Problème avec les dépenses de voyage: dilemme pérenne du chef des finances non déballé

Il n’ya rien de mieux que de rencontrer des clients et des partenaires commerciaux face à face. L'occasion de capter leur attention, de les engager dans la conversation et de susciter une collaboration productive est sans égale lorsqu'il s'agit d'entretenir des relations solides, durables et, dans la plupart des cas, loyales. Plus important encore, un partenariat de confiance repose sur une compréhension mutuelle des enjeux et sur le sens d'une mission commune.

Même après les plus grandes victoires, la lueur de la réussite s'estompe rapidement dans la complexité de la documentation de dépense les rapports. En fin de compte, les voyageurs d’affaires souhaitent gagner le plus de temps possible pour rendre chaque voyage productif, se faire rembourser rapidement et donner aux clients et aux partenaires l’attention qu’ils méritent. Mais ils ne peuvent pas maintenir un niveau de performance aussi élevé lorsqu'ils sont soumis à des exigences plus strictes en matière de documentation et de rapports, à une application plus stricte des politiques fiscales et aux frontières du gouvernement, et à un accès limité à l'information.

L'une des difficultés pour surmonter ces risques est de fournir des informations aux entreprises. voyageurs de manière efficace sans perturber l'expérience globale de l'utilisateur. Selon Timothy Dalton d'EY, où il exerce les fonctions de responsable de la pratique SAP Concur et de partenaire de services de conseil auprès des personnes, «les données doivent être utilisées et mises à disposition dans un écosystème de manière efficace, intelligente et automatisée pour que les entreprises puissent bénéficier d'un niveau élevé de sécurité. productivité. Et si vous pouvez simplifier l'expérience utilisateur, vous pouvez améliorer la conformité. "

Pourquoi financer l'expérience des dépenses de déplacement

Bien que la technologie soit disponible, une étude récente du SAP Users 'Group des Amériques (ASUG) indique que l'intervention manuelle constitue toujours la part du lion des processus financiers. Interrogés sur les difficultés rencontrées dans leurs processus financiers quotidiens, 74% des participants à l'enquête ont cité l'utilisation d'efforts partiels, lourds ou entièrement manuels, qui prenaient souvent beaucoup de temps et transféraient les données sur trop de systèmes.

Les technologies capables de supprimer les efforts manuels dans les processus financiers, tels que les dépenses de déplacement, augmenteront la précision et la rapidité des opérations. «Il est important que les directeurs financiers et les responsables financiers se dotent d’une fonction financière agile», conseille Tony Klimas, responsable des finances pour l’amélioration de la performance chez EY. «L'organisation doit être sensible à l'évolution de la dynamique du marché, de la réglementation et des besoins de l'entreprise. Il devrait être perspicace car il fournit aux parties prenantes des informations précises, opportunes et exploitables. En outre, la fonction devrait être un fournisseur efficace de services de qualité à un coût compétitif et avec la flexibilité nécessaire pour faire face aux changements de la demande. ”

De telles capacités permettent aux employés de se concentrer sur un travail plus gratifiant et plus précieux, tandis que les décideurs de l'entreprise utilisent les données. enrichir davantage la performance de l'entreprise et les actions stratégiques. Mais surtout, il permet aux directeurs financiers et aux dirigeants financiers d’établir des habitudes de dépenses conformes et responsables dans toute l’entreprise, par souci de commodité et de facilité.

Comment transformer les dépenses de voyage en facteurs de changement opérationnels

Lorsque vous réfléchissez à l’éventail des décisions financières qu’un voyageur effectue lors d’un voyage donné, il est essentiel d’enrichir cette expérience avec des fonctionnalités basées sur la technologie – des informations de destination automatisées aux rapports de dépenses, à la gestion des itinéraires, au suivi de la sécurité et au paiement sur mobile. Ainsi, les directeurs financiers peuvent réduire les risques liés aux processus de dépense de voyage tout en en faisant un facteur important de satisfaction et d’engagement des employés.

La combinaison d’innovations intelligentes – telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et les chatbots – avec les technologies cloud et mobiles L’organisation financière disposera de quatre capacités fondamentales pour des dépenses de voyage conformes et efficaces:

• Automatiser les processus financiers de bout en bout en augmentant l’efficacité et en réduisant les coûts

• Détecter et prévenir les activités non conformes en traitant et en analysant Données permettant d'identifier les habitudes de dépenses inhabituelles

• Prédire avec exactitude les scénarios de dépenses futures en tirant parti des informations historiques

• Offrez une assistance proactive et sensible au contexte en augmentant la productivité de l'organisation financière avec des assistants numériques

Avec les dernières avancées technologiques, il n'y a aucune raison voyageurs d’affaires doivent se passer d’outils qui les maintiennent connectés à l’organisation financière.

Mais, comme le signalait Dalton, «aucune technologie sur une autre ne dictera l'avenir des dépenses de voyage.

Les entreprises doivent au contraire ouvrir et partager des données en appliquant diverses technologies à différents endroits de différents fournisseurs pour obtenir des informations qui facilitent l'expérience de voyage des employés et qui soient transparentes pour les finances.

Pour en savoir plus sur votre avenir en tant qu'organisation des finances intelligentes, regardez les répliques suivantes de Intelligent Enterprise Webcast Series mettant en vedette Timothy Dalton de EY, chef de la pratique SAP Concur et partenaire du service de conseil aux collaborateurs, et Tony Klimas, EY global Chef des finances de l'amélioration des performances:

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