Quatre incontournables de l’archivage de données pour maintenir la valeur du contenu

L’archivage des données est souvent présenté comme un simple exercice de réduction des coûts : un moyen de déplacer les données « froides » vers des niveaux moins chers afin d’optimiser les dépenses de stockage. Même si les avantages financiers sont clairs, cette approche étroite néglige le principal défi technique : permettre une conformité simple et maintenir l’intégrité et la convivialité des documents commerciaux longtemps après la mise à jour ou la mise hors service de l’application d’origine.

À long terme, les risques s’étendent au-delà des coûts de stockage pour inclure les problèmes de conformité et le défi de maintenir le contexte et la convivialité des données. Lorsque ces aspects sont préservés grâce à des innovations solutions d’archivage de donnéesl’archivage peut être mis en œuvre plus tôt dans le cycle de vie des données, la conformité devient plus défendable et les données se transforment en un actif historique précieux qui prend en charge la transformation pilotée par l’IA.

Pour transformer l’archivage d’un référentiel passif en une extension fonctionnelle de votre écosystème de données, votre stratégie doit prioriser ces quatre impératifs.

# 1 : Combinez de manière transparente des données structurées et non structurées

La plupart des transactions commerciales sont une combinaison de données et de contenus structurés. Logiciel d’archivage de données doit archiver et récupérer fidèlement tout fichier ou type de données, y compris les données structurées provenant d’applications commerciales et personnalisées, telles que les applications ERP ou RH. La capture à la fois des métadonnées et du contenu, y compris les pièces jointes, les tableaux de données et autres fichiers pertinents, garantit non seulement que le contenu et les données relationnelles sont non seulement correctement conservées, mais les rend également plus défendables à long terme et prennent mieux en charge une future migration vers le cloud.

Certaines solutions se limitent strictement à l’archivage des données des rapports. Cela peut fonctionner dans certains cas, mais un modèle beaucoup plus puissant consiste à capturer et à maintenir la structure des données afin qu’elles puissent être consultées et rapportées dans des scénarios plus utiles en aval, et que l’IA puisse mieux comprendre la façon d’interpréter les données à l’avenir.

Ce qu’il faut, c’est une représentation haute fidélité des données structurées d’origine dans leur contexte, ainsi que des pièces jointes associées. À partir de là, les données peuvent être recherchées, affichées et analysées dans des vues sécurisées pour l’entreprise. La recherche et le reporting peuvent être facilement ajustés à mesure que les besoins évoluent, et l’IA peut plus facilement combiner les bases des données archivées avec les données actuelles de n’importe quelle application.

#2 : Intégrer l’archivage des données dans les flux de travail et les processus quotidiens

L’intégration de l’archivage aux sources de contenu simplifie l’ingestion des données et l’accès des utilisateurs, rendant les données archivées disponibles dans le cadre du travail quotidien à partir des applications actuelles. En s’intégrant aux flux de travail et aux expériences existants des utilisateurs, ceux-ci sont plus productifs, avec des rapports et une navigation puissants et familiers directement liés aux données archivées.

Par exemple, Archivage des données SAP les solutions peuvent décharger les données SAP vieillissantes tout en conservant l’accès au sein de SAP pour les utilisateurs quotidiens. De même, pour les équipes qui dépendent de Salesforce, les organisations peuvent permettre aux utilisateurs de localiser facilement les enregistrements archivés de clients spécifiques, avec la possibilité d’incorporer des écrans de recherche et d’affichage dans l’application. Même pour les applications mainframe mises hors service, les utilisateurs peuvent accéder à des rapports ou à des écrans qui reflètent l’interface précédente, offrant ainsi le confort nécessaire au maintien de la productivité.

#3 : Tirer davantage de valeur de l’archivage des données grâce à la mise à la terre de GenAI

Pour améliorer encore l’accessibilité des données archivées, des outils tels que GenAI aident les utilisateurs à rechercher et à analyser les données, en leur fournissant un assistant de gestion de contenu intelligent à portée de main. Avec GenAI intégré directement dans les solutions d’archivage de données, les utilisateurs peuvent mieux comprendre et contextualiser les données, accélérant ainsi les tâches quotidiennes.

En plus de permettre un accès plus rapide aux rapports et aux enregistrements individuels, GenAI peut être appliqué aux données stockées dans les archives de données pour produire des résumés et générer à la volée des tableaux, des graphiques et des tableaux à partir de données non structurées. Par exemple, les utilisateurs pourraient demander : « Représentez les données de ce mois-ci sur un graphique linéaire », convertissant les données en informations.

#4 : Maintenir la conformité et garantir la souveraineté des données

La conformité est un facteur clé de l’archivage des données, car les organisations doivent garantir le respect des exigences réglementaires et de confidentialité. Les organisations doivent rechercher des solutions qui préservent le contexte des données d’origine, garantissant une conformité défendable et une gouvernance des informations grâce à une conservation en plusieurs phases, un cryptage des données et des pistes d’audit complètes. En garantissant que les données sont préservées en toute sécurité et facilement disponibles pour la collecte, les organisations atténuent les risques liés aux conservations légales.

En outre, il est primordial que les logiciels d’archivage de données puissent gérer les données dans les juridictions requises afin de prendre en charge la souveraineté des données et les réglementations de confidentialité spécifiques aux pays. Pour les organisations mondiales tenues de conserver leurs données dans leur pays, le logiciel d’archivage de données peut-il gérer les données sans ajouter de frais de gestion et d’infrastructure inutiles ? Recherchez la flexibilité de déploiement nécessaire, capable de stocker les données là où vous le souhaitez via un réseau d’archives, avec une console de gestion centralisée pour prendre en charge toutes les opérations.

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