Réunions plus efficaces, productives et collaboratives

9 h 57. L’équipe principale chargée de la stratégie arrive dans la salle de réunion. Les informaticiens sont en train de tester le projecteur et de s’assurer que les connexions de visioconférence sont transparentes. Le patron est déjà inquiet et stressé car il s’agit d’une réunion cruciale qui déterminera l’avenir de son unité. L'ordre du jour a été prédéfini et deux heures ont été allouées pour que tous les points soient discutés et que les décisions clés soient prises. Tout a été conçu à la perfection pour que rien ne se passe mal.

Malheureusement, tout cela ne suffit pas pour éviter le naufrage du train qui s'en vient.

Nous sommes à mi-chemin et l'équipe de direction tourne encore autour. questions qui sont totalement hors de propos des objectifs qui avaient été fixés. Le COO (le type qui a le plus d’autorité et de pouvoir dans la salle) intervient et commence à crier pour que tout le monde soit attentif et qu’il se concentre à nouveau. Les gens sont en colère et frustrés et commencent à se plaindre ouvertement de ce que leur matinée a été totalement perdue. Un des directeurs fait une excuse et quitte la salle de bonne heure, déclarant qu'il doit faire un appel urgent.

Il va sans dire que cette réunion était totalement inefficace, mal gérée et improductive – et tout le monde le sait.

Si vous avez vécu des situations similaires dans votre carrière ou tout au long de vos engagements professionnels, alors cette situation peut vous sembler très familière. Pour moi, et après plus de 25 ans d'expérience dans le monde professionnel, je suis toujours surpris de la façon dont les dirigeants, les gestionnaires, les équipes et les animateurs conçoivent et facilitent leurs réunions. En conséquence, j’ai l’intention de partager un cadre plus efficace que tout le monde peut utiliser pour planifier, mener et suivre des réunions avec plus de succès.

Les données sont disponibles et sont effrayantes: des milliards de dollars sont perdus chaque année en ressources gaspillées, employés désengagement et potentiel non réalisé.

Alors, qui sont les coupables de cette inefficacité persistante? Commençons par l’absence de structure structurée pour la réunion. Cela implique notamment de ne pas avoir un ordre du jour clair, de ne pas comprendre l'objectif de la réunion, de ne pas aligner les valeurs de l'équipe, de ne pas comprendre les critères de succès de chacun des participants et de ne pas suivre les progrès de la réunion en temps réel.

sont des questions liées à l’attribution de responsabilités claires pendant la réunion. Qui facilite le dialogue? Qui tient un registre des actions et décisions clés? Qui surveille l'heure et corrige les écarts et les bavardages inutiles? Plus important encore, qui empêche quiconque de «détourner» la réunion pour faire avancer son propre agenda? Qu'en est-il de s'assurer que tout le groupe parle et est également entendu et apprécié? Qui établit les priorités pour la réunion? Qui anime le système? Et la liste s'allonge encore et encore…

J'ai conçu et co-créé ce cadre pour vous aider à organiser des réunions vraiment réussies. Je l’ai testée et itérée plusieurs fois sur le prototype initial pour atteindre cette version, que j’utilise maintenant et qui rencontre un grand succès. Je vais passer en revue et expliquer les différentes parties du suivi, ainsi que clarifier et donner des exemples de la manière dont il serait appliqué à un exemple réel (dans ce cas, une réunion de deux heures avec les quatre phases représentées)

Commençons par:

Pour que toute réunion se déroule sans heurts, un alignement et une adhésion des quatre phases clés sont nécessaires: DESIGN, DESCRIBE, DIALOGUE et DELIVER.

être d'accord à l'avance sur le temps alloué à chacune des phases pour que tout le monde puisse prendre connaissance de l'ordre du jour et suivre l'évolution en temps réel.

Le fonctionnement du cadre est qu'il est obligatoire de: consacrez au moins 15 minutes au début à la CONCEPTION. Dans certains cas, cette phase peut durer plus longtemps, mais elle peut également être accomplie avec succès en 15 minutes également.

CONCEPTION: structurer et aligner

Quelles sont les valeurs clés de l'équipe pour la réunion (align

Ceci découle du coaching systémique et constitue un point de départ crucial pour la création de l’alliance par équipe et pour s’accorder sur les valeurs à transmettre à tous les participants.

Pourquoi organisons-nous cette réunion? Comment définissons-nous chacun le succès?

Il est important de jauger les attentes de chacun lors des réunions et de travailler à la synthèse de ces résultats et de les cartographier avec les progrès de la réunion. L’utilisation de la technique «allumette» vous permet d’obtenir les commentaires de tous en très peu de temps. Demandez à chacun d'imaginer qu'il tient une allumette allumée dans la main et demandez-lui de terminer sa réponse avant que l'allumette ne la brûle (cela limite généralement la réponse à moins de quelques secondes).

Que se passera-t-il à chaque phase? ] Ici, nous co-créons l'ordre du jour pour chacune des phases de la réunion et attribuons les créneaux horaires respectifs dans le suivi des temps à l'aide de post-its. Au fur et à mesure que la réunion avance, nous retirons le post-it du tracker pour indiquer où nous en sommes et où nous allons.

Qui animera la réunion et gérera le suivi du temps?

Choix de l'animateur, de l'entraîneur, et chronographe (généralement la même personne).

Qui est le scribe?

Choix de la personne qui conservera un enregistrement des décisions, progrès, actions, etc.

Share

Dans de nombreuses réunions auxquelles j'ai assisté, les gens passent beaucoup trop de temps à présenter et trop peu à discuter des données ou des informations disponibles. Cela ne veut pas dire qu’il n’ya aucun intérêt à partager du contenu, mais il faut que ce soit contrôlé et clair pour tous qu’il s’agit simplement d’un pas nécessaire pour engager un dialogue constructif, libérer le pouvoir de l’équipe et aligner sur les actions cruciales.

Dans cette phase (qui dans le diagramme représente 30 minutes), nous partageons des faits, des recherches, des présentations, etc. Il est important d’avoir et de maintenir la discipline consistant à ne pas poser de questions ou se faire dérailler au cours de cette phase. C’est purement une phase où nous décrivons le contenu lié à la réunion. Questions importantes à prendre en compte: Quel contenu doit être partagé (decks, résultats, notes, recherches, etc.)? De quoi avons-nous besoin de clarté? Qui va présenter les différentes parties du contenu?

DIALOGUE: Discuter et co-créer

Je suis peut-être un peu partial, mais c'est certainement ma partie préférée de toute réunion. Nous engageons un dialogue lors de la phase de conception pour co-créer la structure et les résultats – mais c'est la phase où la vraie magie opère. Je pense qu'il est important de pouvoir compter sur un animateur talentueux ou sur une personne expérimentée dans les compétences de coaching, d'intelligence émotionnelle / sociale et de communication avancée. Au cours de cette phase, nous commençons à réfléchir à la manière dont nous pouvons rassembler et utiliser l'expertise de la salle pour trouver de nouvelles percées, forger de nouvelles connaissances, surmonter les obstacles apparents ou réels et atteindre d'autres résultats importants.

Examinez des questions telles que What sont les vrais problèmes ou défis qui doivent être discutés? De quoi avons-nous besoin de clarté? Qu'en est-il du coaching de groupe, des idées, du brainstorming ou des activités spécifiques à une équipe?

Cette phase est spécifiquement conçue pour permettre la progression naturelle de la phase DESCRIBE vers un lieu où l'équipe peut ouvrir ouvertement et en toute confiance un DIALOGUE constructif autour des objectifs clés de la réunion.

Notez également que la dénomination de ces phases est intentionnelle car elle traite de la question commune de ne pas savoir quand nous sommes autorisés à exprimer nos opinions ou à quel moment les autres seront ouverts à nos réactions. Dans cette phase, il est parfaitement correct de le faire, et tout le monde le sait et s’aligne sur lui.

DELIVER: Décider et assigner

L’un des principaux responsables de réunions inefficaces est le manque de accord sur les prochaines étapes sans aboutissement ni attribution de responsabilités spécifiques et bien définis. C’est précisément la raison pour laquelle nous avons conçu une phase DELIVER dans la réunion et convenu au début d’un créneau horaire spécifique pour s’aligner sur cette partie essentielle. Dans cette dernière phase, nous examinons des questions importantes: qui doit faire quoi avant quand? Quels sont les principaux résultats de la réunion? Quels sont les points d'action clés? Et ensuite, comment allons-nous nous tenir pour responsables?

Nous accordons également du temps pour les commentaires en utilisant la méthode que vous préférez. (J'aime utiliser l'approche du chapeau jaune, du chapeau vert et du chapeau noir, combinée à la méthode du "allumette" que j'ai décrite plus tôt.)

Certaines personnes peuvent hésiter à passer 15 minutes au début d'une réunion pour conçoivent comment ils souhaitent que la réunion progresse, en particulier à l'ère des réunions stand-up Scrum, des sprints et des réactions rapides. Je dirais que cette approche est suffisamment fluide pour traiter n’importe quel calendrier et tout type d’engagement

Si vous estimez que les créneaux horaires sont trop longs (15 minutes), réduisez-les à cinq minutes chacun. Si vous estimez qu’il n’est pas nécessaire de partager du contenu, écrivez N / A au cours de cette phase et ne lui attribuez pas de fente dans le suivi de l’heure. Si vous souhaitez passer toute la mission à entraîner une équipe, prévoyez de consacrer 90% de votre temps à la phase de DIALOGUE.

Je suis fermement convaincu que cette approche peut conduire à des réunions beaucoup plus efficaces et productives et je vous invite à le faire. un essai. Par ailleurs, n'hésitez pas à utiliser ce modèle, à le parcourir et à partager vos impressions sur les améliorations possibles.

Puisse le pouvoir de la collaboration, de la co-création et de l'innovation contribuer à votre succès actuel et futur! [19659002] Pour plus de stratégies d'efficacité, voir 4 Applications destinées aux employés pour améliorer la productivité des entreprises .

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