Se préparer au succès

Avec la croissance exponentielle des données électroniques, la pression pour gérer efficacement la rétention, les suspensions légales et l'élimination du contenu de manière défensive augmente. Mais quelle voie les entreprises doivent-elles suivre pour réussir la gouvernance de l’information dans le contexte commercial complexe actuel?

Lors de notre plus récent Enterprise World nous avons discuté de ce sujet avec un groupe de spécialistes chevronnés qui ont planifié et mis en œuvre des enregistrements performants. programmes de gestion. Le panel comprenait:

• • David Fong, directeur, Conformité des informations et des archives chez CenturyLink
  • Kim Scharf, premier vice-président de la technologie de l'information dans les centres de traitement de sites
  • Andy Teichholz stratège pour l'industrie mondiale d'OpenText, Juridique

Au cours de la session, les panélistes ont discuté de l’importance de s’organiser pour réussir. David a encouragé les parties prenantes du secteur à s’impliquer dès le début du processus informatique lors de la mise en œuvre d’un système de gestion de contenu. Posez à votre équipe informatique des questions telles que: Qui va soutenir? Où les billets sont-ils acheminés? Qui est notre contact informatique? Comment pouvons-nous travailler ensemble pour déterminer la conservation, veiller à ce que les informations personnelles soient confidentielles et comment les informations hautement confidentielles seront gérées?

Cela semble aller de soi, n'est-ce pas? Mais selon David, «ils [IT] ne pensent pas à ces choses jusqu’à la fin. C’est donc l’une des choses que nous avons finalement faite pour essayer d’obtenir plus de résultats dans les moindres détails. ”

Kim a insisté sur la nécessité d’adopter une approche de gestion des documents centrée sur la gestion de l’enregistrement. Comme Kim l'a partagé, cela ne peut pas être facultatif. Regardez la vidéo ci-dessous pour en apprendre un peu plus sur l’approche de son organisation:

Notre troisième intervenant, Andy, a insisté sur l’importance d’une analyse réaliste du niveau de maturité de votre organisation. Il a conseillé de faire une évaluation de l'état actuel avant d'élaborer et de mettre en œuvre votre plan. Il a ensuite ajouté: «Tout le monde rêve de perfection ou de cette licorne magique d’une gouvernance parfaite de l’information. Mais vous devez établir un programme basé sur votre exposition aux risques, sur votre structure organisationnelle et sur vos ressources. ”

En résumé, il faut que les parties prenantes de tous les groupes concernés soient impliquées dès le début, garantissant ainsi une participation de haut en bas. Une direction et une évaluation réaliste des besoins, des forces et des faiblesses de votre organisation au début du processus vous aideront à démarrer du bon pied.

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