Solutions aux rapprochements périodiques, première partie

Dans notre précédent article, Rapprochements périodiques nous avions examiné le processus de rapprochement des comptes, les défis qu’il présentait et les raisons pour lesquelles les rapprochements étaient un outil essentiel pour les organisations. Dans cet article, nous identifierons des solutions permettant de rationaliser le processus de rapprochement afin de mieux équiper votre équipe de comptabilité.

Outils de rapprochement des comptes

Le processus de rapprochement des comptes n’ayant pas changé, les outils à utiliser pour rassembler, exécuter, rapport, et gérer les rapprochements ont parcouru un long chemin. Les améliorations suivantes illustrent certaines des manières de rationaliser ce processus manuel intensif. En plus des rapprochements, bon nombre de ces outils incluent également des moteurs de rapprochement qui peuvent rapprocher ou «faire correspondre» des ensembles de données volumineux. Parmi les grands ensembles de données, on trouve les comptes fournisseurs intersociétés par rapport aux comptes clients intersociétés ou les fichiers de transaction tels que les transactions par carte de crédit par rapport à un paiement par une société émettrice de cartes de crédit.

Outils et processus normalisés

pratiques, vous apporterez des améliorations à vos rapprochements et simplifierez le processus pour vos employés. Les processus standardisés facilitent la formation uniforme et la formation croisée des réconciliateurs et des approbateurs, limitant ainsi le temps passé à essayer de déchiffrer les réconciliations et les processus non standard. En exploitant un outil commun, vous concentrez vos ressources sur un ensemble standardisé d'outils leur permettant d'atteindre leurs objectifs de manière cohérente sur une période donnée, ce qui permet d'atténuer les modifications susceptibles d'avoir une incidence négative sur le processus.

Integrated Data

Les rapprochements commencent par le solde du grand livre. En effectuant un chargement intégré / automatisé de vos balances de grand livre, vous contrôlez la précision et le calendrier des balances GL utilisées dans le rapprochement. Cela élimine les réconciliateurs qui utilisent des balances avant la fermeture du grand livre et élimine également les erreurs manuelles lors de la saisie des balances. Même si vous devez rouvrir votre grand livre pour les ajustements tardifs et recharger vos résultats financiers, les outils disponibles aujourd'hui «rouvriront» les rapprochements clôturés si le solde du grand livre a changé.

Les outils actuels ont également l'option de Chargement des soldes de livre auxiliaire pour une comparaison manuelle ou automatisée avec le grand livre général. Ces intégrations font gagner du temps aux employés qui doivent rassembler leurs données de grand livre général ou de livre secondaire et les saisir manuellement. De plus, elles éliminent toute erreur humaine due à la saisie manuelle ou à l'extraction de comptes incorrects.

Processus automatisés et affectation de rapprochement

Plusieurs couches de l'automatisation disponible dans les outils actuels permettent de travailler rapidement des tâches manuelles autrement banales. Dans les cas où vous importez les soldes du grand livre général et du livre auxiliaire, s'ils répondent à certains critères, vous pouvez faire en sorte que le système les rapproche automatiquement. En outre, vous pouvez définir des paramètres pour leur rapprochement automatique des soldes qui n'ont pas changé ou qui n'ont pas d'activité.

Ces paramètres peuvent être créés lors de la configuration de l'application et peuvent être basés sur un niveau de risque défini par l'utilisateur. (élevé, moyen, faible) ainsi que des écarts dans le solde du compte, en dollars ou en pourcentage du solde total. Par exemple, supposons qu'un compte présente un niveau de risque faible et qu'il soit configuré pour un rapprochement automatique si le solde est inférieur à 10% ou à 50 USD du solde de la dernière période. S'il répond à ces paramètres, le système considérera le compte rapproché et fermé. Vous pouvez également avoir la possibilité de consulter les comptes à rapprochement automatique et / ou de les faire approuver par un superviseur.

Pour beaucoup de ces systèmes, vous avez la possibilité d’affecter un rapprochement à une personne spécifique ou à un groupe de personnes. . La même chose vaut pour les approbateurs. Ainsi, si un utilisateur spécifique est trop occupé pour travailler sur un rapprochement, une autre personne du groupe peut alors effectuer le rapprochement. Vous pouvez également créer des règles pour l'affectation de rapprochements lorsqu'un utilisateur est indisponible.

De plus, certains des nouveaux outils offrent également la possibilité de copier les rapprochements et / ou la prise en charge de l'exercice précédent. Cela peut être un gain de temps considérable lorsqu'un rapprochement a la même période de rapprochement.

Pour en savoir plus sur la manière de surmonter les difficultés financières, vous pouvez télécharger notre guide complet ici ou une version ultérieure. Sinon, restez à l'écoute pour le blog n ° 7 de la semaine à venir!