce second Gantt pour afficher uniquement des catégories spécifiques (vous étiquetez les tâches avec des catégories dans l'onglet Affichage des tâches ). Ce filtre a pour but d'aider les tendances plus générales qui sont plus difficiles à remarquer – par exemple, si la partie la plus importante du projet est une campagne sociale ou un changement de site et que vous ne l'obtenez pas pendant six mois, vous devrez peut-être Bien sûr, tout le monde est au courant et accepte. De même, si vous devez faire preuve d’impact mais consacrer la majeure partie de votre temps à la production de rapports, vous pouvez modifier votre plan ou pour vous assurer que tout le monde comprend pourquoi les choses sont planifiées de cette manière.

Principe 2: Personne ne sait tout (et ils ne devraient pas)

Si vous travaillez sur un projet où vous avez tous les informations, alors une deux choses sont susceptibles de se produire:

  1. Vous avez vraiment doublé le névrisme que nous partageons
  2. Vous portez cette chose – vous devriez simplement quitter votre entreprise et vendre votre propre entreprise de vente de perles * ou quelque chose du genre.

ont plus de contexte que nous sur les plans et les pressions plus larges. Ils peuvent en savoir plus sur des stratégies plus larges, que leur patron tend à se plaindre à chaque fois qu'un projet est mentionné ou qu'un collègue n'a pas encore annoncé sa démission. Bien qu’une fiche Google ne soit jamais un substitut acceptable à une communication réelle, nos clients ou nos patrons peuvent également avoir une idée de la destination du projet, ce qu’ils n’ont pas communiqué ou que nous n’avons pas compris.

Nous pouvons également être sûrs que les personnes travaillant sur des tâches individuelles ont une bonne idée du problème – par exemple, si nous accordons trop peu de temps à une tâche. Nous pouvons essayer d’être le plus informé possible, mais ils sont toujours susceptibles de savoir quelque chose que nous n’avons pas.

Même si nous ne sommes pas d’accord sur le fait que certaines choses devraient être des priorités ou des problèmes, un plan transparent et partagé nous aide à entamer des conversations difficiles avec une compréhension commune du plan . Moins tout le monde doit retraiter les informations pour les comprendre (voir le principe 1), plus nous avons de chances d'éliminer rapidement les problèmes.

C'est très bien, mais s'attendre à ce que quelqu'un absorbe tout sur un projet est susceptible d'avoir l'effet inverse. Nous avons besoin d'une source de données à laquelle tout le monde peut se référer, sans surcharger ses pensées ou nos conversations avec des choses dont nous seuls, en tant que chefs de projet, devons nous soucier.

C’est pourquoi nous avons la Stakeholder Version de nos feuilles. Lorsque nous écrivons tout dans la version du planificateur l'onglet planifié contient uniquement les éléments pertinents pour les personnes qui ne sont pas nous (c.-à-d. ne sont pas «décoiffés», «annulés», «oubliés» ou vides) sans aucune information sur la ressource ou l’identificateur de projet.

Nous n'avons jamais à remplir la feuille Stakeholder Version – elle saisit simplement ces informations de l'onglet Planifié en utilisant importrange () et crée tous les mêmes diagrammes de Gantt et vues mensuelles – nous n'avons donc pas à nous soucier de différents plans montrant des informations différentes.

* Abeilles?

Principe 3: Je vais rater des choses (moins c'est plus).

soyez honnête: j'ai passé beaucoup de temps dans le passé à mettre en place des systèmes de suivi que je ne vérifie pas assez. Je ne cesse de les remplir mais je ne passe pas assez de temps à déterminer ce qui est nécessaire là où. Si nous avons une Stakeholder Version qui élimine tout ce qui n'est pas pertinent pour d'autres personnes, nous avons besoin de la même chose pour nous. Après tout, ce n’est pas la seule chose à laquelle nous pensons non plus.

La version de Nom de Dieu – J'ai raté la date () extrait désormais des données de toutes vos fiches de gestion de projet et vous donne un endroit où aller pour se rappeler de toutes les choses que vous avez oubliées et foirées. C'est comme dîner avec vos parents dans une fiche Google. De rien.

Les trois endroits à vérifier dans cette version sont:

  1. Onglet Tableau de bord des alertes qui indique le nombre de délais à venir ou manqués, le budget à prévoir ou à allouer, et le budget non planifié par projet et par mois (budget uniquement interne). people-hours, car est toujours ).
  2. Onglet Task Issues qui offre une vue filtrable de tout au cours des trois prochains mois les alertes que vous voyez à l'étape 1).
  3. L'onglet Dates limites afin que vous ayez un rappel rapide de ce que vous devez terminer bientôt.


Une conclusion rapide:

Souvent, quand je En faisant valoir mon point de vue, les gens me disent qu’ils espèrent que je terminerai tôt. Cette section est principalement une preuve de croissance personnelle.

C'est aussi parce que tout ce qui suit est spécifique à l'utilisation, à la modification ou à la compréhension des feuilles de gestion de projet que j'ai partagées. Il vous suffit donc de lire ce qui suit si vous souhaitez utiliser les feuilles ou comment les créer. (Je recommande vraiment d'utiliser quelques utilisations de filter () et query (), en particulier avec les formules RegEx).

Mis à part cela, j'espère que vous trouvez ces ressources utiles. J'en ai tiré beaucoup de valeur en tant que moyen de planifier en collaboration avec les gens et de séparer le concept de «chef de projet» de «personne qui a besoin de connaître toutes les choses», mais je serais vraiment intéressé avoir sur la façon de les améliorer ou tout ce que vous pensez que j'ai manqué. N'hésitez pas à commenter ci-après!

Accédez aux gabarits ici:


Annexes et instructions

Quelques remarques générales

Notes rapides pour éviter les problèmes:

  1. Assurez-vous que lorsque vous copiez les feuilles, les autorisations de partage pour le L'affichage du planificateur est basé sur un courrier électronique ou au moins sur une organisation (toute personne ayant accès à la vue des parties prenantes affichera l'URL Affichage du planificateur ). C'est une bonne idée de conserver les permissions de Dieu-I Version par courrier électronique.
  2. Essayez de suivre le format existant des mots et des nombres aussi près que possible lors de la création de nouvelles informations. vous voulez une nouvelle ligne, insérez une ligne, sélectionnez celle ci-dessus, copiez-la dans la nouvelle ligne, puis changez les informations – de cette façon, les formules dans les colonnes masquées devraient toujours fonctionner pour vous.
  3. Si vous voulez une nouvelle colonne, cela pourrait casser une des fonctions query (); Une fois que vous l'avez ajouté, recherchez rapidement les formules en utilisant = query () et envisagez de modifier les colonnes auxquelles elles font référence.

Notes sur la résolution des problèmes:

Voici une liste de problèmes. choses à vérifier si vous avez changé quelque chose et que cela ne se reflète pas dans la feuille:

  1. Parcourez tous les onglets de la vue des parties prenantes et affichez toutes les colonnes masquées.
    1. Ils contiennent généralement une formule qui reformate le texte pour que nos recherches fonctionnent. Voir si l'un de ces éléments est manquant ou cassé.
  2. Essayez de copier les formules à partir de la ligne située au-dessus ou à côté de la cellule qui ne fonctionne pas.
  3. Essayez de supprimer la partie = iferror des formules.
    1. Beaucoup de cellules sont configurées pour être vides si elles se cassent. Il est plus facile de lire la feuille, mais il peut être plus difficile de savoir si quelque chose est vide ou semble vide.
  4. Si une feuille ne tire pas correctement les données d'une autre, recherchez les formules = importrange () et assurez-vous qu'il en existe une qui correspond à l'URL de la feuille que vous essayez de référencer et que vous avez autorisé la formule à fonctionner – vous devrez cliquer sur un bouton.
    1. Vérifiez l'onglet Onglet Vue de l'onglet Version de l'intervenant et URL du projet Version de Dieu-I
  5. Vous venez d'appeler une tâche «Part 4» ou similaire?
  6. Avez-vous oublié de donner une tâche à une tâche? Dans ce cas, la vue Gantt vous avertira dans la colonne État.

La fonction de requête

La ​​fonction = query () de Google Sheets est géniale – cela simplifie des tonnes de choses, notamment en ce qui concerne l'automatisation de la manipulation des données. La plupart de ces tâches peuvent être réalisées avec = query, mais j'ai souvent utilisé = filter (ce qui est également très puissant) car = filter est apparemment plus rapide dans Google Sheets et parfois ces feuilles ont beaucoup à traiter.

RegEx

Vous ne devriez pas avoir besoin de connaître RegEx pour cette feuille, mais est utile en général. Ici, le RegEx est principalement utilisé pour supprimer le «numéro de pièce» dans les tâches en plusieurs parties (voir ci-dessous) et rechercher tout ce qui correspond à plusieurs options – par exemple, lors de la sélection de plusieurs catégories dans le onglet (voir ci-dessous). RegEx est uniquement utilisé ici dans RegExmatch (), RegExextract (), RegExreplace () ou dans le cadre de la fonction de requête où nous disons «correspondances».

Requête / filtre et isblank

Beaucoup de formules dans ces feuilles sont filter () ou query () ou sont enveloppées dans = if (isblank () – c'est essentiellement parce que filter et Les fonctions de requête peuvent remplir plus de cellules que celle dans laquelle vous mettez la formule. Par exemple, elles peuvent remplir une ligne, une colonne ou une feuille entière, ce qui signifie que d'autres cellules calculent ou recherchent des cellules vides ou non. , donc j'ai ajouté la vérification isblank () pour que les cellules ne se cassent pas quand il n'y a pas d'information quelque part, mais comme vous ajoutez informations vous n'avez pas à faire autant de copier / coller de formules.

Cochez les cases

Les cases à cocher sont relativement nouvelles dans Google Sheets. Si vous en avez besoin d'un autre, copiez-le simplement à partir d'une cellule existante ou sélectionnez-le dans le menu «Insérer». Lorsque j'ai utilisé des cases à cocher, la feuille contient souvent une autre formule qui filtre les lignes en fonction des cases cochées, puis crée un RegEx basé sur les valeurs cochées.

Vous n'avez pas besoin de comprendre cela pour utiliser les feuilles, mais vous pouvez le voir dans les lignes non masquées dans l'onglet Gantt orienté vers la catégorie de la partie prenante Version .

Conseil rapide: si vous souhaitez que toutes les cases soient cochées / décochées et que vous ne souhaitiez pas le faire une à une, vous pouvez copier une case cochée ou non sur toutes les autres cellules.

Comment ajouter des tâches à la liste

Dans la vue des tâches, les éléments les plus importants à inclure sont le nom de la tâche, la période prévue, le coût et le type.

Pour plus de facilité, lors de la création d'une nouvelle tâche, je vous recommande d'insérer une ligne, d'y copier la ligne ci-dessus, puis de modifier les informations. formules.

Encore une fois, ne vous embêtez pas à changer la version des parties prenantes. Une fois que vous avez ajouté l’URL de la version du planificateur à la fonction = importrange (), elle sera automatiquement extraite de la version du planificateur .

Fractionnement des tâches sur plusieurs périodes

Vous pouvez placer plus d'une chose dans la période d'une tâche, simplement en la séparant par «,» (espace virgule). En effet, lorsque nous obtenons la liste complète des mois, nous réunissons toutes les cellules individuelles avec «,» puis nous les divisons par «,» puis déduons la liste. Ainsi, plusieurs mois dans une cellule sont traités comme tous les autres. mois.

 = unique (transpose (split (JOIN (",", "vue des tâches"! A: A), ",", 0)))

La formule du coût par mois dans l'onglet Liste des tâches compte le nombre de virgules présentes dans la colonne du mois pour cette ligne, puis divise le coût planifié par ce nombre – ce qui signifie que le coût est divisé de manière égale à travers tous les mois énumérés.

 = H2 / (len (REGEXREPLACE (A2, "[^,] *", "")) + 1)

Si vous ne souhaitez pas que la tâche soit complètement répartie entre différentes périodes, vous pouvez écrire «Part 1» ou «Part 2» à côté d’une tâche. Tant que vous écrivez simplement «Part» et ensuite les numéros à la fin du nom, cela sera supprimé dans la colonne O de l'onglet de la liste des tâches afin que les différentes parties d'une tâche soient combinées en un seul enregistrement dans des choses comme le Diagramme de Gantt.

 = REGEXREPLACE (B2, "Part  d + $", "")

Utilisation de l'onglet Vue mensuelle (version du planificateur et de l'intervenant)

Quelques éléments clés sont disponibles dans l'onglet Vue mois . Tout d'abord, nous obtenons toutes les périodes répertoriées dans la vue des tâches .

Comme les mois ne s'affichent pas toujours dans le bon format (ce qui signifie que les filtres ultérieurs ne fonctionnent pas), nous utilisons une formule = text () dans la colonne cachée B mois restent dans le format dont nous avons besoin.

Ensuite, dans la section «livrables» de cet onglet, nous utilisons la formule ci-dessous:

 = if (not (isblank (A12)), iferror (TRANSPOSE (FILTER ('vue des tâches'! B: B, RegExmatch ('vue des tâches'! A: A, B12))), ""), " ")

Nous vérifions si la cellule «month» de cette ligne contient quelque chose. Si correspond à par mois, nous filtrons les tâches dans la vue des tâches en ne couvrant que celles contenant ce mois dans la colonne du mois du texte. Ensuite, nous utilisons la fonction transpose () pour changer nos tâches filtrées d'une liste verticale à la liste horizontale que nous voyons dans la feuille.

Enfin, nous utilisons la formule ci-dessous pour filtrer les coûts que nous avons répertoriés dans l'onglet Task View de la même manière que nous avons filtré les noms de tâches ci-dessus. Ensuite, nous additionnons tous les coûts pour le mois (plus les coûts mensuels permanents) et les soustrayons du temps total / des heures que nous devons dépenser. De cette façon, nous calculons combien il nous reste à jouer, ou si nous sommes en train de nous écraser.

 = if (isblank (A12), "", ((D12-SUM (FILTER ('Vue des tâches'! I: I, RegExmatch ('Vue des tâches'! A: A, B12)))) - somme ( $ D $ 6: $ F $ 8)))

Nous transmettons également cette valeur à notre Version de Dieu-I pour voir d'un coup d'œil si nous avons dépassé / sous-prévu.

Comment faire fonctionner les diagrammes de Gantt (et ajouter des catégories)

La colonne C de l'onglet Vue des tâches est la catégorie; Vous devez également remplir ce formulaire pour que les diagrammes de Gantt fonctionnent. Je n'ai pas forcé le genre de catégories que vous à utiliser car chaque projet est différent, mais cela vaut la peine d'utiliser des catégories cohérentes (jusqu'à la lettre majuscule) car nous dédupliquons les catégories de tâches. des noms étant cohérents.

Ce qui se passe dans le diagramme de Gantt, c'est que chaque cellule est une combinaison de filtre et de vlookup (le tableau ci-dessous est plus compliqué qu'il ne l'est).

 = iferror (if (not (ou (isblank ($ D6), ISBLANK (F $ 1))), vlookup (filtre ('vue des tâches'! $ C: $ C, 'vue des tâches'! $ O: $ O = $ D5, REGEXMATCH ('Vue des tâches'! $ A: $ A, F $ 2)), 'Statut et code de couleur'! $ C: $ E, 3,0), ""), "")

La formule vérifie d'abord si les cellules de tâche ou de mois sont vides. Si ce n'est pas le cas, il recherche dans la cellule du mois dans sa colonne et les références croisées avec la cellule de tâche dans sa ligne. Lorsque l'intersection d'un mois et d'une tâche correspond à une tâche dans notre vue des tâches (comme dans la tâche de cette ligne pendant le mois dans cette colonne), la formule de filtre renvoie la catégorie. Pour ceux que cela intéresse, cela peut aussi avoir été réalisé avec index-match, mais filter nous permet de faire correspondre avec RegEx pour que nous puissions donner plusieurs options de correspondance et qu’ils n’ont pas à correspondre exactement . Étant donné que nous répartissons les tâches sur plusieurs mois, nous devons être flexibles dans notre correspondance.

La raison pour laquelle nous vérifions si les cellules de tâche ou de mois sont vides, comme mentionné ci-dessus, est que nous pouvons coller la formule ci-dessus dans toutes les des cellules du diagramme de Gantt et les remplir. mois et tâches, plutôt que de devoir copier et coller la formule à chaque fois.

Lorsque notre formule de filtre renvoie la catégorie spécifique de notre tâche, nous prenons cette valeur et exécutons un vlookup dans l'onglet Statut et code de couleur . (Ceci est uniquement nécessaire pour que je puisse configurer la mise en forme conditionnelle pour vous afin qu’elle ne se casse pas lorsque vous modifiez les noms de catégories spécifiques.)

À l'heure actuelle, les diagrammes de Gantt sont configurés pour coder en couleur les 7 premières catégories, plus une catégorie d'échéance si nécessaire. Si vous souhaitez en ajouter d'autres, ils apparaîtront initialement dans le diagramme de Gantt sous la forme d'un bloc noir et vous devrez configurer une mise en forme conditionnelle pour les coder en couleur.

Pour ajouter une mise en forme de couleur automatique à plusieurs catégories, répétez le processus ci-dessous pour chacune des vues de diagramme de Gantt dans les feuilles Planificateur et Parties prenantes :

  1. Sélectionnez toutes les cellules de l'onglet
  2. Sélectionnez «Mise en forme conditionnelle» dans le menu Format
  3. Trouvez la règle à côté de celle-ci et notez le numéro qu'elle cible actuellement
  4. Créer une nouvelle règle pour tout ce qui est égal au nombre à l'étape 3, puis définissez la même couleur pour l'arrière-plan et le texte de cette règle
  5. Modifiez la règle qui contient un bloc noir pour cibler un numéro supérieur

faire le travail Diagrammes de Gantt filtrables par catégorie

Cet onglet utilise nos anciens amis, les fonctions = filter () et = query (). Nous utilisons d’abord le filtre pour saisir la liste complète des catégories de l’onglet Statut et code de couleur dont nous avons déjà parlé:

 = FILTER ('vue Gantt'! A6: B, RegExmatch ('vue Gantt'! A6: A, ". * [a-zA-Z]. *"))

Ensuite, nous avons placé à côté d’eux les nouvelles cases brillantes de Google Sheets (cela nous aidera à filtrer facilement nos données).

Normalement, nous cacherons la première ligne, mais elle est visible pour afficher une formule qui examine toutes les catégories et les filtre uniquement à celles où la case à cocher se trouve à côté. coché. S'il n'y en a pas, il renvoie “( d | Deadline)” signifiant “soit un nombre, soit le mot Deadline” dans RegEx-speak (donc n'importe quoi dans notre liste), car le tube vertical “|” signifie “ou” et " D" signifie "numéro".

S'il y a une coche à côté d'une ou plusieurs des catégories, la formule renverra ces choses, séparées par «|», ce qui signifie encore une fois «ou» dans RegEx.

 = if (countif (C3: C, True)> 0, CONCATENATE ("(", JOIN ("|", FILTER (B3: B, C3: C = Vrai, pas (isblank (B3: B)) )), ")"), "( d | Date limite)")

Ensuite, dans la cellule E3, nous avons une formule de requête. La raison pour laquelle nous utilisons = query et non = filter est que nous devons rechercher des éléments dans plus d’une colonne; Le filtre ne peut réellement gérer qu'une colonne à la fois.

La fonction de requête vérifie ensuite les six premières colonnes de notre diagramme de Gantt d'origine, à la recherche des numéros de catégorie que nous avons cochés (ce que cache la mise en forme conditionnelle dans ). ce Gantt original, ils sont juste la même couleur que l'ombrage de la cellule). Si aucune case à cocher n'est cochée, il renvoie tout ce qui est tombé dans une catégorie au cours des six prochains mois prévus. Une fois que nous avons commencé à cocher les cases, cela ne renverra que les éléments des six prochains mois prévus dans l’une des catégories que nous avons sélectionnées.

 = query ('vue Gantt'! D1: 1056, "Sélectionnez D, E, F, G, H, I, J où D <> '' et (E correspond à '" & B1 & "' ou F correspond '' & B1 & "ou G correspond à" & B1 & "ou H correspond à" & B1 & "ou I correspond à" & B1 & "ou J correspond à" & B1 & "')", 1)

Comment créer la vue de la partie prenante

La feuille de la version du planificateur comporte un onglet appelé Planifié . Vous n’avez pas besoin de remplir cet onglet – il contient une requête qui extrait les informations de l’onglet de la vue des tâches en utilisant la fonction = query ():

 = QUERY ({'Vue des tâches'! A1: F, 'Vue des tâches'! O1: P}, «Sélectionner * où non (Col6 contient 'lancé' ou Col6 contient 'annulé' ou Col6 = '' ou Col6 = 'Oublié') ")

Toute la formule ci-dessus consiste à prendre les colonnes de tâches Mois, Tâche, Description, Bloqueur, Statut, Catégorie et Complet, puis à afficher tous les enregistrements dont l'état n'est pas «non-piqué», «annulé», «oublié, ”Ou vide. Cela nous donne un onglet avec les informations que nous sommes prêts à partager. Nous pourrions également obtenir ceci avec = filter () si nous avons réorganisé les données dans l'onglet de la vue des tâches mais cet ordre de données est plus facile à utiliser, nous utilisons donc simplement = query () et ne sélectionnons que colonnes que nous voulons ici, combinant les plages horizontalement en les listant entre {} au début de cette formule.

Ensuite, l'onglet Affichage des tâches de notre fichier de feuille Stakeholder Version utilise = importrange () pour cibler la liste nettoyée que nous avons créée. Pour vous assurer que Stakeholder Version continue de fonctionner lorsque vous créez des copies de ces deux fichiers, il vous suffit d'accéder à la nouvelle feuille Planner Version et de copier l'URL de la page. puis accédez à la Stakeholder Version recherchez l'onglet Task View et mettez à jour la formule importrange () dans la cellule A1 pour obtenir la nouvelle URL de votre Version de planificateur drap. La cellule sera recalculée, vous devrez accorder l’autorisation, puis elle devrait fonctionner normalement.

Comment mettre à jour la version de Dieu-I

Cette vue vous donne les informations suivantes:

Un rapide aperçu du nombre total de tâches dans tout projet qui:

  1. Avoir une échéance dans les 10 jours
  2. Avoir passé une date limite (la tâche n'est pas terminée)
  3. Aucune date limite n'est fixée
  4. Ne sont pas informés ou ne sont pas budgétisés pour la prochaine trois mois

Il vous donnera également un aperçu du montant du budget non planifié par projet, par mois, pour vous assurer que vous n'avez pas oublié de planifier un mois et que vous n'avez pas planifié chaque mois.

La version de God's-I fonctionne de manière similaire à la Stakeholder Version en ce sens qu'elle extrait des informations en utilisant = importrange (), mais la principale différence est que nous voulons tirer de plusieurs feuilles. La réécriture de la formule pourrait être pénible, de sorte que nous pouvons générer la formule dont nous avons besoin dans l'onglet URL du projet .

Les seules choses à faire sont:

  1. Ajoutez l'URL de la nouvelle feuille Vue planificateur à inclure dans l'onglet URL du projet de la Version Dieu [I]
  2. Accorder l'autorisation pour cette feuille pour accéder à cette feuille (vous pouvez cliquer sur l'alerte qui apparaît dans la colonne A)
  3. Copiez la valeur dans la cellule B1, accédez à l'onglet Toutes les vues de tâches importées et sélectionnez la cellule A2, puis collez la valeur dans la barre supérieure. Il est important de ne pas coller directement dans la cellule, sinon la feuille exécutera la formule concaténée plutôt que la formule de requête que nous avons créée.

Il convient de noter que cette feuille contiendra toutes les informations sur chaque projet gérant. Une fois la configuration terminée, vous ne devriez plus partager d’accès à personne, sauf si vous êtes satisfait de voir tous les détails de budgétisation de chacune des feuilles.


Une conclusion tardive:

Pourquoi cherchez-vous une conclusion ici? C’est au milieu du billet sous le titre de « Une conclusion rapide », bien sûr. Bonne journée!




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