Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise (ECM) ?

Gestion de contenu d’entreprise (ECM) fait partie intégrante de l’architecture technologique de l’entreprise depuis plus d’une décennie. Traditionnellement, il était décrit comme un ensemble de processus, de stratégies et d’outils permettant à une entreprise de capturer, gérer, stocker et conserver du contenu dans toute l’organisation. Mais les besoins des entreprises et les solutions de gestion de contenu d’entreprise ont radicalement changé ces dernières années.

Aujourd’hui, le partage d’informations et la collaboration avec des collègues, des clients, des fournisseurs et d’autres partenaires commerciaux est une partie essentielle des affaires. Pour répondre aux demandes des entreprises mondiales avec une main-d’œuvre numérique distribuée, ECM s’est transformé en services de contenu.

Quels sont les avantages d’une solution de gestion de contenu d’entreprise ?

Issu des systèmes de gestion de documents des années 1990, le logiciel de gestion de contenu d’entreprise a été conçu pour apporter une couche d’entreprise à l’automatisation des processus centraux axés sur les documents.

Il s’est efforcé de créer un référentiel – une source unique de vérité – où le contenu pourrait être stocké, géré, recherché et récupéré. Il a fourni de nouveaux niveaux de contrôle et de gouvernance de l’information qui n’étaient pas possibles auparavant.

Ces solutions étaient incroyablement puissantes dans la gestion des documents et des enregistrements. Au fur et à mesure que de plus en plus de contenu, dans des formats structurés et non structurés, était créé, le meilleur logiciel ECM garantissait que tout était consultable et accessible pour les utilisateurs, les auditeurs et la conformité.

Alors pourquoi, avec tant de fonctions commerciales importantes, tant d’implémentations sont-elles restées sous-utilisées ? Parce que l’accent de Solutions ECM était à l’origine sur la technologie plutôt que sur les processus commerciaux et les personnes qui l’utilisaient. Les organisations étaient plus intéressées à contrôler leur contenu qu’à permettre à leurs employés d’en faire ce qu’ils pouvaient faire.

Cela a conduit à des systèmes qui étaient excellents pour capturer, stocker et gérer le contenu, mais qui étaient difficiles à utiliser et à forte intensité de main-d’œuvre pour l’utilisateur final, ce qui l’obligeait souvent à modifier ses processus de travail pour s’adapter au système.

En conséquence, les utilisateurs ont souvent résisté au passage à l’ECM et ont continué à travailler comme avant. Ils ont persisté à enregistrer leur contenu sur des disques durs et des partages de fichiers, ne transmettant le contenu au logiciel ECM que lorsque leur tâche était terminée.

Le système ECM est devenu principalement un système d’enregistrement, ce qui était idéal pour le contrôle et la gouvernance des documents commerciaux officiels, tandis que des silos d’informations isolés se répandaient dans toute l’organisation à mesure que les utilisateurs créaient de nouveaux contenus dans leurs systèmes préférés.

Le logiciel ECM obligeait l’utilisateur à venir au contenu et, pour être efficace, l’ECM devait amener le contenu à eux.

Quelles sont les capacités d’un système de gestion de contenu d’entreprise ?

Le passage aux services de contenu offre aux organisations une nouvelle façon de connecter le contenu à leur activité numérique. Il fournit des outils, des techniques et des stratégies pour responsabiliser les utilisateurs finaux en facilitant le travail, le partage et la collaboration sur le contenu.

Cela leur donne accéder au bon contenu dans les applications avec lesquelles ils sont le plus à l’aise. En même temps, il s’appuie sur contrôle et gouvernance des fonctionnalités pour permettre un partage d’informations sécurisé et une collaboration au sein de l’entreprise et avec des partenaires externes.

Les organisations ont besoin d’applications légères, décentralisées et conçues à cet effet, faciles et efficaces à mettre en œuvre et à utiliser. Les solutions de services de contenu qui aident à atteindre cet objectif incluent :

• Étendue des capacités maîtriser gestion de contenu, capture, archivagegénération de documents et plus encore.
• Intégrations profondes et prêtes à l’emploi avec le les équipes d’applications principales travaillent au quotidien– comme SAP, Salesforce, SuccessFactors et Microsoft – pour minimiser le besoin de changement d’application et fournir des informations quand et où elles sont nécessaires.
• Automatique et embarqué gouvernance de l’informationy compris la gestion des enregistrements, l’archivage et l’eDiscovery.
• Expériences des employés avec un accès réactif basé sur les rôles ; n’importe où sur n’importe quel appareil.
• Évolutivité pour traiter autant d’objets par jour que nécessaire (potentiellement des millions), toujours en toute sécurité.
• Flexibilité pour exécuter la solution n’importe où—sur site, cloud privé, hyperscaler (par exemple Google Cloud, AWS, Microsoft Azure), cloud public SaaS ou étendre et intégrer avec les API cloud.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise ?

Les organisations ont toujours besoin des fonctionnalités de base que les logiciels ECM ont toujours fournies. Il s’agit moins d’extraire et de remplacer que de créer de nouveaux services de contenu sur les fondations que la plupart des organisations ont établies avec leurs solutions ECM, en créant une plate-forme de services de contenu.

Selon Gartner®, ECM est utilisé pour créer, stocker, distribuer, découvrir, archiver et gérer du contenu non structuré (tel que des documents numérisés, des e-mails, des rapports, des images médicales et des documents de bureau) et, en fin de compte, analyser l’utilisation pour permettre aux organisations de fournir un contenu pertinent aux utilisateurs où et quand ils en ont besoin.

Une plate-forme de services de contenu va encore plus loin dans l’ECM.

Là où l’ECM consistait autrefois à établir un contrôle strict sur l’utilisateur du contenu, le rôle principal d’une plate-forme de services de contenu est de fournir aux utilisateurs le contenu dont ils ont besoin, dans le format qu’ils souhaitent, au moment où ils en ont besoin et sur l’appareil qu’ils utilisent. .

Il permet un déploiement flexible sur site, hébergé ou SaaS, et fournit des analyses avancées pour générer des informations et des actions basées sur toutes les données de votre contenu.

Que sont les services de contenu et comment sont-ils liés à la gestion de contenu d’entreprise traditionnelle ?

Le concept initial du logiciel de gestion de contenu d’entreprise est que le contenu créé au sein d’une organisation est son atout le plus précieux et, en tant que tel, doit être géré tout au long de son cycle de vie afin qu’il puisse être consulté et utilisé efficacement. Les meilleurs outils ECM ont été développés dans cet esprit.

L’approche traditionnelle de l’ECM exigeait des organisations qu’elles réalisent d’importants investissements dans des systèmes de gestion de contenu d’entreprise souvent complexes et peu maniables. Dans de nombreux cas, cela a entraîné une adoption lente par les utilisateurs finaux et des fonctionnalités sophistiquées qui ont été sous-utilisées.

Les travailleurs du savoir numérique d’aujourd’hui souhaitent accéder au contenu, à tout moment et en tout lieu, et celui-ci doit être dans un format facile à utiliser et disponible dans l’application de leur choix. De cette façon, le contenu peut être le carburant qui alimente les processus métier, et pas seulement un actif d’entreprise à contrôler et à protéger.

Les services de contenu offrent une nouvelle approche de la gestion de contenu d’entreprise où la fonctionnalité ECM est étendue aux applications principales, sous la forme de microservices, que les gens utilisent quotidiennement, tandis qu’une plate-forme de services de contenu fonctionne en arrière-plan pour fournir le même niveau de contrôle, de sécurité , et la conformité qui est depuis longtemps la marque de fabrique des solutions ECM.

Pourquoi choisir OpenText comme fournisseur de gestion de contenu d’entreprise ?

OpenText est un leader de la gestion de contenu d’entreprise depuis plus de 20 ans, fournissant les meilleures solutions ECM sur site et basées sur le cloud, et est la première organisation à adopter pleinement la transition des logiciels ECM vers les services de contenu.

Voici trois raisons de choisir OpenText comme fournisseur de gestion de contenu d’entreprise :

• Numéro un sur le marché : des milliers d’organisations font confiance aux solutions de gestion de contenu OpenText pour leurs capacités de niveau entreprise, la gestion des enregistrements de pointe, la capture de données, la visualisation, la transformation et le partage de contenu d’entreprise. OpenText offre une gamme de solutions de gestion de l’information et de services de contenu pour répondre à toutes les exigences de l’entreprise.
• Intégrations à la pointe de l’industrie : les organisations ont besoin d’un lieu de travail numérique qui permet des flux d’informations fluides et améliore la gestion des processus. Intégrez SAP, Salesforce, Microsoft et d’autres applications de pointe et intégrez de manière transparente les services de contenu OpenText et les solutions de collaboration de contenu pour minimiser le changement d’application et augmenter la productivité des utilisateurs.
• Avenir dans le cloud : OpenText offre la possibilité de choisir parmi toutes les options de déploiement, qu’il s’agisse d’un cloud privé, public ou hybride, d’un SaaS multi-tenant ou sur site. Les organisations peuvent pérenniser leurs opérations en tirant parti d’une feuille de route robuste et d’améliorations de fonctionnalités innovantes trimestrielles.

En savoir plus sur comment nous pouvons vous aider.