Que s'est-il passé lorsque notre équipe est passée aux réunions asynchrones?

Cela prend généralement la forme d’une réunion – ou d’un appel vidéo, pour ceux d’entre nous qui sommes à distance. Pour l'équipe mobile de Buffer, voici à quoi cela ressemblait pour nous depuis longtemps.

Nous avions une réunion vidéo d'environ 45 minutes chaque semaine où nous étions face à face en tant qu'équipe, à la même page à propos de le travail, les discussions entre bloqueurs et défis, les décisions à prendre et les mises à jour mutuellement.

Bien que le format des réunions change et s'adapte avec le temps, nous assistons régulièrement à ces «Synchronisations mobiles». Nos ordres du jour, que nous avons conservés dans Dropbox Paper, prenaient généralement le format suivant:

Cela fonctionnait très bien pour nous – jusqu'à récemment. Un de nos coéquipiers a passé quelque temps à Taiwan, élargissant les fuseaux horaires de notre équipe des États-Unis et de l’Europe à l’APAC. Avec les différences de fuseau horaire, il était impossible de trouver une heure qui convenait à tout le monde.

Au début, nous avions discuté de la question de savoir si la majorité de l'équipe devait continuer à se réunir et enregistrer la réunion. Cela aurait signifié qu'une personne (probablement celle qui se trouve dans le fuseau horaire le plus à l'est ou à l'ouest) ne nous verrait dans un enregistrement vidéo que pendant des mois.

Cela ne semblait pas une excellente solution de laisser quelqu'un de côté et de le lui demander. regardez le reste de l'équipe s'amuser, alors nous avons décidé de ne pas le faire. Plutôt que de laisser personne de côté, nous avons décidé de nous tourner vers la communication asynchrone pour que tout le monde puisse y participer. et voyez comment ils fonctionnaient pour nous.

Expérience 1: Collaborer dans Paper doc

Une expérience consistait à utiliser notre ancien document de réunion, en plaçant toujours des sujets à notre ordre du jour, puis en discutant de manière asynchrone à l'aide de commentaires. Tout cela se passait dans Dropbox Paper, ce qui n’a finalement pas fonctionné pour nous. Les commentaires doivent être trop nombreux et ne sont ni lisibles, ni faciles à suivre.

Expérience 2: les outils de stand-up ne conviennent pas

Ce n'est pas toujours la meilleure option pour intégrer un nouvel outil à un défi spécifique. , mais dans ce cas c'était nécessaire. Nous avons d’abord examiné les outils de calcul, par exemple standups.io mais nous nous sommes rendu compte simplement, en regardant quel problème ils résolvaient, qu’ils n’étaient pas le bon outil pour le poste.

Expérience 3: Carotte + Loom a presque fonctionné!

Le premier outil que nous avons utilisé est Carrot ce qui nous a permis de diviser les choses en zones, de créer des sujets et de créer des commentaires. Nous avons créé une zone spécifique «Mobile Sync», dans laquelle nous ajoutons notre pensée jeudi, notre journée habituelle «Mobile Sync».

Parallèlement, nous avons parfois lié une vidéo enregistrée à l'aide de Loom . un sujet ou en partageant notre écran comme nous pourrions le faire en appel. C'était un très bon moyen d'organiser nos pensées et de collaborer avec des idées. Il était également consultable, il était donc facile de trouver quelque chose référencé dans le passé. En prime, l'équipe qui a créé l'outil a été très réceptive chaque fois que nous leur avons adressé des questions ou des suggestions!

Notre plus grande réalisation ici est l'importance du contrôle des notifications. Carrot offrait d'excellents réglages, mais en fin de compte, ce n'était pas ce dont nous avions besoin pour son utilisation. Nous ne voulions pas être submergés par les notifications; cela devait remplacer une réunion de 45 minutes une fois par semaine. En même temps, beaucoup d'entre nous craignaient de rater quelque chose d'important dans un commentaire que nous n'avions pas vu.

Expérience 4: les threads étaient parfaitement adaptés

C'est à peu près à cette époque que Buffer a commencé à expérimenter. avec Threads comme outil de communication. En tant que société, nous recherchions un lieu plus calme, plus ouvert au fuseau horaire, pour de longues discussions qui complimentent nos discussions sur Slack. Cette expérience commençait du bon pied alors que nous remarquions nos points de douleur avec l'outil précédent, il nous a donc semblé juste d'essayer de déplacer nos «synchronisations» vers Threads. Nous sommes là depuis.

Nous avons commencé par un format similaire, dans lequel chaque sujet avait son propre “fil”. Cela semblait agréable, mais ce n’était pas la même chose qu’une synchronisation hebdomadaire. Chaque fil de discussion était un lieu de discussion sur un sujet particulier, plutôt qu'un lieu de rassemblement hebdomadaire. Nous faisons toujours des discussions séparées pour certains sujets en dehors de nos synchronisations, mais notre espace de réunion hebdomadaire s'est adapté.

Maintenant, chaque semaine, nous créons un thread le jeudi (notre précédent «jour de synchronisation») où nous discutons des choses de cette semaine. Nous pouvons diviser les sujets par des en-têtes, ajouter nos propres commentaires et commenter les commentaires des autres. Nous pouvons facilement voir s’il ya quelque chose de nouveau à rattraper sans trop de notifications. Nous sommes même en mesure de marquer quelque chose à suivre plus tard si nous le voyons et ne voulons pas oublier!

Ce que nous avons appris en nous inclinant vers l'async

Nous avons appris beaucoup de choses tout au long de notre parcours avec une communication asynchrone sur ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas, y compris de nombreux avantages supplémentaires au-delà de la flexibilité de fuseau horaire que nous n'avions jamais prédites.

Avantage: réunions auto-documentées (aucun preneur de notes nécessaire). Dans notre communication écrite, nous avons créé des réunions auto-documentées.

Vous n'avez pas à vous soucier des notes de rendez-vous ni de rattraper quelqu'un qui n'a pas pu le faire si tout est en ordre. automatiquement par écrit. Parallèlement, cela signifie que tout ce qui est partagé est également interrogeable. Vous n'avez pas à vous soucier d'oublier ce qu'un membre de l'équipe a dit il y a deux semaines; vous pouvez le rechercher si vous vous en souvenez suffisamment pour pouvoir le chercher.

Cela vous permet également de lire et de comprendre à votre propre rythme. Si des informations vous sont superflues, vous pouvez les parcourir facilement. Si quelque chose est nouveau ou plus complexe, vous pouvez prendre votre temps pour bien tout comprendre. C’est respectueux du temps que chacun passe ainsi.

Avec ce constat, nous nous sommes éloignés des vidéos enregistrées. Bien que les vidéos permettent de passer du temps sur les écrans, mais lorsque les avantages qu’elles apportent ne sont pas nécessaires, nous utilisons par défaut la communication textuelle.

Avantage: davantage de possibilités de voix silencieuses

Dans les équipes, il existe une combinaison de voix, certaines plus calmes et d'autres plus affirmées. Avoir cette diversité dans une équipe est vraiment bénéfique, mais peut rendre difficile pour tout le monde d'être entendu. Les voix calmes peuvent avoir du mal à trouver un espace pour exprimer leurs pensées, ou préfèrent prendre le temps de réfléchir à leur réponse avant de la communiquer, risquant ainsi de mettre fin au sujet avant que la pensée ne soit partagée.

La communication de texte ne discrimine pas cela. différence de style de communication. Chacun peut partager ses idées à son rythme et le lecteur ne sait jamais combien de temps il aurait fallu pour mettre ses idées en mots. Il n'y a pas d'attente pour les virages et l'ordre est plus souvent déterminé par qui est en ligne quand, et à quelle heure de son emploi du temps ils ont bloqué les messages.

Lack: Face time

Tout ceci étant dit, nous connaissons ces «asynchrones». «sync» ne remplacent pas le temps précieux que vous pouvez obtenir avec un appel vidéo.

Nous avons chacun notre propre calendrier d’appels individuels, mais nous avons constaté que nous souhaitions réintroduire un certain temps équipe entière. Notre expérience actuelle consiste en un appel hebdomadaire de 30 minutes au cours duquel nous parlons de ce qui se passe dans notre vie et discutons d’une seule question que nous avons réglée plus tôt dans la semaine. («Avez-vous l’impression que nous pourrions mieux collaborer en équipe?», Par exemple.)

Nous ne le faisons pas assez longtemps pour partager des résultats concrets, mais ce que nous avons constaté jusqu’à présent est que ce format aide à garder le chat personnel. Nous avons un début de travail détendu pour aborder tout ce qui est amusant à partager, puis nous discutons d’un seul sujet sans nous inquiéter du besoin d’aller au point suivant de l’ordre du jour, ce qui nous permettra d’approfondir les choses. Nous allons continuer à itérer sur ce format car nous trouvons ce qui fonctionne bien pour nous.

À bientôt!

Même si notre équipe entière est à nouveau dans des fuseaux horaires accessibles à nouveau, nous avons conservé notre programme hebdomadaire Threads au lieu de revenir à la synchronisation vidéo. Nous trouvons tellement utile que cette méthode respecte le temps et la voix des personnes tout en documentant nos décisions. La flexibilité obtenue grâce à cette expérience valait bien les difficultés que nous avons rencontrées en cours de route.

Y a-t-il quelque chose qui résonne ici entre vous et votre équipe? Qu'avez-vous trouvé qui fonctionne bien pour la communication entre les fuseaux horaires? J'adorerais en entendre davantage!

Un grand merci à Marcus et au reste de l'équipe mobile pour m'avoir aidé à mettre ces idées en commun.

Initialement écrit le 29 juillet 2019 . Dernière mise à jour 19 juil. 2019