Qu'est-ce que l'erreur de planification et comment pouvez-vous l'éviter?

Mai
12, 2020

10 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Qu'ont en commun les gouvernements, les entreprises et les particuliers? Ils ont tous investi du temps et de l’argent pour prévoir la durée d’un projet. Malgré les prévisions, chacun d'eux a basculé et raté. La raison? Ils ont tous été victimes de quelque chose appelé l'erreur de planification.

L'erreur de planification est un biais cognitif proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979. Ils ont défini ce phénomène comme «la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour achever une tâche future, en partie en raison de la dépendance à l'égard de trop scénarios de performances optimistes. »

Pourquoi sommes-nous si nombreux à tomber dans ce piège? La raison la plus évidente est le vœu pieux. Nous avons tous les meilleures intentions de faire quelque chose le plus rapidement et le plus efficacement possible. Malheureusement, dans notre excitation, nous sous-estimons le temps qu'il faudra réellement pour franchir cette ligne d'arrivée. La raison? Nous n'avons tout simplement pas pris en compte les accrocs externes et internes – comme être coincé dans une ornière ou devoir couper les formalités administratives.

Quelle que soit la raison exacte, l'erreur de planification peut faire des dégâts importants. Un délai non respecté peut nuire à votre réputation professionnelle et vous coûter cher. Il peut également perturber votre emploi du temps. Si vous avez manqué une date cible, cela signifie que ce que vous avez planifié doit être repoussé.

L'erreur de planification peut causer de graves problèmes. Heureusement, il existe des moyens de l'éviter.

Utilisez les données à votre avantage.

«Le suivi des plans historiques et réels est la première étape fondamentale pour surmonter l'erreur de planification. Vous devriez suivre vos performances parce que si vous commencez par cela – sans parler de quelque chose de plus sophistiqué – vous vous améliorerez "", a déclaré le professeur Grushka-Cockayne de la Darden School of Business de l'Université de Virginie.

Disons vous planifiez un projet similaire à quelque chose que vous avez fait dans le passé, comme le temps qu'il a fallu pour obtenir des résultats similaires auparavant. Vous pouvez également demander à votre équipe ou consulter des données spécifiques à l'industrie. Une autre façon de faire de meilleures prévisions est de prendre une «vue extérieure», qui est «de construire une vue statistique de votre projet sur la base d'une classe de référence de projets similaires».

De plus, vous pourriez obtenir un coup de main de analyse prédictive ou apprentissage automatique . Par exemple, si vous fabriquez un produit, la maintenance prédictive vous avertira des problèmes possibles. Avec ces informations, vous pouvez intervenir avant qu'un problème ne survienne. Par conséquent, votre chaîne de production ne ralentira pas.

En ce qui concerne l'apprentissage automatique, vous pouvez utiliser un outil comme Calendrier. Il suit la façon dont vous dépensez votre équipe afin de planifier plus précisément les tâches, les projets et les réunions. Il fait ensuite des suggestions intelligentes sur la façon d'optimiser votre temps précieux .

Connexes: Comment l'analyse prédictive peut aider votre entreprise à voir l'avenir (infographie) [19659008] Fixer des délais réalistes.

«De façon anecdotique, il semble que bien que les gens ne respectent pas leurs prédictions, ils respectent généralement des délais importants», ont écrit Roger Buehler, Dale Griffin et Michael Ross dans un article de 1994 sur l'erreur de planification. «En tant qu'enseignants, nous remarquons que la plupart des étudiants remettent leurs devoirs à temps, mais peu les soumettent tôt.»

Au cours de leur enquête, les étudiants ont indiqué qu'ils «termineraient environ les trois quarts de leurs projets (M = 73%) le même jour que la date limite. " On soupçonne "que les délais peuvent parfois avoir un impact plus important sur le comportement que sur les prévisions". Cependant, «les gens savent qu’ils n’ont accompli leurs tâches précédentes que peu de temps avant la date limite; ils restent optimistes quant à la possibilité de terminer la mission en cours avec beaucoup de temps à perdre. »

La clé, cependant, n'est pas simplement de fixer la date limite que vous souhaitez. Il s'agit de définir une chronologie réaliste qui vous inspirera à suivre et à respecter les limites de la chronologie dans le temps. Ces délais ont-ils été difficiles dans le passé? Voici quelques conseils pour vous orienter dans la bonne direction.

• Rendez-les urgents en planifiant des délais aussi proches que possible du présent.
• Déterminez si vous êtes un prioriseur, un planificateur, un arrangeur ou un visualiseur afin que vous puissiez planifier en conséquence. Par exemple, «les hiérarchisateurs et les planificateurs aiment travailler en fonction du temps que prendra chaque partie d'une tâche», explique Kayla Matthews. Les arrangeurs "se concentrent sur ce qu'ils ressentent, et les visualiseurs sont motivés par la vue d'ensemble."
• Rendez les délais réalisables en décomposant des projets plus importants en segments de 10 minutes.
• Tenez-vous responsable si vous manquez la date limite, comme vous récompenser pour avoir respecté la date limite. D'un autre côté, si ce n'est pas le cas, demandez à quelqu'un de vous appeler.

N'oubliez pas la loi de Murphy.

Nommé d'après le capitaine Edward Aloysius Murphy Jr., un ingénieur américain de l'aérospatiale, Murphy’s Law déclare que «tout ce qui peut aller mal ira mal». Mais qu'est-ce que cela a à voir exactement avec l'erreur de planification?

Eh bien, lorsque nous estimons le temps, la plupart d'entre nous ont tendance à être optimistes. Vous souhaitez peut-être lancer votre nouvelle entreprise dans les trois mois. Selon votre secteur d'activité, c'est probablement trop ambitieux, malgré vos meilleures intentions. Même si vous avez tout en place, vous rencontrerez des obstacles.

C'est quand être un peu pessimiste peut être utile. Il peut vous aider à prévoir et à résoudre les éventuels pièges. De toute évidence, vous ne pouvez pas planifier pour chaque scénario. Mais voici quelques façons de créer les panoramiques appropriés:

• Fixez un délai réaliste. Et ajoutez un peu de temps tampon à cela. Certains suggèrent d'ajouter 20 pour cent à votre temps estimé. Commencez par cette estimation, puis recalculez au besoin.
• Donnez la priorité à vos listes afin de ne consacrer que du temps et de l'énergie à ce qui doit être fait.
• Réfléchissez à ce qui pourrait mal tourner et comment vous pouvez répondre à chacun. Si cela vous semble écrasant, vous pouvez regarder et voir quels obstacles vous et vos concurrents avez dû surmonter dans le passé.

Utilisez des estimations en trois points.

«La technique d'estimation en trois points vous oblige à faire face à votre optimisme éventuel en vous demandant d'identifier trois éléments de données différents », note Jessica Greene. Ce sont:

• Estimation du meilleur scénario
• Estimation du pire scénario
• Estimation du scénario le plus probable

«Sachant que nous avons tendance à être optimistes lors de l'estimation, l'estimation du meilleur scénario est probable le même que votre estimation initiale », ajoute Greene. "Le scénario le plus probable pourrait être basé sur les données historiques dont vous disposez pour effectuer des tâches similaires." Et, comme pour le pire des cas, vous devez «considérer combien de temps quelque chose pourrait prendre si tout va mal».

Après avoir collecté les trois nombres, «calculez la moyenne des trois points de données». Vous pouvez le faire en ajoutant simplement les trois nombres ensemble et en les divisant par trois. "Par exemple, si votre meilleur scénario est de trois jours, votre scénario le plus probable est de cinq jours et votre pire scénario de neuf jours, ajoutez simplement 3 + 5 + 9." Ensuite, "prenez la somme de 17 et divisez-la par trois". Votre estimation sera la moyenne, qui ressort à 5,67 jours.

Connexes: Lequel est venu en premier: l'estimation du temps ou le temps-sucer?

Vous aurez pour garder votre temps plus que jamais maintenant. Vous aurez besoin de savoir comment déterminer quelles réunions sont chronophages – même les réunions numériques. Vous voudrez diriger un navire serré pendant que nous récupérons.

Essayez la méthode des «100 blocs par jour».

«La plupart des gens dorment environ sept ou huit heures par nuit», écrit Tim Urban à Attendez Mais pourquoi . «Cela laisse 16 ou 17 heures éveillés chaque jour. Ou environ 1 000 minutes. " Donc, Tim recommande de considérer ces 1 000 minutes comme 100 blocs de 10 minutes.

L'idée est alors de "passer 10 minutes de votre vie sur chaque bloc jusqu'à ce que vous finissiez par manquer de blocs, et qu'il soit temps de dormir, »Explique Tim. Comment pouvez-vous faire cela? En plaçant ces blocs de temps sur une grille. La raison? Il vous permet de remarquer combien d'entre eux sont:

• Vous mettre à améliorer votre avenir, et combien d'entre eux sont juste là pour être apprécié?
• Passé avec d'autres personnes, et combien sont pour le temps seul?
• Utilisé pour créer quelque chose, et combien sont utilisés pour consommer quelque chose?
• Concentré sur votre corps, combien sur votre esprit, et combien sur aucun en particulier?
• Vos blocs préférés de la journée, et lesquels sont vos moins préférés?

"Vous devriez penser à tout ce que vous pourriez passer votre temps à faire dans le contexte de sa valeur en blocs", écrit Tim. La cuisson du dîner, par exemple, "nécessite trois blocs, tandis que la commande en requiert zéro – est-ce que la cuisson du dîner vaut trois blocs pour vous?"

Je ne vous recommanderais pas de le faire tous les jours. Mais cela peut valoir la peine d'essayer pendant quelques jours afin de voir visuellement comment vous passez votre temps et quels articles ne sont pas négociables et ce qui est flexible.

Minimisez les distractions et surmontez la procrastination.

Même si vous 'ai fait tout ce qui précède, il est presque impossible de rester sur la bonne voie lorsque des distractions vous bombardent. Essayez de les minimiser autant que possible. Je parle ici des suspects habituels, comme les notifications de smartphone ou les collègues bavards. Mais vous devez également réaliser que votre esprit commencera à errer quand il aura besoin d'une pause. Pour résoudre ce problème, le calendrier des pauses en utilisant quelque chose comme la technique de Pomodoro.

Qu'en est-il de la procrastination? Les recherches de Katherine Milkman à l'Université de Pennsylvanie et de Leslie John à la Harvard Business School montrent que fixer des «intentions de mise en œuvre» peut réduire la procrastination . Cela peut également augmenter la probabilité que les gens suivent. De plus, vous pouvez également surmonter ce problème en :

• Utilisation de votre calendrier pour vous garder organisé et établir des délais.
• Commencer juste à vous aider à vous mettre dans un groove.
• Mise en place d'un système de responsabilité.
• S'attaquer aux éléments au moment où vous êtes dans la zone ou pour empêcher les petits éléments de s'accumuler.
• Réduire votre charge de travail. Prenez l'habitude de dire «non» plus souvent et déléguez ou automatisez des tâches qui ne valent pas votre temps.

Connexes: Comment briser votre habitude de procrastination dans les 21 prochains jours sans utiliser la volonté

Vous voudrez compartimenter encore plus votre stress au travail et dans la vie – et soyez vigilant pour continuer à travailler. Vous n'aurez pas autant de latitude dans l'erreur de planification.

Évitez l'erreur de planification.

Vous avez besoin de toutes les informations que vous pouvez collecter sur les affaires et vous pouvez tirer des leçons du succès ou de l'échec. Mais plus vous pouvez limiter les effets de l'erreur de planification, plus vous serez avancé.