Pourquoi vous avez besoin d'une solution de gestion de contenu basée sur le cloud en 2020

Dans le premier de cette série de blogs, Qu'est-ce que la gestion de contenu cloud? nous avons examiné l'évolution en cours de Enterprise Content Management (ECM) aux services de contenu cloud et les avantages que cette nouvelle approche peut apporter à votre organisation. Dans ce blog, nous allons examiner les moteurs commerciaux derrière l'adoption des services de contenu cloud et vous demander pourquoi vous avez besoin d'une solution de gestion de contenu cloud.

Tout commence par l'information. Contenu et données. Non structuré et structuré. Chaque entreprise crée une montagne des deux. Dans le passé, cependant, nous n'avons pas été très doués pour extraire complètement la valeur qu'ils contiennent. Les premières solutions ECM se sont concentrées sur le stockage et la gouvernance du contenu plutôt que sur la façon dont les gens utilisent les informations. Les organisations réalisent maintenant qu'elles doivent extraire autant de valeur que possible de leur contenu et de leurs données, tout en améliorant les capacités de gouvernance de leur infrastructure.

Cela a conduit le marché des solutions de gestion de contenu et de services de contenu à croître rapidement. Des recherches à partir d'estimations selon lesquelles le marché de la gestion de contenu d'entreprise dans le cloud dépassera 32 milliards de dollars d'ici 2022. D'autres sociétés de recherche sont encore plus optimistes. HBV Research place le marché mondial des plates-formes de gestion de contenu dans le cloud à plus de 63 milliards de dollars d'ici 2024.

Cette croissance est largement tirée par l'évolution de la gestion de contenu vers les services de contenu cloud. Dans ce nouveau monde, la fonctionnalité de gestion de contenu traditionnelle est une base qui permet à la gestion de contenu cloud de rendre les informations disponibles de la manière la plus naturelle possible aux personnes et aux processus qui en ont besoin. Cela leur permet de se concentrer sur leurs tâches et leurs objectifs plutôt que de rechercher, récupérer et gérer le contenu eux-mêmes.

Récapitulons rapidement une définition d'un logiciel de gestion de contenu basé sur le cloud.

Qu'est-ce que la gestion de contenu cloud?

Plutôt que d'agir comme un simple référentiel pour tout le contenu de l'entreprise, la gestion de contenu cloud s'appuie sur les principes fondamentaux de la technologie des services de contenu pour améliorer la valeur et minimiser le risque d'une grande variété d'informations. Dans cet esprit, un meilleur nom serait les services de contenu cloud. Les services de contenu sont un ensemble de services et de micro-services fournis sous forme de suite de produits intégrée ou d’applications séparées partageant des API et des référentiels communs.

Ces services peuvent gérer tout type de contenu et s’intégrer à n’importe quel processus ou application. Plus important encore, les services de contenu cloud peuvent être adaptés à des cas d'utilisation et des exigences métier spécifiques; ils peuvent être facilement personnalisés pour répondre aux protocoles d'intégration ainsi qu'à la manière dont des pools d'informations spécifiques sont gérés, distribués et utilisés.

Aujourd'hui, la plupart des entreprises cherchent à fournir des services de contenu via une plate-forme de gestion de contenu cloud, telle que OpenText Extended ECM ou OpenText Documentum —qui offre un large éventail de fonctionnalités pour traiter la valeur et les risques du contenu tout au long de son cycle de vie.

Les plates-formes de gestion de contenu cloud doivent:

• Gérer n'importe quel volume ou type de contenu et métadonnées associées
• Fournir des services de bibliothèque fondamentaux tels que des modèles de documents, la gestion des versions, la recherche, l'affichage et le balisage ainsi que la création de rapports et la mobilité
• Contrôler la sécurité et la confidentialité de toutes les informations, quel que soit le référentiel
• Fournit une intégration robuste entre l’entreprise et les applications spécialisées
• Alignez le contenu sur les processus connexes à la fois au front et au back-office, souvent sur plusieurs systèmes d'entreprise et domaines fonctionnels
• Automatisez les activités centrées sur le contenu et fournissez des informations intelligentes basées sur le contexte commercial
• Permettez une collaboration interne et externe transparente et sécurisée avec les partenaires commerciaux et les clients
• Offrez une gouvernance complète des informations et l'intégrité du contenu tout au long cycle de vie, en garantissant la conformité pour chaque secteur et chaque zone géographique
• Concentrez-vous sur l'autonomisation des travailleurs du savoir et l'amélioration de leur productivité pour faciliter la transformation numérique de l'entreprise

7 raisons pour lesquelles vous avez besoin de solutions de gestion de contenu cloud

En matière de contenu, les services cloud ont un nombre d’avantages absents ou plus difficiles à obtenir avec les solutions de gestion de contenu sur site traditionnelles. Le principal d'entre eux est la capacité de simplifier, d'accélérer et d'étendre considérablement la gestion d'un large éventail de types de contenu et de flux d'informations, à la fois sur site et dans le cloud. Cela ouvre de nombreux nouveaux cas d'utilisation au sein d'une organisation et permet aux entreprises de se concentrer sur les opportunités, pas sur les défis.

Nous avons mis en évidence sept moteurs commerciaux pour les systèmes de gestion de contenu basés sur le cloud.

1: Accélérer la transformation numérique

Selon Forrester les services de contenu cloud sont essentiels à la mise à niveau des expériences des clients et des employés, qui sont tous deux systématiquement présentés comme l'un des principaux moteurs des initiatives de transformation numérique . Grâce à la transformation numérique, les entreprises cherchent à créer un avantage à l'échelle de l'organisation des processus automatisés, des services centrés sur le client et des flux d'informations transparents. À l'aube de 2021, le seul moyen plausible d'y parvenir est d'utiliser une plate-forme de gestion de contenu basée sur le cloud conçue pour:

• Répondre aux besoins d'information d'une organisation
• Produire un écosystème intégré de différentes sources et formats d'informations
• Gérer et appliquer les contrôles de sécurité et d'accès
• Mesurer la qualité des informations
• Classer et étiqueter les informations afin qu'elles puissent être trouvées et récupérées par les services et les applications
• Fournir des informations pour piloter l'automatisation des processus et améliorer la prise de décision

Le déploiement de la bonne plate-forme de gestion de contenu cloud augmente considérablement vos chances de réussite de la transformation numérique. McKinsey a constaté que les entreprises qui utilisaient des outils numériques pour rendre l'information plus accessible dans toute l'organisation avaient deux fois plus de chances de réussir.

2: Augmenter la valeur du contenu

Selon les estimations IDC le monde générera environ 175 zettaoctets de contenu d'ici 2025, soit plus de quatre fois plus qu'aujourd'hui. The Economist suggère que l'information numérique augmente de 36% dans le monde chaque année. C’est un déluge massif – et 80% de celui-ci est un contenu non structuré.

The Economist décrit les données comme «la ressource la plus précieuse du monde». Mais les informations n’ont vraiment de valeur que si elles sont utilisées à leur potentiel. Du point de vue de la gestion de contenu dans le cloud, cela signifie être en mesure de tirer des enseignements de ces informations et de les mettre à la disposition des personnes qui en ont besoin.

La grande majorité du contenu des entreprises numériques d'aujourd'hui est créée et consommée à la périphérie. Cela nécessite un nouveau paradigme informatique dans lequel les services de contenu légers fournissent rapidement et avec précision les informations là où elles sont nécessaires, à la fois en s'intégrant à d'autres applications métier et en les présentant d'une manière facile à utiliser. Un élément clé de ceci pour les plates-formes de gestion de contenu basées sur le cloud est la création automatisée de métadonnées qui permet à tout le contenu d'être efficacement balisé pour une récupération rapide.

Les informations doivent pouvoir être extraites de leur format de contenu d'origine et structurées dans un manière qui permettra d'appliquer les analyses assistées par IA. Les meilleures plates-formes de contenu cloud intègrent des analyses basées sur l'IA dans la solution.

3: Agilité métier

Les solutions de gestion de contenu cloud permettent aux informations d'être plus accessibles que jamais à la fois pour votre personnel et pour les partenaires avec lesquels ils collaborent. Le contenu est stocké localement, tout en étant géré de manière centralisée et partagé de manière transparente entre les bureaux, les régions et les fuseaux horaires. Toute l'organisation peut travailler mieux, plus vite et plus intelligemment.

Le cloud de contenu offre d'autres avantages en termes d'agilité. Un système de gestion de contenu cloud s'intègre aux applications de front et de back-office pour devenir un système d'enregistrement pour le contenu d'entreprise, mais il offre une gestion de contenu intégrée d'une manière que les systèmes ECM monolithiques ne pourraient jamais. Les applications de services de contenu basés sur le cloud utilisent une architecture conteneurisée pour maximiser la personnalisation et les implémentations conçues à cet effet. En décomposant les fonctionnalités et les fonctions ECM en éléments facilement modifiables, vous pouvez rapidement créer des services de contenu cloud qui répondent à des cas d'utilisation spécifiques.

Enfin, les services cloud permettent aux entreprises de se tenir au courant de la dernière version de leur logiciel de gestion de contenu cloud. Les mises à jour et les mises à niveau sont souvent appliquées automatiquement, libérant des ressources internes et minimisant les perturbations de la plate-forme globale.

4: Collaboration informée

La collaboration non structurée comprend tous les documents, messages de discussion, appels vidéo et chaînes de courrier électronique qui conduisent tout à partir des progrès du produit à l'expérience client. C'est l'interaction quotidienne entre les employés, les partenaires, les fournisseurs et même les clients. C’est avant tout le domaine de la suite Microsoft Office.

Cependant, toute cette innovation et ce jugement dépendent de l’information. Les idées et les décisions ne valent que les informations sur lesquelles elles reposent. Et les informations générées par cette collaboration ont une valeur au-delà de leur utilisation immédiate. Les meilleures plates-formes de gestion de contenu cloud s'intègrent aux outils de collaboration de référence d'Office pour étayer et soutenir leurs atouts.

Elles connectent les activités d'Outlook, Teams et Word au contenu et aux données pertinents provenant de toute l'entreprise. Par exemple, les données SAP peuvent être automatiquement affichées dans Outlook pour prendre en charge les e-mails associés.

L'intégration de solutions de services de contenu cloud aux outils collaboratifs introduit la gouvernance et le contrôle au niveau de l'entreprise des informations générées par la collaboration. Le contenu développé dans Teams est automatiquement identifié, classé et intégré au programme central de gestion de contenu. Une gouvernance légalement défendable est appliquée et le contenu est disponible via des flux de recherche et d’information à d’autres dans l’entreprise.

Les applications de services de contenu cloud telles que OpenText Core Share étendent ce contrôle au-delà du «fossé» organisationnel.

5: Réduction des coûts et simplicité d'administration

L'installation et la maintenance d'un système de gestion de contenu cloud sont moins chères et plus simples que la gestion de contenu sur site. Comme pour les autres types de services cloud, vous pouvez supprimer la plupart de vos dépenses en capital dans l'infrastructure informatique. Le fournisseur de services cloud assume la responsabilité des mises à niveau et des correctifs, ainsi que du traitement des problèmes techniques et de la sécurité des données. La gestion de contenu basée sur le cloud offre également une évolutivité; il est facile et rapide d'ajouter ou de supprimer des fonctionnalités et des utilisateurs individuels à mesure que les besoins de l'entreprise changent.

6: Automatisation des processus

La numérisation des processus d'affaires est devenue un moteur clé pour l'investissement dans l'ECM. Une partie intégrante de cela consiste à automatiser autant de tâches et de flux de travail que possible dans des fonctions répétitives de faible valeur telles que la capture, la gestion des cas et les comptes fournisseurs. Laisser la technologie faire le travail étend considérablement les capacités de production et supprime l'erreur de l'utilisateur de l'équation. La nouvelle génération de plates-formes de services de contenu basées sur le cloud offre des capacités d'automatisation basées sur l'IA qui alimentent directement les flux de travail et les chaînes de valeur.

Pour répondre à la demande croissante d'automatisation des processus, les meilleures plates-formes de gestion de contenu basées sur le cloud ont été conçues pour étendre dans les processus et systèmes clés de l'entreprise pour fournir un accès cohérent à l'information et inculquer la gouvernance. Par exemple, les rapports d'inventaire, les contrats de service, la correspondance client et d'autres contenus peuvent être automatiquement connectés et compilés à partir de plusieurs sources. Ils peuvent tous être mis à la disposition directement des équipes du service client avec des règles d'autorisation et d'édition gérées de manière centralisée.

7: Productivité et engagement des employés

Les silos d'informations rendent le contenu difficile d'accès, ce qui entraîne souvent beaucoup de travail supplémentaire et frustration pour les employés. Selon IDC un travailleur moyen peut passer un tiers de sa vie professionnelle à rechercher des informations – faire défiler des écrans, changer d'application, voire contacter les autres pour obtenir le contenu et les données nécessaires. Ceci, bien sûr, enlève les tâches précieuses qu'un travailleur pourrait effectuer.

L'ECM traditionnel a été créé pour fournir une solution de base à ce problème, mais il a quand même exigé que les informations pertinentes soient stockées ensemble dans un référentiel central et l'utilisateur ont dû aller chercher ces informations – souvent devant entreprendre au moins une partie du travail de marquage et de gestion de l'information eux-mêmes. Les systèmes de gestion de contenu basés sur le cloud changent le paradigme en gérant les informations dans leur système d'origine et en les poussant vers d'autres systèmes ou processus plutôt que d'attendre que l'utilisateur ou le système extrait les informations d'un entrepôt central.

Les travailleurs n'ont plus à le faire. passer des heures à rechercher des documents et du contenu. De plus, les services de contenu cloud permettent à de nombreuses personnes de travailler simultanément sur le même contenu tout en préservant l'intégrité des informations et le contrôle des versions.

En améliorant leur accès aux informations, la gestion de contenu basée sur le cloud augmente à la fois la productivité et l'engagement des employés. Cela offre des avantages directs à votre organisation. La recherche a montré que les entreprises dont les employés sont engagés sont susceptibles d'être 21% plus rentables.

Croissance du modèle de déploiement hybride

La ​​technologie de service de contenu cloud améliore considérablement la capacité des plates-formes de gestion de contenu à se connecter et à s'intégrer à un un nombre toujours croissant d'applications spécialisées pilotant des processus dans toute l'entreprise. Alors que les organisations atteignent de nouveaux niveaux d'étalement des informations avec plus de systèmes et d'applications que jamais auparavant, une solution de gestion de contenu native dans le cloud facilite le processus d'interopérabilité et élimine les barrières entre les silos d'informations d'une manière transparente et facile à utiliser, ce qui est pratiquement impossible.

Cependant, personne ne devrait jamais supposer que ces systèmes critiques et périphériques – et les informations qu'ils génèrent – seront basés sur le cloud dans un proche avenir. Un certain nombre de facteurs, des cycles de budgétisation aux exigences en matière de sécurité de l'information, signifient que les organisations fonctionneront dans un environnement hybride pour les années à venir. Les principales plates-formes de gestion de contenu peuvent être basées sur le cloud, mais sont facilement adaptables à cette réalité. Ils offrent le meilleur des deux mondes: les points forts de la sécurité de l'information et de la conformité sur site avec les avantages d'accessibilité, d'interopérabilité et de collaboration des services de contenu cloud.

Jusqu'à ce que les entreprises déplacent tout leur contenu dans le cloud, une solution de gestion de contenu qui s'adapte aux besoins d'une approche hybride est le seul moyen de répondre à la fois aux besoins de partage d'informations et de collaboration de vos employés ainsi qu'aux exigences de gouvernance et de conformité de l'entreprise.

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