Rendre les équipes de produits distribués plus efficaces avec monday.com

Vous cherchez à mettre en place un processus de conception robuste pour une équipe distribuée? Ce n'est pas aussi difficile que vous le pensez. Voici sept des défis les plus courants que les équipes de produits distribués doivent surmonter et comment un outil de gestion d’équipe appelé «lundi» peut vous aider.

(Ceci est un article sponsorisé.) La manière dont fonctionnent les équipes produit est en train de changer: l'industrie du logiciel évolue rapidement vers le travail à distance. Aux États-Unis seulement, 43% des Américains employés ont travaillé au moins un certain temps à distance et ce nombre a régulièrement augmenté ces dernières années. De nombreux produits numériques performants sur le marché ont été conçus et développés par une équipe distribuée. Ces équipes n'ont pas de bureau au sens traditionnel. Tout le monde choisit de travailler à leur guise, à la fois géographiquement et fonctionnellement (dans un espace de coworking, un café, un bureau à domicile, etc.)

Bien qu'une équipe de produit distribuée puisse vous sembler tentante, une équipe demande beaucoup d’efforts. La collaboration et la communication sont deux des défis les plus importants auxquels les équipes distribuées sont confrontées. La gestion d'une équipe distribuée nécessite une compréhension du fonctionnement des membres de votre équipe et nécessite un ensemble d'outils numériques qui optimise l'efficacité des opérations de l'équipe. C'est pourquoi investir dans la technologie et les outils distants appropriés est essentiel pour les chefs de produit.

Si vous êtes un chef d'équipe qui cherche à établir un processus de conception robuste pour une équipe distribuée, alors cet article est pour vous. Vous trouverez les sept défis les plus courants auxquels les équipes de produits distribuées doivent faire face et découvrez comment un outil de gestion d’équipe appelé monday.com (anciennement dapulse ) peut les aider. 19659009] 1. Construire une compréhension partagée des objectifs d'un projet

Quand il s'agit d'organiser un processus de travail sur une équipe distante, l'un des principaux objectifs est de garder toute l'équipe sur la même page. La direction doit définir des objectifs et s'assurer que tous les membres de l'équipe les comprennent et les acceptent. La compréhension est particulièrement importante pour les équipes distantes car les interactions ont tendance à être plus sporadiques. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent les éléments suivants:

• Quels sont les objectifs généraux du projet? Lorsqu'une équipe comprend clairement la stratégie du produit (ce qu'elle veut construire et pourquoi), cette compréhension motive l'engagement.

• Qu'est-ce qu'on attend d'eux et comment s'intègrent-ils dans une vue d'ensemble? Les gens veulent connaître leur rôle dans le processus. Même si tous les membres de l'équipe sont plongés dans les détails lorsqu'ils travaillent sur un projet, leur compréhension de la situation les aidera à se concentrer sur ce qui est vraiment important.

• Que font les autres personnes impliquées dans le projet? Chaque membre de l'équipe devrait avoir une visibilité sur ce sur quoi les autres membres de l'équipe travaillent.

Plus tout le monde le sait, mieux ils peuvent travailler en équipe.

Visualiser le processus de développement produit

Ce que l'on attend d'eux et quand est-il possible d'utiliser la fonction nommée «timeline» de monday.com. La chronologie rend les tâches plus visuelles – les membres de l'équipe pourront voir quand chaque tâche est planifiée, dans tout le projet. L'outil vous permet de voir non seulement les tâches sur lesquelles travaillent les membres de votre équipe, mais également la répartition de ces tâches au fil du temps. C'est très bien quand certaines activités dépendent des autres (par exemple, les développeurs attendent des maquettes de concepteurs).

2. Gérer la charge de travail de l'équipe

Comme tous ceux qui ont déjà travaillé sur une équipe distante vous le diront, le travail à distance est très différent du travail en face à face. De nombreux chefs de projet ont du mal à gérer la charge de travail de l'équipe.

La plupart des équipes de produits utilisent un logiciel de suivi des projets pour planifier et estimer leur travail. Généralement, une équipe prépare tout le travail dans une liste de tâches, dans laquelle chaque tâche comporte une description textuelle et une estimation du temps. Le plus gros inconvénient de cette approche est qu’elle n’est pas très représentative. Par exemple, les tableaux Kanban utilisés par de nombreuses équipes de produits, ne sont pas très représentatifs – il est presque impossible de comprendre l’ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées, surtout quand elles ont des dépendances.

Suivre tout ce que votre équipe travaille

Le coût d'interaction (c'est-à-dire l'effort cognitif ou physique requis pour effectuer une action) joue un rôle essentiel dans l'expérience utilisateur d'un produit. Plus l'effort nécessaire pour effectuer une opération est important, moins l'interface devient utilisable par l'utilisateur final. Si le chef de projet doit passer à différents produits pour voir les progrès de l'équipe, cela créera des frictions inutiles et empêchera l'équipe de travailler efficacement.

monday.com assemble et affiche des données de progression logiques et logiques. manière compréhensible. L'outil a une fonctionnalité appelée un tableau. Le tableau est l'endroit où tous les membres de l'équipe peuvent suivre tout ce sur quoi l'équipe travaille. Le principal avantage du conseil est qu'il permet aux chefs de produits de suivre les progrès de l'équipe en temps réel et de voir instantanément qui travaille sur quoi et voir où les choses se présentent.

Communiquer l'état actuel

Chaque équipe a besoin d'un mécanisme qui facilite la compréhension de ce qui se passe en un coup d'œil.

Une façon de résoudre ce problème consiste à utiliser un code de couleur pour différents éléments. Le codage couleur accélère la recherche visuelle car il permet aux utilisateurs de filtrer rapidement un ou plusieurs objets en connaissant la couleur qui leur est associée. monday.com utilise un code de couleur pour indiquer l'état actuel d'une tâche. Par exemple, il est facile de voir où les choses se sont bloquées en regardant le tableau et en trouvant toutes les tâches colorées en rouge.

Créer, modifier et attribuer des tâches en quelques clics

L'ajout de tâches dans un outil de gestion de projet ne semble pas très intéressant. Généralement, plus le temps nécessaire est long, moins le chef de produit sera heureux.

monday.com simplifie le processus de saisie des données. Les gestionnaires peuvent rapidement ajouter des lignes au tableau – monday.com les appelle des impulsions. Les impulsions peuvent être des tâches, des projets, des missions, des tâches à faire, etc. La création d'une impulsion ne demande que quelques clics.

Après avoir créé une impulsion, assignez-la simplement à un membre de l'équipe.

Adapter la plate-forme à vos besoins

Le processus de conception universel n'existe pas. Chaque projet est différent et nécessite son propre processus de conception. Un outil de gestion de produit doit être très adaptatif au changement; L'équipe de produit devrait pouvoir personnaliser le processus en fonction de ses besoins, sans avoir à faire beaucoup d'efforts de personnalisation.

monday.com est extrêmement personnalisable et permet à l'utilisateur de configurer presque n'importe quelle option. Vous pouvez personnaliser monday.com pour gérer n'importe quel workflow ou processus, pour relever n'importe quel défi et pour gérer pratiquement n'importe quoi.

Quand il s'agit de créer un forum, vous n'avez pas à recommencer à zéro. Une multitude de modèles vous permettent de démarrer rapidement. Par exemple, le modèle "Tâches d'équipe" serait très utile pour les équipes de produits.

Après avoir sélectionné un modèle pour vos besoins, vous pouvez le personnaliser en manipulant différentes sections. Les équipes produit doivent souvent combiner des tâches en groupes, chaque groupe représentant un jalon (par exemple, "Release 1", "Release 2", etc.). Faire cela dans monday.com est relativement simple. En tant que propriétaire du conseil, vous pouvez avoir autant de groupes que vous le souhaitez.

Mais ça ne s'arrête pas là. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de liste de contrôle pour répartir davantage les tâches. Par exemple, chaque tâche peut être décomposée en étapes plus petites. Cette fonctionnalité est pratique lorsque quelques activités doivent être effectuées avant que la tâche ne soit terminée – par exemple, si une spécification de produit doit être approuvée par quelques concepteurs avant de pouvoir être transférée à l'équipe de développement. La liste de contrôle se trouve dans une impulsion, dans la section "Mises à jour", et peut aider à créer une structure pour chaque impulsion.

Planifiez visuellement la charge de travail de l'équipe

Les concepteurs, les développeurs et les responsables travaillent souvent avec des délais compressés et des projets simultanés. Une équipe doit être en mesure de répondre rapidement aux commentaires des parties prenantes et des utilisateurs sur leurs produits. À la suite du cycle build-measure-learn, une équipe produit doit être très flexible. Il devrait être prêt à mettre en œuvre le retour d’information des sessions de test et à ajuster le processus de conception en fonction des nouvelles informations. Le même niveau de flexibilité devrait être dans tous les produits utilisés par l'équipe.

En utilisant monday.com il est possible de faire des corrections et d'améliorer l'efficacité de l'équipe. L'éditeur visuel facilite le processus de gestion des tâches. Le chef de produit peut voir où chaque projet se situe à chaque point et peut voir et se concentrer sur les domaines de la lutte, rapidement et efficacement.

La chronologie permet de voir la capacité de chaque membre de l'équipe sur une période donnée (par exemple, les prochaines semaines), voir où ils ont le plus de travail et où ils doivent déléguer des tâches à d'autres.

3. Créer des communications internes efficaces

La communication joue un rôle essentiel dans le processus de conception. En matière de conception de produits, il est essentiel que tous les membres de l'équipe soient sur la même page. Contrairement aux équipes colocalisées, une équipe distribuée n’aura pas la possibilité d’organiser des réunions régulières. Lorsque vous interagissez en personne, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les choses fonctionnent de la même manière. Des modes de communication mal établis peuvent amener certains membres de l’équipe à penser qu’ils travaillent en vase clos.

Les outils comptent davantage dans le travail à distance, car ils constituent la base de la communication. Le but est de faire en sorte que tous les membres de l'équipe se sentent connectés.

Centralize All Communication

Dans le monde d'aujourd'hui, nous communiquons avec divers outils: du courrier électronique traditionnel aux messagers en ligne tels que Skype, WhatsApp, Slack et Facebook Messenger. . Devoir passer d'un outil de gestion des tâches à un autre outil de communication peut être stressant. Pire encore, certaines informations peuvent être perdues pendant la transition (par exemple, une boîte de réception peut se remplir au point qu'un membre de l'équipe puisse ignorer un courrier électronique critique).

Les équipes de produits peuvent utiliser monday.com comme plate-forme de communication unique pour leur lieu de travail. Et ce serait une solution bien meilleure car elle permet de communiquer dans le contexte de chaque tâche. Avec monday.com vous n'avez plus besoin d'utiliser le courrier électronique pour les communications internes. Lorsqu'un membre de l'équipe clique sur une impulsion sur un tableau, une boîte s'ouvre à droite de l'écran, affichant les "mises à jour". Il suffit de mentionner le nom d'utilisateur d'une personne ("@johndoe") et d'envoyer votre message. La bonne chose est que le fil de discussion reste avec cette tâche, donc trouver une conversation après un moment est relativement facile.

Réduire les réunions et optimiser les réunions requises

Les réunions sont une partie essentielle du processus de communication. En ce qui concerne l'examen des plans et la réflexion sur les décisions de conception, rien ne remplace une réunion. Mais pour une équipe distribuée, le nombre d'heures potentielles disponibles pour les réunions en temps réel peut être limité, il est donc essentiel de tirer le meilleur parti de cette période. Une équipe distribuée doit continuellement essayer de réduire le nombre de ses réunions et d’optimiser l’efficacité du temps que les membres de l’équipe ont ensemble.

Prenons une réunion hebdomadaire de lancement comme exemple. Cette réunion a lieu un lundi et les membres de l’équipe se réunissent pour discuter des plans de la semaine. Pour de nombreuses équipes, ces réunions sont rarement productives. Très souvent, les informations partagées lors d'une réunion de démarrage hebdomadaire deviennent obsolètes peu après la réunion et les membres de l'équipe doivent redéfinir les tâches.

monday.com permet à l'équipe de consacrer énormément de temps aux réunions. Au lieu de discuter du plan pour la semaine, le chef de produit peut décomposer des tâches complexes en objectifs hebdomadaires réalisables. Cela aidera les membres de l'équipe à planifier la semaine en fonction de ce qu'ils doivent faire

Partagez des ressources précieuses avec l'équipe entière, pas avec des membres individuels

Imaginez que vous ayez trouvé une ressource vraiment utile et que vous souhaitiez la partager avec vos pairs. Vous tweetez à ce sujet et envoyez un lien vers une discussion de groupe. Vous obtenez un feedback comme "Une ressource géniale! Merci! "De certaines personnes dans le chat. Peu de temps après, la plupart de vos pairs oublient la ressource, surtout s'ils ne peuvent pas l'utiliser dans le travail qu'ils font actuellement. Triste, non? Nous pouvons faire mieux.

Au lieu d'envoyer un lien vers une discussion de groupe, partagez toutes les ressources que vous trouvez sur un tableau distinct. monday.com a un modèle nommé "Design Inspiration & Resources". L'avantage de cette approche est qu'il sera beaucoup plus facile pour les membres de l'équipe de trouver une ressource particulière quand ils en ont réellement besoin.

Organiser de meilleures sessions de planification et de brainstorming

La hiérarchisation des tâches est une activité typique de la gestion de projet agile. Les membres de l'équipe se réunissent, discutent des tâches et votent sur les éléments à mettre en œuvre lors du prochain sprint.

monday.com intègre le vote. Les membres de l'équipe peuvent utiliser la colonne de vote lorsqu'ils souhaitent décider ensemble de quelque chose en équipe. Ajoutez simplement une colonne de vote à un tableau et les membres de l'équipe pourront voter en un clic.

Notifier les membres de l'équipe en temps réel

La crainte de manquer (FOMO) est un problème courant sur les équipes distribuées. En travaillant à distance, les membres de l'équipe peuvent avoir peur de rater un élément d'information important. En conséquence, ils passent beaucoup de temps dans les outils de communication, vérifiant le courrier et les messagers. Cela peut devenir très distrayant. Les membres de l'équipe devraient consacrer moins de temps aux outils de communication et plus de temps aux outils qu'ils utilisent pour concevoir (outils de prototypage et de développement). Il est trop facile de perdre la journée en lisant des messages et en répondant.

Un outil de communication doit servir des informations essentielles au moment où les membres de l'équipe en ont besoin. il devrait avoir un mécanisme efficace de notification. monday.com avertit les utilisateurs via un ordinateur de bureau et un mobile en temps réel. La plate-forme a une application pour iOS et Android . L'application permet aux membres de l'équipe de rester connectés sur leur téléphone ou leur tablette et de répondre rapidement de n'importe où. Il est également possible de personnaliser les règles de notification. Par exemple, vous pouvez gérer l'activité qui déclenche un courrier électronique.

Créer un horaire de travail pour votre équipe

Si votre équipe est répartie dans le monde entier et que vous devez organiser une réunion, vous devez vous assurer qu'elle ne se produira pas à des heures difficiles (par exemple au milieu de l'année). la nuit). Ce serait formidable de voir les heures de travail des membres de l'équipe.

Le tableau d'horaire de travail est la pierre angulaire de vos opérations commerciales. Les membres de l'équipe de chaque fuseau horaire peuvent s'engager sur les heures qui leur conviennent. Cela aide les responsables de produits à planifier des réunions qui conviennent à tout le monde.

4. Impliquer les utilisateurs dans le processus de conception

La plupart des produits à succès commercial ont été créés en mettant fortement l'accent sur le public cible. Les concepteurs savent que s'ils veulent lancer un produit réussi, ils doivent présenter aux utilisateurs réels le processus de conception. La participation des utilisateurs est la plus efficace et la plus influente dans les premières étapes du développement de produits, car le coût de pour effectuer des modifications augmente avec le développement du système .

Partage des conceptions avec les utilisateurs et collecte de précieux commentaires

Les commentaires qu'une équipe produit reçoit des utilisateurs sont extrêmement utiles. Il peut valider que l'équipe de conception évolue dans la bonne direction.

Sur monday.com les utilisateurs peuvent créer un tableau et choisir avec qui le partager. Par exemple, si vous travaillez avec un client, vous pouvez configurer un tableau pour son projet et l'inviter à travailler en tant qu'invité. Le tableau peut inclure des fonctionnalités clés sur lesquelles vous souhaitez travailler. Dès que vous partagez le forum, le client reçoit une notification et peut ensuite ouvrir le forum, revoir le plan et demander des modifications.

5. Trouver toutes les informations requises facilement

La documentation est un autre défi. Les équipes distribuées ne disposent pas d'un espace physique partagé où partager la documentation du produit. Les informations peuvent être stockées dans de nombreux endroits différents: courrier électronique, disques en nuage, ordinateurs locaux, etc. Cela peut amener les membres de l'équipe à manquer une information importante et à l'ignorer. Cela conduit à une connaissance fragmentée.

Centraliser tous les documents

Il est essentiel de disposer de tous les documents au même endroit. monday.com synchronise toutes les informations dans un seul concentrateur accessible. Tous les membres de l'équipe peuvent stocker toutes les discussions pertinentes dans une base de données consultable. La plate-forme offre une option pour télécharger différents types de fichiers simplement en les faisant glisser. La prochaine fois qu'un concepteur doit partager les spécifications d'un produit, il lui suffit de télécharger un fichier sur la plate-forme.

Search Anything And Everything

Quiconque a déjà travaillé avec une base de connaissances vous dira à quel point la fonctionnalité de recherche est critique. Sans une recherche appropriée, vos chances de trouver des informations diminuent de manière significative.

monday.com vous permet de trouver rapidement tout ce sur quoi votre équipe a déjà travaillé, y compris des images, des mises à jour, des projets et des missions. Votre travail devient une base de connaissances riche.

Par exemple, lorsque vous devez trouver la dernière version d'une spécification de produit, il vous suffit de cliquer sur la zone de recherche, de sélectionner l'onglet "Fichiers" et de saisir le nom du projet en tant que requête de recherche.

6. Faire de l'outil de collaboration un élément naturel de l'équipe

La plate-forme que vous choisissez pour la gestion des équipes devrait être une seconde nature. La technologie devrait fonctionner pour vous et votre équipe, et non l'inverse.

Réduire au minimum le temps requis pour apprendre un outil

Lorsque vous introduisez un nouvel outil dans le processus de conception, en utilisant cet outil. Cet accord n'est pas toujours facile à trouver car les membres de l'équipe sont généralement sceptiques quant au prochain "outil magique qui résoudra tous leurs problèmes". Pire encore, ils doivent passer plus de temps à apprendre à l'utiliser. Personne ne veut apprendre de nouveaux logiciels.

L'un des avantages les plus significatifs de monday.com est son intuitivité. Peu importe si vous avez déjà utilisé une application similaire, monday.com peut être récupéré sans formation. Les membres de l'équipe seront en mesure de comprendre comment utiliser l'outil sans préparation.

Scalable

Lorsque les entreprises sélectionnent un outil de collaboration, elles le considèrent souvent comme un investissement. Ils veulent un outil qui évoluera avec l’entreprise.

monday.com convient à toutes les équipes, des deux indépendants travaillant ensemble à des milliers de collaborateurs à travers le monde. L'outil évolue avec vous, de la simplicité à la complexité, en toute simplicité. En outre, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, monday.com simplifie le passage à à une version premium (Standard, Pro ou Enterprise) et optimise les fonctionnalités premium de la plateforme. Intégrer la plate-forme avec des outils existants

Un outil de gestion des tâches est essentiel pour toute équipe souhaitant obtenir de bons résultats. Mais la boîte à outils de l'équipe doit également prendre en charge le processus de conception (pour le prototypage et le développement) et la collecte des artefacts de conception (par exemple, sur Google Drive ou Dropbox). Il est essentiel que l'outil de gestion d'équipe s'intègre parfaitement aux autres outils utilisés par l'équipe.

En ce qui concerne l'intégration, monday.com fait partie intégrante de l'écosystème logiciel établi. Il peut se connecter à Dropbox, Zapier, Google Drive et à d’autres outils de partage. En tant que membre d'une équipe, vous pouvez joindre un fichier de maquette à vos mises à jour, en le partageant dans le contexte des tâches auxquelles il se rapporte.

monday.com est également livré avec une architecture API ouverte permettant aux développeurs construisent leurs propres intégrations.

7. Garder l'équipe motivée

Avoir la bonne atmosphère est extrêmement important. Les chefs d'équipe ne doivent pas seulement être au diapason de chaque membre de l'équipe, mais doivent chercher continuellement des moyens d'accroître leur engagement.

Célébrer les succès avec les membres de l'équipe

Le besoin d'approbation sociale nous pousse à rechercher la confirmation de personnes que nous connaissons (parents, amis, collègues). Lorsque quelqu'un reconnaît nos résultats en disant quelque chose d'aussi simple que "Bon travail!", Nous sommes motivés pour travailler à nos objectifs. Il est essentiel que les joueurs de l'équipe soient reconnus, en particulier lorsqu'ils travaillent à distance.

monday.com a quelques fonctionnalités qui aident à créer un sentiment de reconnaissance. Le premier est la fonction de pouce, qui est fondamentalement une réaction positive à une activité. La plupart des gens connaissent cela depuis les réseaux sociaux. Les gens ont l'habitude de mesurer l'effet d'un article en fonction du nombre de personnes qu'ils aiment. monday.com vous permet de donner un coup de pouce au travail de vos coéquipiers.

Une autre fonctionnalité intéressante est les GIF animés. Vous pouvez animer les commentaires avec les GIF. monday.com vous permet de choisir parmi des milliers de GIF lorsque vous répondez aux membres de votre équipe, ce qui ajoutera un peu de personnalité à vos commentaires.

Enfin, lundi. com a une fonction de confettis. Dès qu'un concepteur termine sa dernière tâche "en cours" sur un tableau, il voit un effet de confettis animé. Ce détail subtil ajoute un peu de joie et motive les membres de l'équipe à avoir un tableau entièrement vert.

Conclusion

processus efficace sur une équipe distribuée est difficile. Ce qui fonctionne pour une équipe en colocation ne fonctionnera pas nécessairement pour une équipe distribuée, et ce qui fonctionne pour une équipe distribuée ne fonctionnera pas forcément pour une autre. Priorité à la transparence.
Gardez les informations importantes à la portée de tous.

(ms, ra, il, al)