Slogging Through Email est probablement pourquoi vous êtes inquiet de votre productivité

Août
10 janvier 2018

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Les opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.

En tant que conférencier et formateur professionnel, je rencontre de nouveaux clients presque chaque semaine. Lorsque je demande quel est le plus gros défi à relever, la réponse la plus courante est: «Je suis submergé». Quand je demande ce qui les accable, ils disent presque toujours par courriel.

le plus gros problème de la communication est l'illusion qu'elle s'est produite. "

Cela semble s'appuyer sur des données. Une recherche menée par le McKinsey Global Institute a révélé que l'employé moyen passe 13 heures par semaine à lire et à répondre à un courrier électronique. C'est 28% du temps de travail d'une personne. Pour mettre les choses en perspective un peu plus, 650 heures – ou 16 semaines – par an.

La question qui se pose à maintes reprises est la suivante: "Comment pouvons-nous résoudre ce problème?" être un correctif, mais il existe des moyens de réduire les courriels, de les régler, d'améliorer la communication et d'amener les gens à réfléchir au lieu d'être réactifs.

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Pensez d'abord, envoyez le deuxième.

Nous devons former les employés pour qu'ils soient plus réfléchis. Le courrier électronique ne doit pas être leur mode de communication par défaut ou l’outil automatique «Aller à». Les membres de l'équipe doivent d'abord se poser des questions importantes:

• Pour ce message, le courrier électronique est-il le meilleur moyen de fournir les informations?
• Un autre canal de communication fonctionnera-t-il mieux? Par exemple, un appel téléphonique, une réunion en personne, une réunion de groupe, une messagerie vocale, Skype, un message Slack ou un appel de groupe.
• Une vidéo, un graphique, une image PowerPoint ou une image fonctionnent-ils mieux? le courrier électronique.

  J'étais jadis vice-président en charge des entreprises américaines – et devinez quoi? J'ai rapidement appris que tout le monde me copiait sur tout. Le résultat était de 800 à 1 000 emails par jour en moyenne, ce qui était difficile à gérer. D'après mon expérience, la plupart des gens copient trop de personnes dans les courriels. Ils font ce geste en partie défensif pour pouvoir dire "bien sûr, vous le saviez, je vous avais copié!"

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  Dans de nombreuses organisations, les membres de l'équipe sont récompensés (explicitement ou implicitement) pour avoir envoyé plus de courriers électroniques et des courriers électroniques plus rapides, sans en envoyer moins. Nous ne récompensons pas les gens pour être des communicateurs plus efficaces; nous les récompensons d'être des communicateurs à haute fréquence. Un email envoyé ne signifie pas nécessairement qu'il s'agit d'un bon email. Peut-être que le meilleur email est celui qui n'est jamais envoyé du tout. Les dirigeants doivent surveiller, donner leur avis et conseiller les membres de l'équipe sur l'efficacité de leurs communications et récompenser les membres de l'équipe pour leur efficacité.

  Définir des lignes directrices pour le courrier électronique.

  Très peu d’organisations envisagent d’avoir des normes ou des directives concernant le courrier électronique. Je ne suggère pas des règles strictes, mais des directives. Il peut y avoir des lignes directrices sur:

  • Les types de sujets appropriés pour le courrier électronique
  • Combien de fois les courriels vont-ils avant de passer à un autre canal de communication
  • Comment nous décidons de copier

  Si un groupe peut se réunir et décider de certaines lignes directrices, la communication par courriel peut s'améliorer.

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  Le PDG de l'une des sociétés avec lesquelles j'ai travaillé il y a des années a décidé de faire tous les vendredis des "vendredis sans email". Communiquez davantage, connectez-vous davantage et organisez plus de réunions face à face. Les résultats? La communication s'est améliorée et les gens ont commencé à rencontrer d'autres personnes en personne. Non seulement cela, mais ils ont commencé à le faire d'autres jours de la semaine. 19659005] Comme un flot d’informations, les emails resteront venir tous les jours. En tant qu'organisation, vous devez aider les gens à naviguer dans les eaux.