Qu’est-ce qu’un ERP ? Les systèmes de planification des ressources d’entreprise expliqués

Définition ERP

La planification des ressources d’entreprise (ERP) est un système d’applications logicielles intégrées qui gère les processus et les opérations commerciales quotidiennes dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de l’approvisionnement, de la distribution, de la chaîne d’approvisionnement et d’autres fonctions. Les systèmes ERP sont des applications essentielles pour la plupart des organisations car ils intègrent tous les processus nécessaires à la gestion de leur entreprise dans un système unique qui facilite également la planification des ressources. Les systèmes ERP fonctionnent généralement sur une plate-forme logicielle intégrée utilisant des définitions de données communes fonctionnant sur une seule base de données.

Les ERP ont été conçus à l’origine pour les entreprises manufacturières, mais se sont depuis étendus pour servir presque tous les secteurs, chacun pouvant avoir ses propres particularités et offres ERP. Par exemple, l’ERP du gouvernement utilise la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) plutôt que les achats traditionnels et suit les règles comptables du gouvernement plutôt que les PCGR.

Avantages de l’ERP

Les systèmes ERP améliorent les opérations de l’entreprise de plusieurs façons. En intégrant les informations financières dans un seul système, les systèmes ERP unifient les rapports financiers d’une organisation. Ils intègrent également la gestion des commandes, faisant de la prise de commande, de la fabrication, de l’inventaire, de la comptabilité et de la distribution un processus beaucoup plus simple et moins sujet aux erreurs. La plupart des ERP incluent également gestion de la relation client (CRM) des outils pour suivre les interactions avec les clients, fournissant ainsi des informations plus approfondies sur le comportement et les besoins des clients. Ils peuvent également standardiser et automatiser les processus de fabrication et de support, et unifier les achats dans les unités commerciales d’une organisation. Les systèmes ERP peuvent également fournir une plate-forme RH standardisée pour les rapports de temps, le suivi des dépenses, la formation et l’adéquation des compétences, et améliorer considérablement la capacité d’une organisation à déposer les rapports de conformité nécessaires dans les finances, les RH et la chaîne d’approvisionnement.

Principales caractéristiques des systèmes ERP

L’échelle, la portée et les fonctionnalités des systèmes ERP varient considérablement, mais la plupart des systèmes ERP offrent les caractéristiques suivantes :

1. Intégration à l’échelle de l’entreprise. Les processus métier sont intégrés de bout en bout dans tous les départements et unités commerciales. Par exemple, une nouvelle commande lance automatiquement une vérification de solvabilité, interroge la disponibilité du produit et met à jour le calendrier de distribution. Une fois la commande expédiée, la facture est envoyée.
2. Opérations en temps réel (ou quasi temps réel). Étant donné que les processus de l’exemple ci-dessus se produisent dans les quelques secondes suivant la réception de la commande, les problèmes sont identifiés rapidement, ce qui donne au vendeur plus de temps pour corriger la situation.
3. Une base de données commune. Une base de données commune permet de définir les données une seule fois pour l’entreprise, chaque service utilisant la même définition. Certains systèmes ERP divisent la base de données physique pour améliorer les performances.
4. Apparence et sensation cohérentes. Les systèmes ERP fournissent une interface utilisateur cohérente, réduisant ainsi les coûts de formation. Lorsque d’autres logiciels sont acquis par un fournisseur ERP, l’apparence commune est parfois abandonnée au profit de la rapidité de mise sur le marché. Au fur et à mesure que de nouvelles versions arrivent sur le marché, la plupart des fournisseurs d’ERP restaurent l’interface utilisateur cohérente.

Types de solutions ERP

Les systèmes ERP sont classés en niveaux en fonction de la taille et de la complexité des entreprises desservies :

• ERP de niveau I soutenir les grandes entreprises mondiales, en traitant tous les problèmes d’internationalisation, y compris la devise, la langue, l’alphabet, le code postal, les règles comptables, etc. Les fournisseurs de niveau I incluent Oracle, SAP, Microsoft et Infor.
• ERP gouvernementaux de niveau I soutenir de grandes agences gouvernementales, principalement fédérales. Oracle, SAP et CompuServe PRISM sont considérés comme Tier I avec Infor et CGI Momentum juste derrière.
• ERP de niveau II soutenir les grandes entreprises qui peuvent opérer dans plusieurs pays mais manquent de portée mondiale. Clients de niveau II peuvent être des entités autonomes ou des unités commerciales de grandes entreprises mondiales. Selon la façon dont les fournisseurs sont classés, il y a 25 à 45 fournisseurs dans ce niveau.
• ERP gouvernementaux de niveau II se concentrer sur les gouvernements étatiques et locaux avec quelques installations fédérales. Tyler Technologies et UNIT4 entrent dans cette catégorie.
• ERP de niveau III soutenir les entreprises de taille moyenne, gérant une poignée de langues et de devises mais un seul alphabet. Selon la façon dont les ERP sont classés, il existe de 75 à 100 solutions ERP de niveau III.
• ERP de niveau IV sont conçus pour les petites entreprises et se concentrent souvent sur la comptabilité.

Fournisseurs ERP

La meilleurs fournisseurs d’ERP aujourd’hui comprendre:

• Oracle
• SÈVE
• Microsoft
• Journée de travail
• Sage
• Informations
• Epicor
• ServiceNow
• LA TAILLE
• Force de vente

Choisir une solution ERP

Choisir un système ERP est l’une des décisions les plus difficiles auxquelles les responsables informatiques sont confrontés. En plus des critères de niveau ci-dessus, il existe un large éventail de fonctionnalités et de capacités à prendre en compte. Quelle que soit l’industrie, il est important de choisir un fournisseur ERP ayant une expérience dans l’industrie. Éduquer un fournisseur sur les nuances d’une nouvelle industrie prend beaucoup de temps.

Pour vous aider à avoir une idée des types de décisions qui entrent dans le choix d’un système ERP, consultez « Les meilleurs systèmes ERP : 10 outils de planification des ressources d’entreprise comparés», avec des évaluations et des critiques d’utilisateurs d’Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP, Infor ERP, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Oracle Peoplesoft Financial Management et SAP ERP Solutions.

Implémentation ERP

Le plus réussi Implémentations ERP sont dirigés par un sponsor exécutif qui parraine l’analyse de rentabilisation, obtient l’autorisation de procéder, surveille les progrès, préside le comité de pilotage, supprime les obstacles et capte les avantages. Le CIO travaille en étroite collaboration avec le sponsor exécutif pour s’assurer qu’une attention adéquate est accordée à l’intégration avec les systèmes existants, à la migration des données et aux mises à niveau de l’infrastructure. Le CIO conseille également le sponsor exécutif sur les défis et aide le sponsor exécutif à sélectionner une entreprise spécialisée dans les implémentations ERP.

Le parrain exécutif doit également être conseillé par un gestion du changement organisationnel exécutif, car les implémentations ERP entraînent de nouveaux processus métier, rôles, interfaces utilisateur et responsabilités professionnelles. Un chef de projet commercial et un chef de projet informatique relèveront de l’équipe de direction du programme. Si l’entreprise a engagé une société d’intégration ERP, ses chefs de projet doivent faire partie de l’équipe de gestion du programme de base.

La plupart des praticiens ERP structurent leur implémentation ERP comme suit :

1. Obtenir l’approbation : Le sponsor exécutif supervise la création de toute documentation requise pour approbation. Ce document, généralement appelé analyse de rentabilisation, comprend généralement une description des objectifs et de la portée du programme, des coûts et du calendrier de mise en œuvre, des risques de développement et opérationnels et des avantages prévus. Le sponsor exécutif présente ensuite l’analyse de rentabilisation aux cadres appropriés pour approbation formelle.
2. Planifiez le programme : Le calendrier est maintenant affiné dans un plan de travail, qui devrait inclure la finalisation des membres de l’équipe, la sélection de partenaires externes (spécialistes de la mise en œuvre, spécialistes de la gestion du changement organisationnel, spécialistes techniques), la finalisation des contrats, la planification des mises à niveau de l’infrastructure et la documentation des tâches, des dépendances, des ressources et moment avec autant de précision que possible.
3. Configurer le logiciel : Cette phase la plus importante et la plus difficile comprend l’analyse des lacunes dans les processus métier actuels et les applications de support, la configuration des paramètres dans le logiciel ERP pour refléter les nouveaux processus métier, la réalisation de toute personnalisation nécessaire, la migration des données à l’aide de définitions de données standardisées, la réalisation de tests système et la fourniture de toutes les fonctionnalités et documentation technique.
4. Déployez le système : Avant le basculement final, plusieurs activités doivent être réalisées, y compris la formation du personnel sur le système, la planification de l’assistance pour répondre aux questions et résoudre les problèmes une fois l’ERP opérationnel, tester le système, prendre la décision de « mise en service » en collaboration avec le sponsor exécutif.
5. Stabilisez le système : Après le déploiement, la plupart des organisations connaissent une baisse des performances de l’entreprise à mesure que le personnel apprend de nouveaux rôles, outils, processus métier et métriques. De plus, les données mal nettoyées et les goulots d’étranglement de l’infrastructure entraîneront des perturbations. Tous imposent une bulle de charge de travail à l’équipe de déploiement et de support ERP.

Coûts cachés de l’ERP

Quatre facteurs sont généralement sous-estimés lors de la planification d’un projet :

• Changement de processus métier. Une fois que les équipes voient les résultats de leurs améliorations, la plupart se sentent responsabilisées et recherchent des améliorations supplémentaires. Le succès engendre le succès, ce qui prend souvent plus de temps que prévu initialement.
• Gestion du changement organisationnel. Le changement crée de l’incertitude à tous les niveaux de l’organisation. Avec de nombreux cadres peu familiers avec les nuances de la gestion du changement organisationnel, l’effort est facilement sous-estimé.
• Migration de données. Les entreprises ont souvent des bases de données qui se chevauchent et des règles d’édition faibles. L’édition plus serrée requise avec un système ERP augmente le temps de migration des données. Ce temps nécessaire est facile à sous-estimer, en particulier si toutes les sources de données ne peuvent pas être identifiées.
• Code personnalisé. La personnalisation augmente considérablement les coûts de mise en œuvre et doit être évitée. Cela annule également la garantie et les problèmes signalés au fournisseur doivent être reproduits sur un logiciel non modifié. Cela rend également les mises à niveau difficiles. Enfin, la plupart des entreprises sous-estiment le coût de la personnalisation de leurs systèmes.

Pourquoi les projets ERP échouent

Les projets ERP échouent pour plusieurs des mêmes raisons que les autres projets échouent, y compris sponsors exécutifs inefficaces, des objectifs de programme mal définis, une mauvaise gestion de projet, des ressources inadéquates et un mauvais nettoyage des données. Mais il existe plusieurs causes d’échec étroitement liées aux ERP :

• Sélection de forfait inappropriée. De nombreuses entreprises pensent qu’un ERP de niveau I est par définition « le meilleur » pour chaque entreprise. En réalité, seules les très grandes entreprises mondiales utiliseront plus qu’un petit pourcentage de leurs fonctionnalités. Les entreprises qui ne sont pas suffisamment complexes pour justifier le niveau I peuvent voir la mise en œuvre retardée par une surcharge de fonctionnalités. À l’inverse, les grandes entreprises mondiales peuvent trouver que les ERP de niveau II ou de niveau III manquent de fonctionnalités suffisantes pour des opérations mondiales complexes.
• Résistance interne. Bien que tout nouveau programme puisse générer de la résistance, cela est plus courant avec les ERP. Les unités commerciales distantes considèrent souvent la standardisation imposée par un ERP comme un effort du siège pour accroître le contrôle sur le terrain. Même avec une campagne active de gestion du changement, il n’est pas rare de trouver des personnes sur le terrain qui ralentissent autant que possible la mise en œuvre. Même les groupes qui prennent en charge l’ERP peuvent être déçus si l’équipe de mise en œuvre fournit un soutien médiocre. Les supporters désenchantés peuvent devenir des critiques virulents lorsqu’ils sentent qu’ils ont été pris pour acquis et qu’on ne leur a pas offert un soutien approprié.

ERP infonuagique

Au cours des dernières années, les fournisseurs ERP ont créé de nouveaux systèmes conçus spécifiquement pour le cloud, tandis que les fournisseurs ERP de longue date ont créé des versions cloud de leurs logiciels. Cloud ERP Il existe un nombre de raisons de passer à l’ERP cloudqui se divise en deux grands types :

• ERP en tant que service. Avec ces ERP, tous les clients opèrent sur la même base de code et n’ont pas accès au code source. Les utilisateurs peuvent configurer mais pas personnaliser le code.
• ERP dans un cloud IaaS. Les entreprises qui s’appuient sur du code personnalisé dans leur ERP ne peuvent pas utiliser l’ERP en tant que service. S’ils souhaitent opérer dans le cloud, la seule option est de passer à un fournisseur IaaS, qui déplace leurs serveurs vers un autre emplacement.

Pour la plupart des entreprises, l’ERP en tant que service offre trois avantages : Le coût initial est inférieur, les mises à niveau vers les nouvelles versions sont plus faciles et les dirigeants réticents ne peuvent pas faire pression sur l’organisation pour qu’elle écrive du code personnalisé pour leur organisation. Néanmoins, la migration vers un ERP cloud peut être délicate et nécessite une approche quelque peu différente de la mise en œuvre d’une solution sur site. Voir « 13 secrets d’une migration ERP cloud réussie.”