Quelle est votre gestion des dépenses qui vous coûte?

Vous avez atteint votre limite de dépenses. L'utilisation de systèmes manuels obsolètes sur support papier pour le suivi des dépenses coûte de l'argent à votre organisation et à la santé de vos propres employés. Comme les employés dépensent plus d’argent sur plus de canaux que jamais, la difficulté de suivre les dépenses en tant qu’organisation monte en flèche. Répondez à la question suivante pour savoir où en est actuellement votre propre entreprise:

Que voulez-vous que votre entreprise soit vraie dans la liste ci-dessous?

• Systèmes rationalisés
• Productivité maximisée
• Données de dépenses précises [19659004] Employés habilités et satisfaits
• Dépenses efficaces
• Toutes les réponses ci-dessus

Nous allons faire une fausse estimation en disant que vous avez choisi toutes les réponses ci-dessus. La façon dont vous décidez de configurer votre processus de dépense affecte chaque facette de votre entreprise. Cela signifie également que les rapports de dépenses manuels pèsent plus lourd sur votre entreprise que vous ne le pensez.

Quel est le coût d’une dépense moyenne pour votre organisation? Faisons le calcul: le nombre d’heures consacrées aux rapports de dépenses multiplié par le salaire horaire moyen de votre personnel, divisé par le nombre de rapports de dépenses que vous traitez par an, vous donnera le nombre personnalisé de votre organisation. Il ressemble à ceci:

(Heures passées annuellement dans les notes de frais) x (Taux horaire moyen de votre personnel de traitement) ÷ (Nombre de notes de frais par an) = Coût par charge [19659015] report

Restez simplifié

Vous pouvez dire adieu aux traitements manuels inefficaces et saluer une solution automatisée et connectée de gestion des déplacements, des dépenses et des factures. Avec l’automatisation de votre côté, votre organisation peut opérer en toute confiance avec des données de dépenses fiables et rationalisées. Supprimer des étapes inutiles telles que l’impression de documents et la saisie manuelle d’informations profitera non seulement aux processus d’aujourd’hui, mais augmentera également au fur et à mesure de la croissance et des changements de votre entreprise. Toujours pas convaincu? Puis posez-vous ces quatre questions:

• Votre système de facturation des comptes fournisseurs est-il évolutif pour la croissance?
• Votre processus de dépense pourrait-il être simplifié avec une solution simplifiée?
• Vos employés et parties prenantes sont-ils frustrés par votre processus? ] Disposez-vous de l’assistance technologique nécessaire pour que votre système de facturation fonctionne de manière transparente?

Optimisez la productivité

À mesure que les dépenses des employés deviennent plus complexes, le processus de génération de rapports manuel devient encore plus pénible, ce qui rend vos rapports une recette pour des heures perdues, jours et dollars. Cela se traduit par le fait que les finances et le personnel AP passent beaucoup de temps avec des tâches manuelles, tandis que les décideurs financiers passent beaucoup plus de temps à essayer d'analyser et d'interpréter les données . Heures passées x salaire horaire par employé = Coût d'un processus manuel

À l’aide de solutions automatisées et intégrées, vous pouvez écarter de la tâche de vos employés de nombreuses tâches manuelles, frustrantes et banales et vous donner plus de temps à vous-même et aux autres pour vous concentrer sur des tâches stratégiques propices à la croissance. Obtenir des gains d'efficacité dans les flux de travail AP entraîne à lui seul une réduction de 68% du temps de traitement des factures – imaginez ce que vous pourriez faire avec tout ce temps libre.

Rapport avec précision

Tout le monde commet des erreurs, mais lorsque 10% des factures ont erreurs, quelque chose doit changer . Les entreprises qui utilisent à la fois du papier et des tableurs pour traiter leurs dépenses sont particulièrement exposées à ce problème. Les reçus papier peuvent être perdus et il n’est pas difficile d’imaginer les erreurs manuelles qui peuvent apparaître lors de la copie de données dans un formulaire. Les processus manuels sont sujets à des saisies de données inexactes et même à des pratiques frauduleuses ce qui peut avoir les conséquences suivantes:

• 20% des entreprises affirment que le rapprochement des factures en double fait partie des principaux défis à relever d'après les recherches de l'IOFM, le traitement des factures papier.
• La saisie des données peut facilement provoquer une surcharge des stocks, ce qui peut engendrer une méfiance et une confusion entre vous, vos clients et vos employés.

La mise à jour de l'automatisation peut réduit ces erreurs de plus de 90% . En détectant les entrées en double et en signalant automatiquement les dépenses en dehors de la stratégie, les allers-retours de votre employé vers votre équipe de comptabilité sont pratiquement éliminés. Toutes les communications peuvent être gérées dans le système et entièrement documentées à des fins d'audit.

Améliorez la satisfaction des employés

Réduisez le temps que vos employés consacrent à la création et à la saisie manuelles des dépenses, sans avoir à suivre le traitement des reçus sur papier, à alléger charge et renforce le moral de votre organisation. L’automatisation de vos flux de travail et la mise en œuvre des meilleures pratiques pour votre personnel comptable amélioreront considérablement la précision, le temps de cycle et la satisfaction des employés.

Mais la frustration ne se termine pas avec la soumission des dépenses. Les employés attendent souvent longtemps avant de se faire rembourser. Le délai moyen est de 8 jours entre l'approbation et le remboursement, mais cela peut parfois prendre encore plus longtemps. Et c’est beaucoup de temps passé à payer des dépenses personnelles. Grâce à l’automatisation, à la facilité d’utilisation et à la disponibilité des applications sur les appareils mobiles, divers groupes d’employés gagnent un temps substantiel pour la soumission et la vérification des dépenses.

Des outils mobiles simples à utiliser qui offrent aux consommateurs – des expériences similaires au travail connectent vos employés aux applications qu'ils utilisent déjà à la maison, facilitant ainsi la réservation de voyages, la soumission de dépenses et l'approbation de factures . En termes de satisfaction, les choses sont claires: votre entreprise sera capable de conserver efficacement les personnes avec de meilleurs systèmes et processus.

Préserver la conformité et l'efficacité

Plusieurs coûts cachés peuvent être évités. craquer lors de l'utilisation de processus manuels, y compris les coûts de main-d'œuvre et la fraude Les coûts de main-d'œuvre obligent de nombreuses entreprises à consacrer près de deux fois plus d'argent aux processus de facturation qu'à des solutions plus efficaces et rationalisées. Autrement dit, les entreprises dépensent sans le savoir beaucoup d’argent.

Les processus liés au papier sont également extrêmement vulnérables à la fraude, un coût que personne ne veut gérer. Selon le rapport de l'ACFE publié en 2018, l'organisation typique perd 5% de son chiffre d'affaires annuel en fraude avec un total de 7 milliards de dollars de pertes liées à la fraude liée au travail en 2017. Seize pour cent des entreprises ont été victimes de fraude par chèque au cours des deux dernières années, selon IOFM rapports. Yikes.

En utilisant l'IA pour détecter les signes de fraude et la conformité aux politiques intégrée, vous pouvez vous concentrer sur la prévention de la fraude plutôt que sur son rétablissement. En plaçant un microscope sur ce domaine de dépenses, vous éviterez que des fraudeurs soient actifs dans plusieurs domaines de l'entreprise. L'automatisation atténue le risque de fraude en limitant la capacité d'approuver les factures et d'effectuer des paiements aux personnes autorisées. La visibilité en temps réel de tous les processus empêche les personnes non autorisées d'accéder aux données sensibles. En fin de compte, les processus automatisés peuvent vous aider à mieux suivre l'argent de votre organisation, ainsi que:

La ​​bonne nouvelle est que vous pouvez le faire!

Heureusement, il est facile de passer du mode manuel au mode automatisé. rationalisé et risqué à l'aise

Dans le climat actuel des affaires, les entreprises de tous les secteurs subissent des pressions pour faire plus avec moins. Cela signifie que les organisations ne peuvent pas se permettre de gâcher des occasions de libérer leur fonds de roulement. L'automatisation de la gestion des dépenses avec des solutions modernes et faciles à intégrer est tout à fait logique. Écartez les systèmes maladroits pour vous concentrer sur ce qui motive votre organisation aujourd'hui.

Cet article a été initialement publié sur le site Concur Newsroom.

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