Prioriser les rendez-vous avec le plus grand impact sur votre résultat net

juin
14, 2019

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Donner la priorité à vos tâches et à vos listes de tâches est essentiel pour la gestion de la productivité et du temps. Et si vous avez un calendrier complet de rendez-vous et de réunions? Celles-ci doivent également être classées par ordre de priorité. Si vous dites «oui» à chaque demande lorsque vous avez déjà réservé, vous finissez par vous éparpiller. En conséquence, des conflits surgiront et vous retarderez vos tâches les plus importantes. Cela peut éventuellement vous épuiser.

Avant de commencer à prendre des rendez-vous, prenez le temps d'évaluer quels rendez-vous ont priorité sur les autres. Lorsque vous comprenez le concept de priorité, vous pouvez hiérarchiser vos rendez-vous de manière à avoir le plus d'impact possible.

Prioriser vos rendez-vous vous aide à atteindre vos objectifs.

Réservez un rendez-vous uniquement si cela vous aide à atteindre vos objectifs.

dites que vous recherchez de nouveaux prospects ou des investisseurs. Vos rendez-vous peuvent créer des relations, partager votre vision, ou des indicateurs tels que les revenus, la vente d'un produit spécifique ou le nombre d'appels de vente que vous effectuez au cours d'une journée.

La première étape dans la hiérarchisation des rendez-vous est de vous assurer qu'ils sont alignés. tes objectifs. Retardez, déléguez ou supprimez tout rendez-vous qui ne vous aide pas à atteindre un objectif spécifique.

Lié: 3 signes avant-coureurs indiquant que votre entreprise en démarrage n'est pas en position d'obtenir un financement [19659006] La hiérarchisation vous laisse suffisamment de temps pour faire votre travail.

La ​​réservation de rendez-vous consécutifs peut sembler intéressante en théorie, mais ce n’est pas une approche intelligente, car nous avons besoin de temps pour nous préparer avant un rendez-vous. Par exemple, si vous êtes CPA ou conseiller fiscal, vous devez examiner les informations de votre client avant le rendez-vous afin que la réunion soit plus productive et prenne moins de temps.

Après un rendez-vous, vous avez besoin de temps pour reprendre votre souffle, prendre une collation, faire un suivi avec le client et effectuer des tâches administratives telles que renvoyer des courriels.

En hiérarchisant vos rendez-vous, vous aurez une meilleure idée de ce qui doit être fait avant, pendant et après le rendez-vous. Cela rend les rendez-vous plus efficaces et vous donne une bonne idée de la durée du rendez-vous. Maintenant, vous pouvez planifier votre journée entière de manière appropriée pour que tout soit fait.

Donner la priorité à la tâche permet de gagner du temps, de l’argent et votre santé mentale.

Donner la priorité à vos rendez-vous vous fera gagner du temps. Au lieu de consacrer une grande partie de votre journée à des rendez-vous qui ne sont pas productifs, vous pouvez vous concentrer uniquement sur les rendez-vous qui vous aident à atteindre un objectif.

Cela peut également vous faire économiser de l'argent. Par exemple, si vous ne hiérarchisez pas les tâches, vous pouvez planifier trop d'employés en dehors des heures de pointe. En conséquence, vous payez votre équipe pour qu’elle reste debout. Pire encore, il se peut que vous manquiez de personnel pendant les heures de pointe.

Et, plus important encore, prioriser vos rendez-vous vous garde sain d'esprit. Plutôt que de «voler» constamment et de courir de rendez-vous en rendez-vous, vous pouvez rester calme, calme et recueilli. Vous aurez également le temps de décompresser et de reprendre votre souffle.

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Donner la priorité à la recherche d'un emploi permet d'éviter les conflits d'horaire .

Lorsque vous ne donnez pas la priorité à vos rendez-vous, il y a plus de chances que des conflits surgissent.

Par exemple, comme vous acceptez toutes les demandes, vous pouvez créer des doublons. Vous pouvez également arriver en retard à votre prochain rendez-vous, ce qui signifie que vous êtes un client potentiel ou qu'un client perd son temps à vous attendre.

Si vous travaillez avec d'autres personnes, ces conflits peuvent être un manque de personnel. Là encore, cela peut être coûteux et faire attendre vos clients.

Lorsque vous accordez la priorité aux rendez-vous, vous vous concentrez uniquement sur les rendez-vous les plus importants. Cela réduit les conflits car au lieu de prendre trop de rendez-vous, vous définissez uniquement le nombre de rendez-vous que vous pouvez gérer en une journée.

La définition des priorités vous prépare à l'inattendu.

Quelle que soit votre préparation. , vous pouvez toujours avoir la certitude que l'imprévu se produira.

Vous ou votre client pouvez être obligé (e) d'annuler ou de reporter l'horaire à cause d'une urgence familiale, des conditions météorologiques défavorables ou de l'extinction d'un incendie au travail

. t planifier pour chaque scénario, vous pouvez développer un couple de plans d'urgence. Par exemple, si vous avez une réunion réservée avec un client ou un investisseur de premier plan, vous pouvez demander à votre partenaire de rester en attente au cas où vous ne pourriez pas participer à la réunion. Ainsi se poursuit la réunion au lieu de devoir reprogrammer plusieurs mois à partir de maintenant.

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Établir des priorités consiste à évaluer votre temps.

Le temps est sans aucun doute votre atout le plus précieux. Mais, si vous acceptez chaque rendez-vous, vous laissez les autres manquer de respect à votre temps.

En donnant la priorité à vos rendez-vous, vous laissez clairement savoir aux autres, ainsi qu'à vous-même, que votre calendrier et vos objectifs sont votre priorité absolue. Retardez, déléguez ou supprimez les invitations sans importance.

Certains rendez-vous ne valent pas votre temps.

Tous les rendez-vous ne sont pas égaux. Evaluez les rendez-vous actuellement dans votre application de calendrier pour déterminer ceux qui sont importants.

Par exemple, une découverte ou un appel d'introduction avec un client potentiel ne devrait pas avoir autant de poids que un rendez-vous qui conclut un projet avec un client de longue date. Cet appel préliminaire doit être reprogrammé s'il interfère avec le rendez-vous plus important, qui satisfait votre client existant.

Atteint l'équilibre entre vie privée et professionnelle

L'atteinte de l'équilibre travail-vie personnelle est l'un des moyens les plus efficaces être heureux avec votre vie .

Donner la priorité aux rendez-vous peut aider à atteindre un équilibre travail-vie personnelle puisque vous ne faites que réserver du temps pour vos rendez-vous les plus importants. Lorsque ces rendez-vous, et seulement ces rendez-vous, ont été respectés, vous pouvez vous concentrer sur les choses qui importent vraiment dans votre vie – votre famille, vos amis, vos passe-temps et vos projets annexes.

Conseils pour prioriser un rendez-vous.

Voici un exemple. Vous pouvez créer un emploi du temps efficace en définissant des priorités pour les rendez-vous .

Planifiez votre semaine: Cette opération peut prendre quelques heures un vendredi soir ou dimanche soir. vous fera courir la semaine beaucoup plus lisse. Commencez par énumérer toutes vos tâches et rendez-vous de la semaine, autrement dit vos responsabilités «A». Ensuite, identifiez vos tâches et rendez-vous les plus importants et planifiez-les d'abord.

Heure de blocage: Planifiez d'abord vos priorités, puis, si vous en avez le temps, planifiez dans vos rendez-vous et tâches «B». N'oubliez pas d'inclure des espaces afin que votre emploi du temps soit flexible.

Supprimer et déléguer: Qu'en est-il des rendez-vous ou des tâches qui ne sont pas "A" ou "B?"

Utilisez le logiciel de planification de rendez-vous en ligne: Cela permet aux clients et à votre personnel de prendre leurs propres rendez-vous ou horaires . Comme vous contrôlez votre disponibilité, ils ne peuvent sélectionner que des logements ouverts. En conséquence, vous éliminez ces courriels ou appels téléphoniques alternatifs. Ce logiciel envoie également des confirmations et des rappels automatisés.

Déterminez l’objet: Lorsqu'un client demande un rendez-vous en ligne, n’ayez pas peur de générer un message automatisé lui demandant quel est le but de celui-ci. De cette façon, vous connaissez le but de la réunion avant de vous y engager. Si ce n’est pas important et que vous êtes submergé, il peut attendre plus tard. Voici quelques autres erreurs de gestion du temps pour vous aider.

Commencez par dire non: Si la réunion ne remplit pas un objectif, n'hésitez pas à rejeter poliment votre demande. . Il est essentiel de bloquer le temps .

Analysez vos rendez-vous: Enfin, évaluez le temps passé sur les rendez-vous. Par exemple, si un rendez-vous prend en moyenne 20 minutes, vous pouvez alors commencer à bloquer 30 minutes pour les rendez-vous futurs – 20 minutes pour la réunion et 10 minutes pour la préparation.

Cela vous permet de savoir combien de rendez-vous vous pouvez réserver de manière réaliste en une journée.