Quick Text réchauffe les utilisateurs de Salesforce cet hiver '19

Après plusieurs versions, Salesforce a introduit de nouveaux outils de productivité pour aider les utilisateurs dans leurs tâches répétitives. Celui que nous présentons ici est un texte rapide; L’autre est Macros, que nous explorerons sur un autre blog.

Le texte rapide permet aux utilisateurs d’insérer un commentaire ou une note standard sur un enregistrement pour répondre à des questions courantes ou pour enregistrer des commentaires rapides. Semblables aux modèles de courrier électronique, ils permettent à une entreprise de normaliser la formulation utilisée pour aider à maintenir une messagerie cohérente à travers l'équipe.

Avec Winter '19, un texte rapide peut désormais être ajouté aux tâches et aux événements. à d'autres objets. La possibilité d'organiser des textes rapides dans des dossiers est également ajoutée, ce qui facilite leur partage avec les utilisateurs.

Configuration du texte rapide

Le texte rapide est déjà activé dans votre organisation Lightning Salesforce. (Sous Classic, il est activé avec Live Agent.)

Vous pouvez trouver le paramètre en sélectionnant Configuration -> Interface utilisateur -> Paramètres de texte rapide

Utilisation des dossiers

Ici, vous trouverez également l'option permettant d'activer la possibilité de partager et d'organiser du texte rapide dans les dossiers. Les dossiers vous aident à organiser et à partager du texte rapide. Vous pouvez créer jusqu'à quatre niveaux de dossiers: un dossier racine et trois sous-dossiers au maximum.

Paramètres de partage

Si vous activez cette fonctionnalité, il est important de noter que les paramètres de partage des dossiers remplacent ceux de l'utilisateur. articles. Si vous avez partagé du texte rapide dans Salesforce Classic, ces paramètres sont ignorés après l'activation de cette préférence. Si vous décidez de désactiver cette préférence ultérieurement, le partage de dossier est ignoré et des paramètres de partage individuels s'appliquent.

Autorisations de mise à jour

Après avoir activé le texte rapide, donnez aux utilisateurs l'accès à un texte rapide en mettant à jour leurs autorisations. Utilisez un jeu d'autorisations ou mettez à jour des profils pour donner à vos utilisateurs l'autorisation de lecture sur l'objet de texte rapide. Si vous le souhaitez, vous pouvez également donner aux utilisateurs l'accès Créer, Modifier et Supprimer pour leur permettre de créer et de gérer leurs propres messages texte rapides.

Comment organiser vos messages texte rapides

La création d'un message texte rapide est aussi simple que de créer un message texte. autre enregistrement dans Salesforce. Commencez par naviguer dans l'onglet Texte rapide (vous devrez peut-être accéder à Tous les onglets s'il ne s'affiche pas immédiatement dans la navigation). Vous aurez ici la possibilité de parcourir vos textes rapides existants, de créer un nouvel enregistrement ou de créer un nouveau dossier.

Commençons par créer un nouveau dossier appelé [19659016] Support Responses .

1. Cliquez sur le bouton New Folder
2. Tapez “Support Responses” dans l’étiquette de dossier
3. Cliquez sur . Enregistrer [19659021] C'est ça! Vous avez créé un dossier pour organiser toutes les réponses de support courantes. Vous pouvez maintenant contrôler l’accès à ces messages en partageant le dossier. Le dossier peut être partagé avec des utilisateurs spécifiques, des utilisateurs d'un rôle ou des groupes publics.

   Ensuite, créons le message texte rapide.

   Comment créer un message texte rapide

   1. Si vous êtes toujours dans le dossier Dans le dossier Support Responses, cliquez sur New Quick Text
   2. Donnez un nom à l'enregistrement. Appelez-le «Lien vers les heures d'assistance»
   3. Dans le corps, vous pouvez utiliser Fusionner les champs pour personnaliser vos réponses. Entrez le message.
   4. Sélectionnez une catégorie . Dans les organisations créées avant Spring ’18 qui permettaient l’utilisation de texte rapide dans Salesforce Classic, ce champ est obligatoire et une catégorie par défaut vous est fournie. Dans les organisations créées après le printemps 18, ce champ n’est pas obligatoire.
   5. Sélectionnez les canaux dans lesquels vous souhaitez que le message soit disponible. Pour notre exemple, nous choisirons Email (déjà sélectionné par défaut)

   Activer les canaux disponibles

   Selon les fonctions activées dans votre organisation, ces canaux peuvent être disponibles. ] Email: pour les actions Email

4. Evénement: pour les actions Event
5. Interne: fonctionne avec des champs internes, comme dans l'action Change Status *
6. Connaissance: pour des articles de base dans Lightning Experience
7. Agent en direct: fonctionne avec le chat en direct dans la console de service
8. Téléphone: pour la journalisation d'un appel action
9. Portail: travaille dans une communauté ou un portail client *
10. Social: pour des posts sociaux
11. Tâche: pour des actions de tâche [19659040] 6. Cliquez sur . Enregistrer

    Votre message texte rapide est prêt à être utilisé. Pour tester notre nouveau message texte rapide, nous allons accéder à un cas. Créez un nouveau message électronique. Vous verrez le bouton de texte rapide dans la barre d’outils de courrier électronique.

    

    Recherchez et cliquez sur le message de texte rapide que nous avons créé plus tôt.

    ]

    Que peut faire le texte rapide?

    Le texte rapide peut bien sûr servir à autre chose qu’envoyer des courriels. Pour Live Agent, c’est un gain de temps incroyable lorsque vous répondez aux questions fréquemment posées. Utilisez-le également pour capturer des notes structurées dans vos dossiers. C’est un excellent outil de productivité qui ne manquera pas de plaire à vos utilisateurs.

    Avez-vous essayé un texte rapide? Dites-nous ce que vous pensez ci-dessous.