Pourquoi nous devons dire au revoir à la réunion de statut

Pensez à votre dernier réunion d’état. Combien de fois les participants ont-ils été distraits par des conversations spécifiques à un projet avant que quelqu’un ne dise « Hé, mettons ça hors ligne ? » Est-ce que toutes les personnes impliquées dans la réunion avaient besoin d’être mises à jour sur tout ? Et à quel point a-t-il été difficile de planifier un moment qui a fonctionné pour équipe membres situés dans des fuseaux horaires différents ?

Il n’y a pas si longtemps, le statut réunions étaient le moyen le plus efficace pour les équipes de partager l’avancement des projets et de résoudre les problèmes. Mais à une époque de fatigue de réunion, cela vaut la peine de se demander si c’est toujours le cas. Peu importe le nombre de règles de base que vous créez pour que les réunions de statut soient aussi courtes et agréables que possible, il est facile pour elles de devenir contre-productives et pour les membres de l’équipe de se désengager.

Heureusement, il existe de meilleurs moyens de suivre l’avancement du projet et de tenir les bonnes personnes informées. Utiliser une combinaison d’engagement et de tâche la gestion outils, vous pouvez suivre les projets et favoriser collaboration de manière asynchroneréduisant les maux de tête des membres de l’équipe et des animateurs de réunion.

Lié: Vos coéquipiers préféreraient-ils regarder la peinture sécher plutôt que d’assister à votre réunion de statut ?

Le problème des stand-ups synchrones

Synchrone réunions nécessitent une interaction en temps réel. Chaque fois que vous vous réunissez en temps réel, vous devez déterminer la logistique : qui doit être là, quand vous vous rencontrerez et quels éléments vous couvrirez. Les réunions synchrones nécessitent également une tenue manuelle des dossiers, soit par le chef de projet, soit par les membres individuels de l’équipe. Vous devez également décider où conserver ces enregistrements et comment les rendre visibles pour l’ensemble du groupe. Et au fur et à mesure que votre équipe grandit et évolue, vous devez peser à nouveau toutes ces considérations.

Même si vous avez un hermétique ordre du jour, il faut une application constante pour maintenir la réunion sur la bonne voie. Sinon, certains membres de l’équipe peuvent divaguer, partager plus de détails que nécessaire et prendre trop de temps sur des conversations parallèles, ce qui amène certains participants à vérifier. Le format en temps réel peut également ne pas convenir à l’éventail des types de personnalité de votre équipe. Introverti les membres de l’équipe peuvent avoir l’impression d’être mis sur la sellette alors qu’on s’attend à ce qu’ils partagent l’avancement de leur travail devant leurs collègues, et que différentes personnes atteignent leur apogée productivité et se concentrer à différents moments de la journée. Des réunions de statut inutiles peuvent perturber leur flux.

La solution? Aller asynchrone

Les réunions asynchrones vous libèrent de nombreux défis des réunions traditionnelles tout en vous permettant d’atteindre le même objectif de suivi de l’avancement du projet. Avec asynchrone réunions, les membres de l’équipe reçoivent un délai défini pour fournir des mises à jour sur leurs progrès. En utilisant conjointement des outils d’engagement et des outils de gestion des tâches, ils peuvent enregistrer des mises à jour de statut et des informations pertinentes, qui peuvent ensuite être partagées automatiquement avec l’équipe élargie.

Au lieu de passer 30 minutes à une heure à écouter un appel nominal de statuts pertinents ou non, chaque membre de l’équipe peut passer quelques minutes à fournir ses mises à jour. Si des conversations ou une assistance supplémentaires sont nécessaires, celles-ci peuvent avoir lieu sur la communication applications ou en face à face, si c’est ce que les membres de l’équipe préfèrent.

Lié: Comment avoir des réunions percutantes à l’avenir

Comment fonctionnent les réunions asynchrones

La plupart des équipes sont déjà habituées à utiliser des outils de gestion des tâches pour attribuer, recevoir et afficher des tâches dans un emplacement centralisé. Bien sûr, le simple fait de cocher des tâches ne vous permet pas de transmettre le contexte, et il peut être difficile de poser des questions complexes dans la section des commentaires d’un outil de gestion des tâches. Les outils de gestion des tâches se concentrent également sur l’achèvement des tâches, de sorte qu’ils ne sont pas toujours viables pour suivre les progrès et identifier les obstacles avant qu’un jalon ne soit atteint ou manqué.

C’est là qu’interviennent les outils d’engagement. Alors que les outils de gestion des tâches vous permettent de capturer des données quantitatives sur vos tâches, les outils d’engagement vous permettent de capturer des données qualitatives. À l’aide d’un outil d’engagement automatisé, vous pouvez poser une série de questions simples pour avoir une idée précise de la progression de chaque membre de l’équipe :

1. Qu’est-ce que vous avez fait hier?
2. Qu’est-ce que tu fais aujourd’hui?
3. Es-tu bloqué sur quoi que ce soit ?

Chaque réponse peut être automatiquement partagée dans l’outil de collaboration de votre choix, où tout le monde peut la voir. Vous pouvez voir, en un coup d’œil, sur quoi chacun travaille, qui a le plus besoin d’aide et pour quoi il a besoin d’aide. Vous pouvez acheminer les problèmes aux bonnes personnes sans forcer les membres de l’équipe non impliqués à écouter les conversations parallèles.

Grâce à la combinaison d’outils de gestion des tâches et d’engagement, les réunions n’ont plus besoin d’avoir lieu en temps réel. Au lieu de cela, les membres de l’équipe peuvent s’enregistrer à leur propre rythme. Vous bénéficiez également d’un enregistrement automatisé des progrès quotidiens, que vous pouvez utiliser pour suivre les tendances et effectuer des post-mortems de projet.

Comment commencer

La mise en place de réunions asynchrones nécessite une décalage des pratiques typiques, mais cela ne s’accompagne pas nécessairement d’une courbe d’apprentissage abrupte. Il n’est pas nécessaire de tout plonger d’un coup. Vous pouvez commencer par remplacer un ou deux stand-up quotidiens par des réunions asynchrones. De cette façon, les membres de l’équipe peuvent se faire une idée de la nouvelle approche. Vous pouvez également essayer différentes questions pour trouver la bonne personne pour votre équipe.

Expliquez à vos équipes pourquoi vous mettez en œuvre cette approche et ce que l’on attend d’elles. La plupart accueilleront favorablement l’idée de réduire le nombre de réunions sur leur calendrier, mais certains peuvent s’inquiéter d’être hors de la boucle. D’autres peuvent avoir besoin d’aide pour adopter l’habitude de répondre au questionnaire quotidien. Donnez aux membres hésitants de l’équipe l’assurance que vos outils de collaboration fournissent les informations dont ils ont besoin et utilisez des rappels de planification pour vos collègues les plus oublieux.

Lié: Comment gérer un flux de travail asynchrone

Donnez du sens aux réunions

Avouons-le : lorsque vous remplacez les réunions synchrones, vous perdez une partie de l’interaction en face à face. Mais l’idée n’est pas d’éliminer complètement les interactions ; c’est pour les faire comme significative que possible. Dans mon entreprise, nous avons connu du succès avec les réunions d’état asynchrones, car les membres de l’équipe n’ont pas l’impression de perdre leur temps. Les employés individuels ont l’autonomie – et l’espace supplémentaire sur leurs calendriers – pour collaborer de la manière qui leur convient le mieux, et les chefs de projet peuvent passer plus de temps à faire avancer les projets au lieu de lutte avec des horaires, enregistrant des mises à jour de statut et des notes pertinentes, et surveillant ces conversations secondaires embêtantes.

Alors, est-il vraiment temps de dire adieu à la réunion de statut ? Probablement pas tous. Ils ont encore leur place parfois. Mais clairement, il existe un meilleur choix pour maintenir le partage d’informations et de projets sur la bonne voie tout en éliminant de nombreuses réunions en personne chronophages pour les membres de votre équipe.