Rationalisez la documentation du projet avec Smart Document Types
Imaginez le chaos. Vous êtes un chef de projet devant jongler avec des dizaines de documents : analyses de rentabilisation, plans, budgets, présentations, feuilles de temps, plans et bien plus encore. Garder une trace de tout peut être un cauchemar.
Le problème est que tous les documents n’ont pas la même importance. Certains sont cruciaux pour des phases spécifiques du projet, tandis que d’autres assument des rôles spécifiques pour la création et l’approbation. La gestion traditionnelle des documents a du mal à faire respecter ces règles, laissant trop de décisions aux humains, ce qui, à tout le moins, prend beaucoup de temps, un temps qui peut être mieux utilisé.
Contrôler le chaos avec les types de documents intelligents
Smart Document Types, une bibliothèque intégrée de fonctionnalités dans Gestion de contenu OpenText™ (ECM étendu)apportez automatisation et organisation à la documentation de votre projet. Ils aident à contrôler le chaos en automatisant de nombreuses tâches répétitives et de faible valeur associées à la gestion traditionnelle des documents.
Examinons de plus près un type de document particulier : le plan de gestion de projet.
- Dans la phase de planification d’un projet, un plan de projet est obligatoire.
- Le fichier devrait être stocké dans le Planification dossier.
- Le plan de projet doit être rédigé et téléchargé par une personne occupant le rôle de gestion de projet.
- Une personne du comité directeur doit approuver le téléchargement.
- La date de la dernière révision doit être enregistrée avec le document. Les plans de projet perdent leur validité au bout de 3 mois et doivent être révisés régulièrement.
Pour configurer le type de document intelligent approprié, vous choisissez parmi une bibliothèque croissante de robots automatisés :
- Classer automatiquement : Stockez le type de document dans le dossier désigné.
- Enrichir avec des métadonnées : Sélectionnez une catégorie pour les métadonnées. Rendre les attributs obligatoires si vous avez besoin qu’ils soient complétés lors du téléchargement.
- Ajoutez une logique conditionnelle : Formez une déclaration logique à partir des attributs. Le type de document intelligent ne prend effet que si cette déclaration est vraie. Dans notre exemple, l’attribut Phase du projet doit avoir de la valeur Planification.
- Rendre pertinent pour les bonnes personnes : Sélectionnez le rôle ou le groupe responsable de ce type de document. Seuls ces utilisateurs peuvent sélectionner le type de document lors du téléchargement.
- Rendre obligatoire : Si ce type de document n’est pas présent dans l’espace de travail métier, il est affiché comme manquant dans l’en-tête de l’espace de travail.
- Définir la période de validité du document : Un document ne peut être valable que pendant une certaine période. Cette date d’expiration est calculée à partir d’un attribut de date dans les métadonnées. Lorsque la date d’expiration est atteinte, une icône dans l’en-tête de l’espace de travail métier indique le document obsolète aux utilisateurs concernés.
- Utilisez les workflows d’approbation : Au lieu de télécharger directement, un flux de travail est lancé pour acheminer le document vers des utilisateurs ou un groupe pouvant approuver le téléchargement. Ce n’est qu’après approbation que le document est téléchargé dans l’espace de travail professionnel. Vous pouvez utiliser notre exemple de flux de travail d’approbation ou utiliser le vôtre.
- Générez un document : Faites appel aux capacités de génération de documents d’OpenText Content Management pour générer un autre document lors d’un processus ultérieur.
En utilisant cette même bibliothèque de robots, vous pouvez désormais définir des types de documents intelligents pour d’autres documents de gestion de projet :
- Feuilles de temps: Obligatoire pour tout le monde dans toutes les phases.
- Ordres du jour et procès-verbaux: Non obligatoire, peut être téléchargé par chaque membre de l’équipe et ne nécessite aucune approbation.
- Plan budgétaire: Obligatoire en phase de planification pour les membres du rôle de contrôle. Expire dans 1 mois.
- Évaluation du projet: Obligatoire mais uniquement en phase de clôture.
… et ainsi de suite
Une fois vos types de documents intelligents en place, vous pouvez vous demander : « comment puis-je persuader nos utilisateurs de sélectionner des types de documents et de fournir des métadonnées pour chaque téléchargement ? » Eh bien, vous pouvez les inviter. Il existe une option générale dans le modèle d’espace de travail qui obligera les utilisateurs à sélectionner un type de document et à suivre le processus de téléchargement formel à chaque fois qu’ils téléchargent un document.
Les types de documents intelligents sont votre outil de choix si vous gérez un processus métier avec des types de documents bien définis. Utilisez les types de documents intelligents pour aider vos utilisateurs à contribuer correctement au stockage de fichiers structuré et à gérer activement le contenu.
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