Que faut-il pour une stratégie DX pour les petites et moyennes entreprises ?

70 % des petites et moyennes entreprises ne peuvent pas s’attaquer au DX

Selon l’« Enquête sur la promotion du DX dans les petites et moyennes entreprises » (période d’enquête du 28 juillet au 1er août 2023) menée par l’Agence japonaise pour l’innovation des petites et moyennes entreprises en 2023 auprès de 1 000 entreprises dans tout le pays, il a été constaté que « les personnes qui comprendre (DX) 49,1 % des entreprises ont répondu qu’elles « le comprennent dans une certaine mesure ». Près de la moitié des entreprises comprennent DX. De plus, 71,9 % des entreprises ont répondu que le DX est « nécessaire » ou « nécessaire dans une certaine mesure ».

Qu’en est-il des résultats et des effets que vous attendez de DX ? En regardant en haut des résultats de l’enquête, « Améliorer l’efficacité opérationnelle » était la réponse la plus populaire avec 64,0 %, suivie de « Réduction des coûts » (50,5 %) et « Prise de décision basée sur les données » (31,0 % ).

Takuya Honma, PDG d’IT Management Works, qui a travaillé sur la mise en œuvre informatique et le support de promotion DX pour plus de 500 petites et moyennes entreprises, déclare ce qui suit.

« De nombreux propriétaires de petites et moyennes entreprises commencent à ressentir un sentiment de crise dans la façon dont ils ont géré leur entreprise dans le passé. Je pense que les problèmes humains sont un facteur important. Par exemple, le personnel comptable qui travaillait pour de nombreuses années ont disparu. Cependant, en raison du fait que le travail est devenu individualisé, il existe des cas où il n’est plus possible de le remplacer par une autre personne. Les managers veulent en quelque sorte éliminer cette individualité, ils créent donc des systèmes et des systèmes. je veux l’inclure.

Revenons à nouveau à l’enquête. Seulement 14,6 % des entreprises ont répondu qu’elles « travaillaient déjà sur DX », et seulement un tiers des entreprises ont répondu qu’elles « envisageaient » (31,2 %).

De plus, 31,6 % des entreprises ont répondu : « Je pense que c’est nécessaire, mais je n’y travaille pas » et 37,2 % ont répondu : « Je n’ai pas l’intention de le faire ».

En d’autres termes, 68,8 % des petites et moyennes entreprises ont répondu qu’elles ne travaillaient pas sur DX.

Trois facteurs empêchent les petites et moyennes entreprises de progresser dans le domaine du DX : les personnes, les connaissances et l’argent.

Pendant longtemps, les entreprises japonaises ont mis en œuvre à plusieurs reprises des équipements système comme le suggéraient les représentants commerciaux des systèmes commerciaux et des équipements OA lors du développement de systèmes, puis les ont remplacés lorsqu’ils sont devenus obsolètes.

De plus, la gestion du système est laissée à un fournisseur externe. L’entreprise n’avait pas formé de personnel compétent en informatique au sein de l’entreprise et les connaissances n’avaient pas été accumulées au sein de l’entreprise. Cependant, à mesure que les technologies informatiques telles que les technologies low-code, no-code et cloud deviennent plus courantes, l’utilisation de l’informatique interne devient un problème important.

Cependant, il existe aujourd’hui une pénurie sans précédent de personnel informatique et les coûts de main-d’œuvre explosent. Même si les petites et moyennes entreprises tentent d’acquérir du personnel informatique talentueux, elles ne peuvent pas rivaliser avec les grandes entreprises disposant de ressources financières abondantes.

Alors que dois-je faire.

« Je pense qu’il est important que les petites et moyennes entreprises utilisent efficacement les ressources humaines externes plutôt que de recruter leurs propres ressources humaines informatiques. » (Idem)

DX est une initiative visant à augmenter la capacité de gain plutôt que le coût

Afin de promouvoir le DX, il est également important de changer la mentalité des managers.

« De nombreux propriétaires de petites et moyennes entreprises pensent que les dépenses engagées pour la mise en œuvre de l’informatique ne sont que des « coûts ». Si vous devez payer des frais mensuels pour utiliser un outil informatique afin d’améliorer l’efficacité de votre entreprise, vous pouvez le laisser tel quel. Nous pensons souvent de cette façon. Nous devons d’abord changer cette façon de penser. » (Idem)

Alors, comment les managers peuvent-ils changer leur façon de penser ?

« La raison pour laquelle nous travaillons sur DX n’est pas pour faciliter le travail des salariés, mais parce que les dirigeants d’entreprise veulent gagner plus d’argent. Il est important d’avoir cette prise de conscience. » (idem)

L’important ici est de quantifier et quantifier le flux d’affaires. En effet, il devient clair si le DX n’est pas un « coût » mais un « investissement » pour réaliser un profit.

Ce à quoi vous devez faire particulièrement attention en ce moment, c’est le montant de l’investissement informatique à dépenser par personne.

Par exemple, disons qu’il faut 30 minutes à chaque personne pour régler ses dépenses dans une entreprise de 40 personnes. Si un système de règlement des dépenses était introduit et que la tâche pouvait être accomplie en 10 minutes, l’ensemble de l’entreprise gagnerait 800 minutes, soit environ 13 heures.

Si le salaire horaire d’un employé à temps plein est de 3 000 yens, le salaire horaire est d’environ 40 000 yens et le système de règlement des dépenses peut être utilisé pour environ 500 yens par personne et par mois, le coût d’installation est donc de 20 000 yens. Cela signifie que vous réalisez déjà des bénéfices.

Si ce temps peut être économisé, les coûts de main-d’œuvre tels que les heures supplémentaires seront réduits, ainsi que les coûts des consommables, car il y aura moins de possibilités d’imprimer sur papier. Si vous utilisez votre temps libre pour lancer de nouvelles initiatives, vous pouvez vous attendre à augmenter vos ventes.

« Les coûts associés au développement de l’infrastructure interne et à l’introduction d’outils informatiques qui surviennent dans le processus de DX sont des « investissements » visant à augmenter les ventes et les bénéfices. Les dirigeants estiment que l’introduction d’outils informatiques n’est pas un « coût » mais un « coût ». J’aimerais que les gens gardent à l’esprit que c’est un investissement. » (Idem)

Une vision claire et un leadership fort sont nécessaires pour faire progresser le DX

Alors, que faut-il pour réellement faire progresser le DX ?

« Même si nous parlons de DX, ce que chaque entreprise recherche est différent. Pour y parvenir, nous devons définir clairement la vision de ce que nous voulons réaliser grâce à DX, et la direction doit avoir une forte volonté de  » y travailler en tant qu’organisation. » La clé est de le démontrer et de le communiquer fermement. » (ibid.)

Ce à quoi vous devez faire attention en ce moment, ce sont les cas où des outils informatiques sont introduits pour des raisons simples telles que « un président que je connais a dit que ce serait bien ». Même si quelque chose est nécessaire à cette entreprise, que votre entreprise en ait réellement besoin ou non est une autre histoire.

Si vous n’établissez pas une feuille de route et n’examinez pas les défis auxquels votre entreprise est confrontée, l’introduction d’outils informatiques risque de s’avérer inutile.

« Les entreprises d’une certaine taille ont établi des réglementations concernant le flux de travail, mais lorsqu’elles se rendent sur le lieu de travail, elles constatent en grande majorité qu’elles ne respectent pas les règles. Si nous ne pouvons pas le faire, même si nous procédons à la DX, nous Je ne saurai pas s’il correspond à notre activité. Dans certains cas, il existe un risque que l’efficacité de la gestion se détériore. Afin de comprendre le flux commercial Tout d’abord, il est important de le visualiser afin qu’il puisse être vu et compris.  » (même)

Pour organiser votre flux de travail, organisez votre travail en fonction de deux axes : « employés » et « clients ».

L’axe « employé » est divisé en « gestion du recrutement », « gestion du travail », « gestion des présences », « gestion des dépenses », etc., et le flux est résumé dans un schéma, et le contenu de chaque service est noté dans détail.

Parallèlement, le groupware et l’infrastructure seront également organisés. Le groupware est un outil permettant d’améliorer diverses efficacités commerciales telles que le chat, les conférences Web et le stockage dans le cloud, tandis que l’infrastructure comprend la gestion des actifs, les mesures de sécurité, les équipements de communication et les serveurs partagés.

D’autre part, l’axe « client » fait référence au flux depuis le contact avec les clients jusqu’à la vente, et visualise la « gestion des cartes de visite » et la « gestion des ventes » depuis les prospects jusqu’à la réception des commandes.

« En termes d' »employés », la question est de savoir si le processus allant du recrutement à la comptabilité est correctement géré. Les informations de recrutement sont gérées par le service des ressources humaines et les employés embauchés travaillent dans les services qui leur sont attribués. Cependant, différents départements ou divisions peuvent être gérer différents systèmes. Si les données ne peuvent pas être liées à chaque système, il ne sera pas possible de visualiser le flux du recrutement à la comptabilité. « La question est de savoir si les échanges de cartes de visite et les demandes de renseignements depuis le site Web peuvent être gérés de manière centralisée. » )

L’axe « client » est plus facile à comprendre que l’axe « employé », c’est pourquoi de nombreuses entreprises sont conscientes du flux de travail, mais il existe des systèmes existants qui diffèrent d’un département à l’autre, il est donc difficile de comprendre l’image globale. cas où il n’y a personne.

En visualisant ce type de flux de travail, nous pouvons identifier les goulots d’étranglement et réfléchir à ce qui serait idéal.

Par exemple, disons que votre système actuel ne peut produire que du papier et qu’après l’impression, vous le numérisez et l’enregistrez au format PDF. Pour changer cela, l’idéal serait de pouvoir sauvegarder les données dès le début.

Si les mêmes actions se produisent dans différents départements, l’objectif est de créer un état dans lequel les données des deux systèmes peuvent être liées.

ILL’outil calcule à rebours à partir de la comptabilité.

Une fois les problèmes à résoudre clairs, nous pouvons commencer à sélectionner les outils informatiques. Lorsqu’il s’agit d’introduire des outils informatiques, M. Homma préconise de « compter à rebours depuis la comptabilité ».

« Qu’il s’agisse du flux de travail d’un employé ou d’un client, cela aboutit toujours à la comptabilité. Nous devons revenir en arrière à partir du système comptable que nous utilisons actuellement et voir de quel type de flux il s’agit. Ensuite, vous pouvez voir de quel type du système est nécessaire à cette fin. » (Idem)

Par exemple, jetons un coup d’œil à l’introduction d’un système de règlement des dépenses. Une petite et moyenne entreprise a visualisé son flux d’affaires lors de l’introduction d’un logiciel de règlement des dépenses. Lors du paiement des frais de déplacement, 1) Saisissez le contenu du reçu dans un fichier de note de frais Excel. 2) Imprimez la note de frais et envoyez-la à votre supérieur. que le processus comportait six étapes : ③ Approbation des supérieurs ④ Soumission du décompte et réception au personnel comptable ⑤ Confirmation du contenu du décompte par le service comptable ⑥ Saisie des données dans le logiciel comptable .

Si nous calculons cela à rebours du point de vue comptable, nous pouvons voir qu’un travail de saisie inutile se produit à l’étape 6. Même si les dépenses sont introduites dans Excel, elles ne sont enregistrées que sur papier, ce qui signifie que les comptables doivent ressaisir les mêmes données dans un logiciel comptable. De plus, les formulaires de paiement étant imprimés sur papier, les salariés ne peuvent pas payer leurs frais de déplacement sans venir travailler. Vous pouvez en déduire que cela entraîne des efforts supplémentaires tant pour les comptables que pour les employés.

Afin d’économiser du travail à l’étape 6, cette entreprise a lié un logiciel de comptabilité et des données de règlement des dépenses, et afin d’effectuer efficacement les étapes 1, 2 et 3, les demandes ont pu être soumises et approuvées de l’extérieur.

Cependant, lorsque les petites et moyennes entreprises procèdent à la DX, elles doivent veiller à répondre en premier aux éléments les plus prioritaires.

« Ce n’est pas comme si nous pouvions tout faire en même temps, donc je pense que nous devons commencer par les éléments hautement prioritaires. Nous devons également nous demander si c’est vraiment une bonne idée de systématiser notre travail. Si le personnel de première ligne dit :  » « Ce problème est si grave que nous devons le systématiser. » Même si vous dites : « Il vaut mieux le rendre plus abordable », cela n’en vaut peut-être pas la peine. » (ibid.)

Le premier point est de savoir si les exigences de fonctionnalité sont satisfaites, et le second est la facilité d’utilisation et s’il peut être utilisé sur le terrain après une mise en œuvre de test. Il est également important de déterminer si cela fonctionnera bien avec les systèmes de base existants.

Nous devons également prêter attention à la coordination et à l’accumulation des données. La liaison de données comprend la liaison CSV (format de données textuel, une méthode de partage de données entre différents logiciels), la liaison API (l’API (Application Programming Interface) est utilisée pour partager des données et des fonctions entre différents systèmes logiciels). Il existe trois méthodes : en utilisant RPA (utilisation de robots logiciels pour automatiser les processus métier de routine effectués par des humains). De nombreux logiciels de comptabilité modernes sont équipés de fonctions de liaison API pour les comptes bancaires, les données de dépôt et les cartes de crédit, c’est donc une bonne idée d’en profiter également.

En accumulant des données, une gestion basée sur les données (data-driven) devient possible. En faisant évoluer la gestion d’entreprise d’une gestion basée sur l’expérience et l’intuition vers une gestion basée sur les données, il pourrait être possible de prendre des décisions plus rapidement.

Construire une équipe est également essentiel pour avancer avec DX.

« DX ne consiste pas à faire quelque chose d’un seul coup et à y mettre fin. Il est nécessaire de créer une équipe qui peut travailler ensemble pour avancer en tant qu’entreprise. Ce que nous recherchons, c’est la meilleure solution pour l’ensemble de l’entreprise. Ce n’est pas optimisation partielle. Il ne suffit pas de créer une équipe, mais s’il n’y a pas d’autorité là-bas, cela ne sert à rien. » (Idem)