Process Analytics 3 façons améliore la clôture financière

Partie 11 de la série « Plan d'action comptable continu »

Vous avez peut-être entendu parler de «développement agile». C'est l'un des changements les plus importants au niveau des organisations de développement de produits depuis des décennies. Ne vous inquiétez pas, vous ne lisez pas le mauvais article – il s'agit toujours de finances et de comptabilité.

Avant d'utiliser une approche agile pour développer de nouveaux produits, les équipes d'ingénieurs travaillaient sur des projets pluriannuels, voire pluriannuels avec très peu de transparence sur ce qui se passait ou comment les choses progressaient. Les projets étaient essentiellement une boîte noire du début à la fin. En raison du manque de visibilité et de granularité continues, il était difficile pour les équipes de produits d'améliorer continuellement leur vitesse à chaque nouvelle version du produit.

La méthodologie Agile a changé tout cela. Au lieu d'une opacité de plusieurs mois, chaque entité dans une version de produit est maintenant mesurée en termes de durée et d'effort et de précision. À un niveau granulaire, ou enroulé, les données fournissent une occasion de mettre en lumière la santé du processus lui-même et les possibilités d'amélioration.

En termes d'amélioration du processus, à la fin de chaque cycle «sprint» (essentiellement une étape importante du projet), les équipes se regroupent et effectuent une rétrospective. Ils utiliseront les paramètres du processus pour poser les questions «Qu'avons-nous bien fait?» Et «Qu'est-ce qui aurait dû être mieux fait?». Ils examineront même un tableau de burndown qui montre comment l'équipe a abordé la charge de travail pendant le cours.

Comment pouvons-nous appliquer ce type de méthodologie à la finance et à la comptabilité?

Une rétrospective sur le processus de clôture financière lui-même

Fondamentalement, tout cela se résume à un mouvement général des affaires vers moins «grand». bang "et plus" temps réel et incrémental. "Que ce soit dans la finance, la comptabilité, ou le développement de produits, ce dernier est moins risqué, utilise mieux les ressources, et produit généralement de meilleurs résultats. Cela pourrait inclure des versions plus rapides des produits pour les équipes de produits, des cycles de clôture mensuels plus rapides, des plans comptables et financiers plus précis, ou plus de transparence dans le processus lui-même.

Chacun doit avoir ses propres «rétrospectives» pour examiner le processus, comprendre ce qui a réussi et déterminer ce qui doit être amélioré. Notez qu'il ne s'agit pas d'une rétrospective unique – c'est quelque chose qui devrait idéalement être effectué tous les trimestres. Pensez-y comme une revue trimestrielle des opérations pour la finance.

Le suivi des métriques de haut niveau période après période peut fournir une perspective grossière sur les problèmes potentiels de la clôture. Cependant, il y a des mesures opérationnelles qui ne se limitent pas à l'efficacité; ils englobent également la précision et le risque. Pour approfondir le processus, chaque activité peut être mesurée, par exemple, le temps nécessaire pour les approbations, les goulots d'étranglement et les dépendances.

Vous devez également suivre comment les mesures changent au fil du temps pour garantir que les modifications de processus fonctionnent correctement. prévu. L'analyse comparative peut fournir une comparaison utile pour comprendre les domaines dans lesquels il est possible de s'améliorer ou les endroits où les gains en efficience ont été réalisés ou exploités.

Maintenant, si vous pensez que c'est beaucoup de données, vous avez raison. C'est l'une des raisons pour lesquelles les mesures d'amélioration des processus échouent, car l'obtention des données est presque impossible lorsque l'équipe comptable utilise des listes de vérification manuelles, des approbations par courrier électronique et des feuilles de calcul. Mais comme pour le développement agile, ces données sont vitales dans les initiatives d'amélioration continue visant à identifier les processus en bonne santé ou à améliorer.

Clés pour la mise en œuvre de l'amélioration des processus financiers

• impossible avec des feuilles de calcul et des courriels. Une amélioration continue est requise. Si les métriques sont trop difficiles à rassembler ou sont de niveau trop élevé, l'initiative d'amélioration continue sera probablement bloquée. La centralisation, la standardisation et l'automatisation sont essentielles.

• Bien que le logiciel ne soit jamais la seule solution, les listes de contrôle de clôture financière, les processus d'approbation et les outils de réconciliation permettent non seulement de rationaliser les processus, mais aussi d'analyser le processus. Donc, en mettant en œuvre cette classe d'outils de comptabilité abordés tout au long de cette série de blogs, vous obtenez une meilleure visibilité des processus «gratuitement». Elle crée également la boucle de rétroaction idéale pour passer d'un problème à une action corrective. un processus d'examen «rétrospectif» récurrent est essentiel pour identifier les problèmes et créer un plan d'action. Cependant, la vérité est que si vous n'avez pas assuré une collecte de données solide autour des métriques de processus (temps, précision, cycles d'approbation, etc.), chaque cycle de révision créera probablement plus de charge de travail avec seulement la collecte de données. La clôture de la liste de contrôle, le logiciel de consolidation, de planification et de rapprochement, combinés aux bonnes personnes et aux bons processus, créent généralement les métriques de processus automatiquement. Avec leurs propres rapports intégrés et sans subjectivité, ils permettent à la réunion de se concentrer sur ce qui compte: le processus et les résultats.

La ​​façon agile de faire les choses est arrivée au financement et à la comptabilité – et la clé pour travailler plus intelligemment. mesurer et analyser comment l'équipe fonctionne et comment ils peuvent mieux travailler ensemble. Fait correctement, c'est la base pour couper les plis, les pics, et les creux dans la clôture financière. De Peter Drucker: «Ce qui est mesuré est géré.» Joignez-vous à nous pour notre prochain article, où nous résumerons les points saillants de notre série de plans d'action continue .

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