Qu’est-ce que la gestion des documents des employés ?
La gestion des documents des employés consiste à conserver un dossier officiel pour tous les employés actuels et passés. Il comprend tous les documents clés générés ou collectés tout au long du cycle de vie de l’embauche à la retraite et est soumis à de multiples audits et contrôles. Ces informations doivent rester privées et protégées, facilement accessibles à ceux qui en ont besoin, jusqu’à leur élimination éventuelle au moment opportun. La prochaine génération du classeur (image des chemises colorées de Manille avec des étiquettes manuscrites), il porte le stockage de documents de base à un tout autre niveau avec des capacités et des fonctions supplémentaires conçues pour faciliter la vie de l’équipe RH, garder les documents en sécurité et assurer conformité aux exigences réglementaires.
Quelles sont les capacités d’un logiciel de gestion de documents pour les employés ?
Le logiciel de gestion des documents des employés fait plus que simplement conserver un enregistrement du travail de l’employé avec l’entreprise. Une solution robuste permettra d’atteindre tous les objectifs suivants :
- Consolidez tous les documents, de l’embauche à la retraite, dans une seule source centralisée de vérité
- Éliminer le papier, ainsi que les coûts et les risques qui vont avec
- Facilitez la recherche rapide d’un document à l’aide de fonctionnalités telles que l’affichage des vignettes ou la recherche de texte intégral
- Autoriser les RH à glisser-déposer les téléchargements pour un ou plusieurs documents
- Standardisez l’organisation du contenu avec des sous-dossiers et des types de documents créés automatiquement
- S’assurer que les dossiers des employés sont complets et à jour avec tous les documents requis
- Automatiser le flux d’informations d’un système de gestion RH
- Tirez parti des autorisations existantes basées sur les rôles pour vous assurer que l’accès est autorisé et que les documents sont définis pour vous aider à améliorer la sécurité des documents des employés
- Améliorez la vitesse et la précision en créant des contrats et des communications à l’aide de la génération automatisée de documents
- Automatisez la conservation et l’élimination des documents conformément à la politique de l’entreprise
- Inclure les suspensions légales pour empêcher les modifications des fichiers pendant les litiges
- Permettre aux employés de visualiser ou de créer leurs propres documents sans intervention des RH
- Protégez-vous contre les failles de sécurité
Comment fonctionne une solution de gestion des documents des employés pour SAP® SuccessFactors ?
Une solution de gestion des documents des employés spécialement conçu pour SAP SuccessFactors est intégré de manière transparente pour améliorer la productivité des RH, accélérer l’expérience des employés et simplifier la sécurité, la confidentialité et la conformité. Les intégrations sont construites sur 5 dimensions:
- Interface utilisateur – accéder à la solution directement depuis SAP SuccessFactors, améliorant ainsi l’expérience utilisateur
- Autorisations basées sur les rôles – tirer parti du modèle d’autorisation existant en temps réel pour garantir que l’accès est sécurisé et contrôlé
- Documents – consolidez les documents de plusieurs modules et portlets dans un référentiel centralisé, ce qui permet de trouver plus rapidement et plus facilement ce que vous recherchez
- Métadonnées – améliorez la recherche et le reporting avec les données des employés de SAP SuccessFactors et utilisez-les pour générer des communications personnalisées
- Flux de travail – automatisez vos processus pour rendre les RH plus productives et offrir une meilleure expérience employé
Quels sont les avantages d’un système de gestion des documents des employés ?
Excellence opérationnelle pour les RH
Les équipes RH ont beaucoup à faire et doivent trouver des moyens de créer des gains d’efficacité dans l’administration des documents. Un système intégré de gestion des documents des employés contribuera à augmenter la productivité et permettra aux RH de consacrer leur temps à des activités axées sur l’expérience des employés et la stratégie commerciale. En automatisant les processus liés aux documents, en offrant un libre-service aux employés et en regroupant dans un emplacement facile à rechercher, les RH peuvent réduire une partie de la charge administrative associée aux dossiers des employés.
Conformité et sécurité simplifiées
Avec des réglementations nouvelles et complexes confidentialité et conservation des documents, ainsi que des risques accrus d’incidents de sécurité, la gestion des documents des employés devient un complément essentiel à un écosystème RH. Des fichiers complets et à jour pouvant être localisés rapidement, des autorisations basées sur les rôles, des pistes d’audit complètes et une disposition automatisée faciliteront la conformité et contribueront à réduire la probabilité de frais juridiques et d’amendes coûteux.
Améliorez l’expérience des employés
Les employés attendent des processus numériques, des communications personnalisées et un accès simple et rapide à leurs informations. Un système de gestion des documents des employés offre aux employés la facilité et la transparence de pouvoir accéder à leurs propres fichiers ou de générer eux-mêmes certains documents sans attendre une réponse des RH. Un contrat reçu numériquement, sans erreur, avec l’option de signature électronique peut grandement contribuer à faire ressentir à un employé un sentiment de fierté et de confiance envers son organisation.
Bénéfices supplémentaires
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