Qu'est-ce que la gestion des installations et quand une entreprise doit-elle commencer à y penser?

avril
19, 2019

7 min de lecture

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Lorsque vous exploitez une entreprise si petite qu'elle convient à un seul bureau, la gestion des installations ne vaut pas la peine de perdre le sommeil. Mais à mesure que votre entreprise se développe, un de vos bureaux peut se transformer en un bâtiment et une seule machine en une chaîne de production.

Avant de vous en rendre compte, vous disposerez de nombreux actifs à gérer. Une base continue

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La gestion des installations entre ainsi sur la scène: elle vous assure un environnement bien organisé

Gestion des installations: notions de base

La gestion des installations est essentiellement une profession qui se concentre sur la maintenance efficace des bâtiments et des équipements d’une organisation de manière à offrir le meilleur rapport qualité-prix. au propriétaire du bâtiment et aux utilisateurs.

Il s’agit également d’un service d’appui multidisciplinaire qui peut s’appliquer à n’importe quel créneau ou secteur. Parmi ses nombreuses applications, il peut assurer la sécurité, la fonctionnalité et le confort dans l’environnement bâti ainsi que le respect des exigences légales en vigueur.

En Amérique du Nord, le marché de la gestion des installations est de plus en plus utilisé par une grande variété d’entreprises: Le rapport Transparency Market Research 2017 a estimé un taux de croissance annuel composé de 13,6% entre 2017 et 2024.

Néanmoins, si vous n'avez jamais utilisé de services professionnels de gestion d'installations auparavant, vous vous demandez peut-être si, et quand, cela devrait devenir la prochaine étape pour votre entreprise. Voici les signes indiquant qu'il est temps qu'une entreprise envisage d'adopter la gestion des installations:

1.Votre coût de maintenance grimpe en flèche

Il est reconnu que la maintenance coûte de l'argent, mais que ces coûts ne devraient pas nuire à votre entreprise. .

Lorsque vous remarquez que les coûts de réparation et d’entretien augmentent inexplicablement tous les ans, il est courant de gaspiller de l’argent, notamment en cas d’abus ou de sous-utilisation du matériel existant, d’inventaire inutile, de stocks et de pièces de rechange, ainsi que de bureaux inutilisés. Wired a rapporté qu'en 2013, au cours des 30 années précédentes, les États-Unis avaient ajouté environ 2 milliards de pieds carrés d'espace de bureau à son parc existant, ce qui n'est pas une nécessité de la main-d'œuvre hautement mobile d'aujourd'hui. Avoir plus d'espace à entretenir augmente automatiquement vos coûts de maintenance.

Un autre facteur qui ajoute rapidement à vos résultats est la mauvaise gestion du personnel de maintenance et des autres dépenses de personnel. Sur une période de 30 ans, alors que les coûts d'exploitation et de maintenance d'un bâtiment représentent 6% du coût total, les coûts représentent à eux seuls 92%, selon une étude britannique rapportée par Researchgate.

Si vous utilisez un système dans lequel vous faites souvent appel à des plombiers indépendants, des électriciens, des chauffagistes et d'autres techniciens les coûts s'accumulent rapidement. Sans parler du fait que l'implication de ces sous-traitants comporte également un risque de problèmes de contrôle qualité, en particulier si:

• Vous avez une très grande installation.
• Vous gérez plusieurs sites.
• Vous n'avez pas de véritable moyen de suivre si les tâches sont effectuées correctement.

L'un de nos clients, Joe Romero de Myriad Genetics, avait exactement ce problème. Il avait été embauché en tant que responsable des installations et avait remarqué que son prédécesseur surveillait tout manuellement, ce qui signifiait que la société ne savait pas si les tâches de maintenance étaient en cours d'achèvement.

Lorsque Romero met en place un logiciel de gestion des installations, il peut voir si des sous-traitants externes faisaient le travail qu'ils facturaient. En résumé, il a dû remplacer son principal fournisseur d’entretien, car il avait découvert que ce dernier n’exécutait pas les tâches pour lesquelles il avait été engagé.

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En raison de ces problèmes, certaines entreprises forment une équipe interne ou recherchent un fournisseur unique pour assumer la responsabilité de ses tâches de back-office. GoDaddy en est un bon exemple, car il a pu réaliser des économies de coûts de 10% en employant des services d'installation intégrés . Une autre remarque intéressante dans cette histoire de succès est la raison pour laquelle GoDaddy a choisi le fournisseur de services pour installations intégrées ISS, car ISS fonctionnait déjà dans toutes les régions géographiques sur lesquelles GoDaddy envisageait de s’étendre.

2. Vous avez des difficultés dans la gestion et le suivi des actifs.

Il est préoccupant de savoir que plus de 40% des petites entreprises suivent leurs actifs manuellement ou ne les surveillent pas du tout . Bien que cette pratique ne cause que très peu de problèmes au début, de vrais problèmes surgissent dès que vous commencez à vous développer.

La gestion des installations peut vous aider à mieux gérer et suivre les actifs et les stocks si vous rencontrez l'un des problèmes suivants:

• Le registre des actifs est inadéquat ou n'existe pas du tout.
• Il est de plus en plus difficile de suivre les actifs détenus par la société.
• L'organisation ne peut déclarer avec certitude la position de son actif.
• L'état actuel de tout actif et son emplacement est inconnu.
• Si un équipement, une machine ou un outil venait à disparaître, personne ne le remarquerait.
• Vous continuez à acheter des équipements de remplacement avant de vous rendre compte plus tard que vous en aviez déjà.

Stanley Healthcare ont rapporté qu'une solution mobile de suivi des stocks pouvait réduire de 90% les temps de recherche des équipements nécessaires et aider une entreprise à réaliser d'importantes économies de coûts en évitant les achats inutiles de stocks. es (amélioration de l'invisibilité des stocks) et perte d'équipement (contrôle du retrait).

3. Vous constatez un arriéré de plus en plus important de tâches de maintenance incomplètes.

Plusieurs sources de recherche, telles que celle de de Steelcase Global, confirment la corrélation positive entre l'engagement des employés et la satisfaction au travail. En d'autres termes, les employés heureux sont des employés productifs. En l'absence de service de gestion technique désigné, ce n'est qu'une question de temps avant qu'ils ne deviennent frustrés et distraits à cause de fuites de robinets, d'ampoules cassées ou d'un système de climatisation de la cantine du personnel qui ne fonctionne pas correctement.

Même si ces tâches ont pour instruction d'appeler les services appropriés, elles sont souvent reportées à une date ultérieure – elles commencent donc à s'empiler. Bientôt, l'entreprise est confrontée à une liste de maintenance différée considérable et à très peu d'espoir de tout résoudre. Une étude menée par Rick Biedenweg et ses collègues du Pacific Partners Consulting Group a révélé que chaque dollar reporté en coûts de maintenance entraîne des besoins en renouvellement de capital de 4 dollars dans le futur, c'est donc quelque chose que vous voulez absolument éviter.

Empêcher la création d'un arriéré des tâches de maintenance non terminées n’est que l’une des nombreuses responsabilités du responsable des installations .

4. Problèmes de sécurité récurrents

Les problèmes de sécurité récurrents indiquent que vous évoluez dans un environnement potentiellement dangereux. La simple vérité est que l’amélioration de la sécurité de votre installation n’est pas une question de choix, elle est requise par la loi. Chaque année, l'OSHA publie plus de 40 000 citations les infractions les plus fréquentes étant:

• le manque d'équipement de protection individuelle (EPI)
• l'absence d'un programme de communication des dangers pour les produits chimiques
• non-tenue du registre des accidents et des blessures
• manque de formation en matière de sécurité

Le gestionnaire des installations tient compte de ces facteurs et peut vous aider à atteindre et à maintenir les plus hauts niveaux de sécurité opérationnelle en utilisant une combinaison de la technologie et de l'expertise humaine et en suivant . ] ces Lignes directrices relatives à l'environnement, à la santé et à la sécurité .

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un changement

Si l’une des situations ci-dessus décrit la situation actuelle de votre entreprise, il est clair que du temps et des ressources précieuses sont gaspillés. Peu importe si vous allez former une équipe de gestion d’installations interne ou sous-traiter le tout à un sous-traitant indépendant. Le fait est que vous comprenez comment la gestion des installations peut entraîner des économies de coûts importantes, une amélioration des performances en matière de sécurité et une meilleure prestation globale des services pour votre entreprise.