SCHOTT crée un processus perfectionné de comptes créditeurs

À SCHOTTnous avons un héritage de plus de 140 ans dans la réinvention du verre pour rendre la vie meilleure. Aujourd’hui, nos 17 100 employés dans le monde tirent parti de leur expertise en matériaux technologiques et de leur savoir-faire unique en matière de traitement et de technologie pour créer des produits qui soutiennent un large éventail d’industries : de l’appareil électroménager CERAN à l’architecture, en passant par la santé, l’automobile et la fabrication de haute technologie.

Pour soutenir nos opérations, nous avons constitué une vaste base de fournisseurs. Le bon fonctionnement de notre activité dépend de notre capacité à traiter des milliers de factures de fournisseurs chaque mois, avec précision et dans les délais. En raison de notre taux de croissance rapide, le nombre de factures que nous recevons augmente également. En fait, nous avons vu nos volumes de factures fournisseurs plus que tripler ces dernières années.

Sans notre travail avec OpenText, cette augmentation de la charge de travail aurait été un gros problème pour nous. Heureusement, nous étions plus que prêts à relever le défi. En effet, plusieurs années plus tôt, nous avons commencé à numériser et à automatiser les processus de comptabilité fournisseurs (AP) chez SCHOTT.

Commencer le parcours d’automatisation AP

Notre parcours a commencé dans notre centre de services partagés, responsable du traitement des factures fournisseurs au nom de toutes nos unités commerciales mondiales. Dans le passé, nos équipes AP s’appuyaient principalement sur des processus manuels sur papier, qui incluaient la ressaisie manuelle des données de facture dans nos systèmes SAP. Cela prenait beaucoup de temps et nos équipes disposaient de peu de temps à consacrer à d’autres travaux.

Alors que le nombre de factures entrantes commençait à augmenter fortement, nous savions que nous devions soit augmenter considérablement nos effectifs AP, soit trouver une approche beaucoup plus efficace du traitement des factures.

C’est à ce moment-là que nous avons pris la décision de déployer Gestion des factures fournisseurs OpenText pour les solutions SAP. La solution répondait à toutes les exigences qui nous importaient le plus, notamment une intégration étroite avec nos systèmes métier SAP. Nous avions déjà utilisé Solutions OpenText pour archiver nos données SAP depuis plusieurs années, nous savions donc que nous pouvions compter sur OpenText pour des solutions fiables et un support technique solide.

Traitement des factures 99 % plus rapide

Au début, nous utilisions uniquement Vendor Invoice Management pour traiter les factures de nos fournisseurs dans quelques pays seulement ; Cependant, après avoir constaté combien de temps nous gagnions, nous avons décidé d’étendre la solution à nos activités mondiales également, soit 35 pays au total.

Travailler côte à côte avec Services professionnels OpenTextnous avons étendu et amélioré la solution. En plus de créer des charges de travail automatisées pour le traitement des factures pour nos activités internationales, nous avons déployé Capture OpenText pour les solutions SAP pour obtenir plus de contrôle, réduire les coûts et augmenter le taux de reconnaissance pour la capture de données.

Le projet a été un grand succès. Grâce à la gestion et à la capture des factures fournisseurs, nous pouvons traiter de plus gros volumes de factures dans notre centre de service plus rapidement que jamais. Avant OpenText, il fallait environ cinq jours ouvrables pour publier une facture. Aujourd’hui, notre équipe AP peut le faire en moyenne en cinq minutes : plus de 99 % plus rapidement.

Maintenir les effectifs stables

Les processus rapides et rationalisés sont devenus de plus en plus importants pour nous au fil du temps. Lorsque nous avons commencé à travailler avec OpenText, nous traitions un tiers des factures que nous traitons désormais chaque année. En dotant nos professionnels AP de flux de travail numériques, nous pouvons gérer cette augmentation massive de la charge de travail tout en gardant les effectifs de notre centre de services partagés à plat.

Les solutions OpenText nous aident également à favoriser un environnement de travail engageant pour nos équipes. Maintenant que nous avons supprimé la saisie manuelle répétitive des données, nos équipes AP ont plus de temps pour se concentrer sur les activités à valeur ajoutée. Nous avons obtenu d’excellents résultats avec OpenText, mais il existe de nombreuses possibilités d’en faire plus, comme automatiser davantage de factures.

Chez SCHOTT, nous pensons que chacun peut faire la différence. Grâce à notre partenariat avec OpenText, nous mettons notre philosophie en pratique. Pour en savoir plus sur la façon dont nous travaillons avec OpenText pour améliorer nos opérations de comptes créditeurs, lisez notre étude de cas.

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