Prenez le contrôle des dépenses des employés avec les cartes d'entreprise et les cartes de visite

Comment les entreprises peuvent-elles mieux gérer les dépenses engagées par leurs employés? Une solution consiste à utiliser des cartes d'entreprise et des cartes d'achat pour faciliter la visibilité et le contrôle des dépenses non structurées. Cette approche offre des avantages supplémentaires en unifiant les processus de reporting et de rapprochement de ces deux flux de dépenses aux services d'audit et de trésorerie.

Pourquoi la visibilité des dépenses est-elle importante?

Le moment choisi est essentiel pour gérer efficacement les dépenses. Pour cette raison, de nombreuses organisations ont supprimé les pré-approbations pour les dépenses engagées par les employés en raison des retards liés à l’approbation des superviseurs. Ces retards entraînent souvent des coûts supplémentaires en raison d'un achat de dernière minute, comme c'est le cas pour les réservations de billets d'avion ou les places assises à un événement sportif ou au théâtre. À la place, de nombreuses entreprises ont maintenant des politiques d'entreprise et des directives qui guident les employés lorsqu'ils dépensent des fonds d'entreprise. Le compromis est que les employés décident maintenant du moment où ils vont acheter et combien ils vont dépenser, ce qui réduit leur visibilité.

De nombreux départements peuvent bénéficier d’une visibilité avancée sur les paiements dus. Le service des comptes fournisseurs (AP) est le plus évident, car il est chargé d'effectuer les paiements, de veiller à ce que l'entreprise tire parti des remises pour paiement anticipé et d'éviter les impayés. Par exemple, lorsque les employés utilisent leurs propres espèces ou leur carte de crédit pour payer leurs dépenses de bureau à domicile, leurs repas et leurs divertissements avec leurs clients ou leur participation à une conférence locale, AP ne sait pas combien il leur reste à payer. En outre, ils ne sauront pas quel budget de service sera facturé avant la création et l’approbation du rapport de dépenses et / ou la réception de la facture de la conférence pour paiement (19659004), mais la visibilité ne se limite pas à AP. Les chefs de département dont les dépenses, telles que l'ingénierie, les services sur le terrain, le marketing et les ventes, sont éventuellement facturées de manière croisée ont également intérêt à savoir combien leurs employés dépensent. Chaque département dispose d'un budget de dépenses auquel il doit adhérer de mois en mois. Sans notification préalable des dépenses qui atteignent leurs budgets, les limites peuvent être dépassées, entraînant une conversation difficile avec le trésorier ou le contrôleur. En ayant une visibilité préalable sur les frais qui leur sont facturés, les chefs de service peuvent demander à leurs employés de suspendre leurs dépenses jusqu'au prochain cycle ou de les utiliser dans les limites du budget actuel si cela leur permet de respecter le budget d'un cycle à l'autre.

Les entreprises qui fournissent des cartes de crédit d'entreprise ou de voyage à leurs employés ou qui traitent des paiements avec des cartes d'achat ont l'avantage de recevoir des flux de la part de l'institution financière quelques jours après la facturation. De cette façon, ils gagnent en visibilité sur les montants dus et les échéances de paiement, généralement plusieurs jours ou semaines avant que le rapport de dépenses ou la facture soit traité et approuvé pour le paiement.

Différence entre les cartes d'entreprise et les cartes d'achat

sont délivrés par une banque ou une institution financière aux employés pour leur permettre d'accéder aux fonds de l'entreprise. Chaque carte est associée à un nom et / ou à un numéro d'employé, ce qui permet de suivre tout déboursement effectué par cet employé à un fournisseur. Cette association aide non seulement le département AP mais également le département d'audit à rechercher des habitudes de dépense d'employés ou à rechercher d'éventuelles fraudes.

Cartes d'achat, également appelées cartes de visite , Les numéros de compte qu'une institution financière – l'émetteur ou le fournisseur – sont-ils attribués à une organisation dans le but de permettre aux employés de faire des achats? Les fournisseurs sont configurés pour accepter et traiter les paiements via des cartes d'achat via le système de carte de crédit existant. Les informations sur l’achat, saisies par le système du point de vente du fournisseur, peuvent inclure le nom du fournisseur et le montant de la transaction, ainsi que des informations telles que les codes définis par le client et les détails de l’article. L’organisation reçoit des flux de l’institution financière avec notification des frais à mesure qu’ils sont engagés et un relevé de facturation une fois par mois. Les frais sont attribués au service et au type de dépense appropriés en fonction du salarié effectuant l'achat, du code de fournisseur, etc. Un autre avantage des P-Cards réside dans les contrôles que l'organisation peut mettre en œuvre pour chaque P-Card, par exemple un dollar à l'achat unique. limite, limite mensuelle ou code de catégorie de commerçant.

Processus de justification des frais de carte P et de carte d’entreprise

Tandis que les frais facturés au moyen de cartes d’entreprise sont généralement comparés aux notes de frais soumises par l’employé ou aux factures traitées, les achats effectués au moyen de P Les cartes ont un degré de justification plus élevé:

• Les achats avec carte P sont appariés aux factures et aux relevés de carte P.

• L'employé qui effectue l'achat doit vérifier que les frais ont été facturés et que les marchandises ont été reçues.

• ] L’administrateur du programme de cartes de la société doit valider la transaction et la charger dans le grand livre de comptabilité pour le paiement.

Les processus de soumission, d’examen et d’approbation des notes de frais sont différents. t pour les achats effectués avec la carte d’entreprise par rapport aux achats faits avec les P-cartes. Par conséquent, il n’est pas rare que les entreprises soient obligées de former les employés à ces deux processus et de comptabiliser les dépenses P-Card et les dépenses Corporate Card comme deux canaux de dépenses distincts, même s’ils font tous deux partie de ce que nous considérons comme des dépenses initiées par les employés. 19659002] Avantages de la combinaison des canaux de dépense de carte d'entreprise et de carte P

Les dépenses initiées par les employés étant effectuées à la fois par les canaux de carte d'entreprise et de carte P, les organisations combinant les flux de dépenses de carte d'entreprise et de P-carte sur une plate-forme unique ont beaucoup à gagner. Dans la mesure où l'expérience utilisateur en matière de soumission, de validation et d'approbation des frais facturés via les canaux de paiement par carte professionnelle et par carte P est similaire, plus les frais pour les achats et les dépenses seront vraisemblablement rapportés et soumis à l'approbation plus tôt. En outre, elles sont plus susceptibles de se retrouver dans les grands livres comptables qui régissent les paiements et les rapports des départements.

Une erreur humaine peut facilement se produire en raison de la complexité du processus d’approbation distinct et du risque de double paiement – imputer la P-card au moment de la commande et en payant la facture avec la carte entreprise. L'audit est facilité lorsque les approbations pour les charges P-Card et les cartes Corporate passent par le même système. Le recours à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage automatique pour automatiser ces tâches peut aider à minimiser une grande partie du travail, entraînant une satisfaction accrue des employés. Et le service de trésorerie bénéficie d'une gestion de trésorerie plus prévisible grâce à l'interface d'approbation unifiée pour les charges de carte d'achat et de carte d'entreprise.

Tout rassembler

Les organisations paient les dépenses engagées par leurs employés de différentes manières. : espèces, cartes de crédit d’entreprise, cartes P, ACH et chèques. Les paiements aux fournisseurs, les remboursements aux employés et les rapports aux chefs de service de toute l'entreprise dépendent du délai avec lequel l'employé crée et soumet un rapport de dépenses ou justifie, vérifie ou rapproche les imputations générées via la carte de l'entreprise ou les relevés de carte d'achat. . Plus tôt les charges sont rapprochées, approuvées et enregistrées dans les grands livres de comptabilité, plus AP a de visibilité sur les paiements dus. Et les chefs de département ont plus de visibilité sur les dépenses réelles par rapport à leurs budgets de dépenses. L'intégration des listes de fournisseurs à travers ces canaux signifie une lecture plus précise du volume dépensé par un fournisseur, ce qui offre au département des achats davantage d'occasions de négocier des prix favorables.

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Cet article a été initialement publié dans la salle Concur et est republié par. autorisation.