Reprenez votre temps avec la planification contextuelle

Février
25, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Le 6 août 1991, jour où Internet est devenu accessible au public, le monde a changé pour toujours. Moins de 30 ans plus tard, nos vies ont été irrévocablement transformées. Nous pouvons maintenant apprendre, explorer et communiquer à toutes les heures de la journée. C'est à la fois incroyable et, comme nous le savons tous, dangereux pour notre productivité.

Pour être clair, Internet n'est pas la seule distraction de la vie. Et bien que la productivité soit devenue un énorme mot à la mode ces dernières années, c'est simplement une mesure du progrès: faites-vous ce qui compte le plus?

«Alors que notre monde devient plus occupé et que nos téléphones deviennent plus sombres», écrit l'auteur Neil Pasricha dans Harvard Business Review «la ressource la plus rare pour chacun de nous devient attention et production créative. Et si vous ne prenez pas le temps de mettre quelque chose de nouveau et de beau dans le monde, alors votre valeur diminue rapidement. »

La plupart des entrepreneurs sont profondément liés à ce sentiment. Pasricha a résolu ses propres défis de productivité en instituant des «journées intouchables» qui le protègent des SMS, appels téléphoniques, réunions, alertes ou rendez-vous de toute nature. Il dit que ces séances ciblées lui ont permis de produire son travail le plus créatif et le plus gratifiant.

J'adore l'approche de Pasricha, mais ce n'est pas toujours réaliste pour moi. En tant que fondateur et PDG de JotForm, je dois peser sur une variété de décisions quotidiennes, de l'embauche aux feuilles de route des produits en passant par la planification financière. Je soupçonne que d'autres fondateurs ressentent la même chose. Pourtant, je crois en la puissance du travail ciblé, c'est pourquoi je recommande la programmation par contexte.

Notre combat collectif pour la concentration

Les entrepreneurs affichent souvent leur multitâche comme un insigne d'honneur. Après tout, démarrer une entreprise est un bras de fer entre des priorités concurrentes. Mais alors que le multitâche peut sembler efficace, la recherche montre que le passage d'une tâche à l'autre peut réduire la productivité jusqu'à 40%. Le changement de tâche laisse ce que la Dre Sophie Leroy appelle « résidu d'attention », ce qui signifie que nous pensons toujours à une activité précédente pendant que nous commençons la suivante.

Voici où la planification du contexte peut briller. Également appelé planification de bloc ou blocage de temps, c'est la pratique d'allouer de gros morceaux de temps aux tâches connexes. Par exemple, vous pouvez désigner les lundis pour les réunions et les mardis pour la stratégie. Il existe de nombreuses approches différentes, que nous aborderons sous peu.

D'abord, voici pourquoi c'est important. Les affaires résolvent essentiellement les problèmes. Créer des stratégies, écrire du code, développer des produits et toutes les innombrables activités auxquelles les entrepreneurs s'attaquent pour se concentrer sur la demande et éviter les distractions. Ce sont aussi des tâches intrinsèquement humaines qui ne seront pas facilement remplacées par l'IA, ce qui signifie que votre entreprise dépend de votre capacité à aller en profondeur.

"La concentration est désormais l'élément vital de cette économie", Cal Newport, auteur de Travail profond: les règles du succès dans un monde distrait expliqué dans une interview de 2017. Les entrepreneurs utilisent leur esprit pour lancer des idées et créer de la valeur, de sorte que la capacité de concentration est «presque comme une superpuissance».

La programmation contextuelle peut également vous aider à produire un travail de meilleure qualité en moins de temps. La loi de Parkinson stipule que «le travail s’étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement», c’est pourquoi la fixation de délais peut dégonfler une tâche de montgolfière. Autres avantages du blocage du temps? Il peut vous aider à combattre la procrastination, à créer des estimations de temps plus réalistes et à consacrer toute votre attention à chaque tâche et à travailler plus en profondeur.

Créez votre emploi du temps idéal

Nous avons tous des rythmes et des responsabilités différents. La personnalisation est la clé d'un blocage temporel réussi – et elle nécessitera quelques essais et erreurs. Voici comment commencer.

Étape 1: Évaluez votre calendrier

L'évaluation de votre calendrier actuel peut être étonnamment difficile, car peu d'entre nous peuvent estimer avec précision le temps nécessaire à une tâche. Si cela vous semble plus facile, suivez comment vous passez réellement votre temps pendant une semaine complète. Notez chaque activité – même 10 minutes de courrier électronique et 15 minutes de défilement des médias sociaux entre les réunions.

Étape 2: Recherchez des modèles

Après avoir documenté une semaine complète, groupez les tâches en catégories , comme l'administration, les réunions, le travail créatif, le courrier électronique ou le temps personnel. Vous pouvez également étiqueter les tâches en fonction de ce que vous ressentez en les exécutant ou de la façon dont elles influencent vos niveaux d'énergie sur une échelle de 1 à 10. Faites tout ce qui vous convient.

Étape 3: Organisez vos blocs de temps

Expérimentez avec différents modèles de planification. Par exemple, vous pouvez réserver les mardis pour le codage ou garder les matins libres pour le développement commercial. Vous voudrez peut-être diviser la journée en deux blocs ou diviser votre semaine en trois blocs différents. Tout dépend de la nature de votre travail et de ce que vous devez accomplir. En fin de compte, l'objectif est d'éviter de changer de vitesse mentale tout au long de la journée, de la semaine et peut-être même du mois. Je me rends compte que ce n'est pas facile – en particulier pour les entrepreneurs – mais cela peut être incroyablement précieux.

Passer une journée entière sur des projets que vous n'aimez pas, comme le travail administratif ou les réunions, peut sembler intimidant, mais les bloquer en une seule journée peut rendre le reste de votre semaine infiniment plus productif et plus agréable. Vous êtes libre de relever tous les défis entrepreneuriaux qui font couler votre sang.

Prenez votre temps en main

La plupart des fondateurs ont soif de liberté. Pourtant, l'école, le travail et les normes sociales nous conditionnent à travailler avec un état d'esprit traditionnel et réactif. La planification contextuelle n'est pas seulement un outil pour maximiser la productivité; c'est une façon de récupérer votre temps.

Au cours de mes 14 années chez JotForm, j'ai réalisé que la croissance d'une entreprise signifie faire plus de ce qui a le plus grand impact. Je ne réussis pas toujours, mais j'essaie de concentrer mon temps et mon énergie là où ça compte, et je sais que l’activité n’est pas synonyme de productivité. Si vous ressentez la même chose, essayez de bloquer le temps. Partagez vos expériences de planification avec vos collègues et les membres de votre famille afin qu'ils comprennent les changements et puissent vous aider.

Enfin, ne vous inquiétez pas de bien faire les choses immédiatement. Vous devrez peut-être vous mettre sous le capot de votre calendrier et bricoler un peu. Découvrez ce qui vous convient, puis protégez à tout prix votre nouvel horaire.