Qu'est-ce qu'un logiciel eDiscovery ? – Blogues OpenText

Le processus d'interrogatoire préalable dans le cadre d'un litige exige que les parties échangent des documents jugés pertinents pour l'affaire. Comme la plupart des documents sont désormais créés, stockés et échangés sous forme numérique, cet élément de découverte est devenu connu sous le nom de découverte électronique – ou eDiscovery – et est devenu une partie acceptée des systèmes juridiques du monde entier. Aujourd'hui, le processus de préservation, de collecte, de localisation, de recherche, de révision, d'analyse et d'action sur les informations stockées électroniquement (ESI) impliquées dans l'eDiscovery est applicable à un plus large éventail de cas d'utilisation commerciale au-delà des litiges civils.

Ce qui est exactement, c'est eDiscovery. , comment le meilleur logiciel d'eDiscovery profite-t-il à votre organisation et quels sont les cas d'utilisation commerciale croissants pour le logiciel d'eDiscovery ?

Qu'est-ce que l'eDiscovery ?

Tout professionnel du droit pratiquant le litige civil en Amérique du Nord connaît le processus de découverte où les parties sont tenues d'échanger des documents qui peuvent être pertinents ou adaptés à l'affaire en cause.

Ce qui a émergé au cours des 15 à 20 dernières années, c'est le concept d'eDiscovery. Le « e » dans eDiscovery indique simplement que la grande majorité – sinon la totalité – des documents échangés par les parties et leurs avocats proviennent désormais et sont stockés au format électronique (généralement appelé ESI) plutôt que sous forme de documents papier.

Il y a peut-être 20 ans, la gestion de la quantité d'informations numériques au sein d'une organisation pouvait être gérée manuellement. Ce n'est plus vrai dans le monde du Big Data. ESI comprend les e-mails, les documents, les présentations, les bases de données, les applications d'entreprise, la messagerie vocale, les fichiers audio et vidéo, les médias sociaux, le Web et, de plus en plus, les plateformes de discussion et de collaboration pour ne citer que quelques-unes des sources de données.

La découverte sur papier est connu pour être coûteux, chronophage et lourd en ressources, mais le traitement de l'information numérique ajoute d'importantes couches de complexité en plus de cela. Le résultat est que l'eDiscovery peut en fait nécessiter plus de temps et plus de budget.

Pourquoi est-ce ? Lorsqu'ils discutent des mégadonnées, les experts parlent souvent du volume, de la vitesse, de la variété et de la véracité des informations. Lorsque vous entreprenez une eDiscoveryvous devez prendre en compte :

Volume

ESI simplifie la création de plusieurs versions du même document. La plupart des organisations se retrouvent rapidement avec plusieurs versions de documents stockés dans divers emplacements différents au sein de l'organisation et, parfois, à l'extérieur de l'organisation avec des sous-traitants, des fournisseurs et des clients.

Velocity

Il existe un nombre explosif de canaux que chaque entreprise fonctionne avec aujourd'hui. Il ne s'agit pas seulement des systèmes d'entreprise et des bases de données. Il englobe les e-mails, les mobiles, le Web et de plus en plus les canaux de médias sociaux. La pandémie de COVID-19 a vu une utilisation accrue du chat et des plateformes de collaboration. Cela signifie qu'une quantité massive de nouvelles ESI est créée chaque jour. ou l'application où il a été créé. Ainsi, une partie du processus eDiscovery impliquera de rassembler tous ces différents types d'ESI potentiellement pertinents dans une seule application. Deuxièmement, les données et les documents sont modifiés, modifiés, déplacés et mis à jour rapidement et facilement, ce qui peut ajouter de nombreuses variantes du « même » document qui doivent être identifiés, récupérés et révisés.

Véracité

Avec autant d'ESI répartis sur tant de systèmes et de canaux, il est facile que des données erronées ou inexactes apparaissent. Les documents modernes contiennent souvent de grandes quantités de métadonnées – telles que la date de création du fichier, l'auteur, l'historique de transmission, l'historique d'édition, etc. – qui aident à établir l'exactitude et la pertinence du document mais ajoutent au processus d'identification et de révision. De plus, il est très facile de supprimer ou de spolier ESI, ce qui peut entraîner de lourdes pénalités, mais cela ne signifie pas nécessairement que les données d'origine ne sont pas toujours sur le disque dur. Trouver la vérité dans les données supprimées ou spoliées est souvent encore possible – si cela est coûteux et long. systèmes internes et externes, ce n'est tout simplement pas pratique ou souhaitable. Un logiciel et des processus spécialisés de découverte électronique sont nécessaires pour garantir que le temps et les coûts de la découverte électronique ne sont pas disproportionnés par rapport à l'importance et à la valeur de l'affaire en litige.

Ces solutions d'eDiscovery réduisent le temps et la complexité du processus, ce qui le rend incroyablement rapide et facile à trouver, organiser, conserver, examiner et produire les informations pertinentes où qu'elles soient stockées.

L'eDiscovery s'exécute à partir du moment où un procès est prévisible jusqu'à lorsque des preuves numériques sont présentées au tribunal. Les processus et les flux de travail autour de l'eDiscovery sont souvent complexes en raison de l'énorme volume et de la variété des informations numériques à identifier, stocker et produire.

À mesure que les types de données augmentent, l'ESI devient de plus en plus dynamique. La préservation du contenu et des métadonnées d'origine est nécessaire afin d'éliminer les allégations de spoliation ou de falsification de preuves plus tard dans le litige. En outre, les informations non pertinentes doivent être supprimées et les informations privilégiées, confidentielles et personnelles (conformément aux règles de confidentialité des données) être protégées ou supprimées avant la production.

Le logiciel eDiscovery permet aux organisations d'extraire des informations et des enregistrements du d'énormes volumes de contenu qui couvrent toute l'entreprise, y compris les e-mails, chatles systèmes de gestion de contenu et plus encore, et éliminent les données non pertinentes pour réduire l'effort et le coût de la révision du contenu restant. Les meilleurs outils de découverte électronique automatisent et accélèrent les étapes de découverte courantes, réduisant le travail manuel et les frais impliqués dans le processus et augmentant la précision et la qualité du processus (diminuant le risque de négliger des données critiques ou de produire par inadvertance des données confidentielles ou privilégiées données).

Il devrait être clair que la découverte électronique n'est pas une action unique mais une série de flux de travail interdépendants. Cependant, la première génération de logiciels eDiscovery était, en réalité, une série de solutions ponctuelles conçues pour traiter un aspect spécifique du le cadre EDRM. Cela a conduit dans de nombreux cas à un patchwork de solutions qui se chevauchent et de silos d'informations.

Qu'est-ce que l'eDiscovery de bout en bout ?

Aujourd'hui, il est possible de gérer l'ensemble du processus d'eDiscovery de bout en bout à partir d'une seule plate-forme d'eDiscovery. Les meilleures plates-formes de découverte électronique de bout en bout offrent un système centralisé, entièrement intégré et unifié qui fournit une technologie, des flux de travail et une expertise pour prendre en charge toutes les phases du processus de découverte électronique, de la collecte et du traitement des données à l'analyse, la révision et la production. Ils assurent le contrôle, la flexibilité, l'évolutivité et la sécurité des données à toutes les étapes.

Le cœur de la plate-forme de découverte électronique de bout en bout est une technologie avancée d'IA et d'apprentissage automatique capable de gérer de grandes quantités d'informations et simplifier le processus de révision en tirant parti de la révision assistée par la technologie (TAR) basée sur le protocole d'apprentissage actif continu (CAL) pour faire apparaître intelligemment uniquement le document et les informations les plus susceptibles d'être pertinents afin d'améliorer la vitesse et la qualité d'examen tout en réduisant considérablement le coût.

La technologie TAR sophistiquée peut créer une « courbe de rendement » facile à comprendre pour démontrer le caractère défendable du processus – c'est-à-dire que la majorité des documents pertinents ont été localisés et que cet examen plus approfondi ne serait pas proportionné à la question.

Ces dernières années, les plates-formes eDiscovery basées sur le cloud sont devenues de plus en plus populaires, permettant de télécharger, d'examiner et de produire des informations en utilisant une solution basée sur le cloud qui ne nécessite pas les dépenses d'investissement ou d'exploitation associées aux solutions logicielles sur site. Le résultat est souvent des coûts inférieurs et une plus grande échelle et vitesse. Cependant, de nombreuses équipes juridiques et cabinets d'avocats préfèrent ou ont des exigences réglementaires pour les capacités sur site. Les meilleures plates-formes eDiscovery de bout en bout permettent aux organisations de choisir la configuration cloud, sur site, hybride ou à la demande qui convient le mieux à leurs besoins commerciaux.

Les avantages du logiciel eDiscovery

eDiscovery est devenu un élément indispensable des procédures de litige et d'enquête pour de nombreuses organisations. Les principaux avantages de l'utilisation d'une plate-forme eDiscovery de bout en bout incluent :

Gérer l'ensemble du processus eDiscovery

Éliminer les inefficacités et les coûts inutiles grâce à la technologie intégrée de bout en bout couvrant la conservation légale et conservation par collectionévaluation précoce du cas, analyse, révision et production.

Automatiser eDiscovery

Remplacer chronophage, sujet aux erreurs et processus manuel coûteux avec des flux de travail entièrement automatisés et intelligents. Cela permet aux équipes juridiques de gérer de grandes quantités de données tout en faisant apparaître rapidement des informations plus pertinentes et en améliorant les processus de collecte et de révision. Les experts en la matière sont désormais libérés des activités laborieuses de collecte d'informations et d'examen initial des documents pour se concentrer sur les éléments d'analyse et de négociation à plus haute valeur ajoutée de leur rôle.

Réduire le coût total de la découverte

En exploitant le puissance de l'IA avancée et de l'apprentissage automatique, les outils d'eDiscovery réduisent les coûts de révision en éliminant rapidement les documents en double et non pertinents.

Accélérez le temps d'obtention des résultats

Simplifiez les flux de travail pour un accès rapide aux données potentiellement pertinentes, permettant les équipes d'examen et les enquêteurs pour découvrir les faits plus rapidementprendre des décisions plus rapidement, déterminer la stratégie d'affaire et respecter des délais souvent stricts – qu'ils soient imposés par un tribunal, un organisme de réglementation ou convenus avec l'avocat adverse.

Protégez et sécurisez les données sensibles

Protégez les informations privilégiées et confidentielles avec une défense à multiples facettes au niveau de l'infrastructure, des applications et des couches réseau . Les meilleures solutions d'eDiscovery de bout en bout offrent des fonctionnalités de protection et de sécurité des données sur la plate-forme et évitent la perte de données grâce à la sauvegarde et à la préservation des données basées sur le cloud. La plate-forme fournit une piste d'audit constante pour se prémunir contre la spoliation et la perte d'informations. De plus, la détection de modèles RegEx peut identifier et sécuriser les informations personnelles sensibles conformément aux lois sur la confidentialité des données. dans le cloud pour garantir la disponibilité et l'évolutivité tout en éliminant les coûts d'infrastructure et en réduisant l'assistance du personnel interne pour les tâches chronophages. sont de plus en plus transférables car une gestion et un contrôle accrus des données sont requis dans de nombreux aspects de l'entreprise.

Par exemple, les enquêtes internes partagent de nombreuses caractéristiques des litiges lorsqu'il s'agit de la collecte et de l'examen des ESI. Pour simplifier à l'extrême, eDiscovery est la collecte et le partage d'ESI pendant le processus de litige civil. Les enquêtes peuvent être considérées comme l'examen et l'analyse de l'ESI afin d'établir des faits relatifs à une affaire qui peut ne jamais faire l'objet d'un litige ou qui n'ont aucun lien avec le processus judiciaire.

L'enquête est un domaine en croissance rapide pour presque toutes les entreprises et affecte presque tous les secteurs d'activité. Il existe trois principaux volets d'enquête au sein d'une entreprise moderne :

Enquêtes internes

Il s'agit d'une catégorie d'enquêtes très vaste qui couvre la cybersécurité, le vol de propriété intellectuelle, la fraude, les menaces internes et les ressources humaines et les questions relatives aux employés, pour n'en citer que quelques-unes.

Réglementation et conformité

Les organisations doivent être réactives à l'environnement réglementaire gouvernemental, quasi-gouvernemental et industriel en constante évolution et en constante évolution. En outre, la protection des données et la confidentialité des données sont des domaines de plus en plus importants avec des législations telles que le RGPD et le CCPA spécifiquement liées aux demandes de droits des sujets (SRR), y compris les DSAR, ainsi que la nécessité de répondre efficacement aux demandes d'accès à l'information (FOI) – qui nécessitent des workflows qui ressemblent étroitement aux workflows d'examen eDiscovery.

Diligence raisonnable

Les enquêtes dans cette catégorie peuvent aller des pré-fusions et acquisitions à la vérification de la suite C à la gestion des contrats avec des tiers.

Les enquêtes ESI modernes sont d'une importance cruciale et extrêmement exigeantes, mais la réduction des délais et la prolifération des données ESI rendent de plus en plus difficile pour les équipes d'enquête de se concentrer sur les faits clés qui révéleront la véritable histoire. La dernière génération de solutions eDiscovery s'adapte facilement pour répondre aux besoins des enquêtes les plus exigeantes.

Pourquoi avez-vous besoin d'une solution eDiscovery ?

Pourquoi l'eDiscovery est-elle importante pour une entreprise ? En bref, la compétence en eDiscovery est désormais une nécessité de la pratique moderne du contentieux civil. Il est pratiquement impossible à réaliser manuellement, surtout lorsque le coût et le temps sont des facteurs majeurs. La seule façon de répondre efficacement aux obligations professionnelles et légales dans un monde de plus en plus complexe sur le plan numérique consiste à utiliser une plate-forme de découverte électronique de bout en bout avancée et basée sur l'IA. Ce n'est pas seulement qu'il est plus efficace et rentable de tirer parti de la technologie. Dans les affaires de litige civil, les tribunaux peuvent imposer des amendes et/ou des sanctions si une organisation et son avocat ne peuvent pas gérer et produire efficacement ses données.

OpenText™ est l'un des seuls fournisseurs de solutions d'eDiscovery de bout en bout qui offrent un mélange de plateformes technologiques, de processus et de services pour répondre aux besoins des équipes juridiques et d'enquête dans le monde entier. En savoir plus.