Pourquoi les petites entreprises devraient envisager la planification de la continuité des activités

Août
21, 2021

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Au milieu des troubles économiques et d'une crise de santé publique, les entreprises se sont naturellement divisées selon deux lignes : les préparées et les non préparées. Même alors, la plupart ne s'en sortaient pas sans ecchymoses. Alors que la plupart des organisations ont été touchées par la pandémie, les petites entreprises ont été incontestablement les plus durement touchées. Dans une enquête PNAS menée en 2020, 43% des petites entreprises interrogées avaient temporairement fermé, principalement en raison de Covid-19.

En partie, cette lutte faussée renvoie aux flux de trésorerie et aux ressources. L'enquête du PNAS a montré que la plupart des répondants n'avaient assez d'argent que pour deux mois ou moins. D'un autre côté, les entreprises ont généralement l'avantage d'avoir des poches plus profondes. Selon un Small Business Administration rapport qui a analysé la récession de 2008, les grandes entreprises ont retrouvé leur contribution au PIB d'avant la crise en quatre ans en moyenne, tandis que les plus petites en ont pris en moyenne six.

La résilience n'est cependant pas uniquement dictée par les flux de trésorerie. Les grandes entreprises ont un autre avantage — la planification de la continuité des activités et la reprise après sinistre. Ces pratiques sont des enjeux de table pour les grandes entreprises, mais sont souvent considérées comme trop corporatives ou excessives pour les plus petites. Pourquoi les processus autour de la résilience sont-ils de taille ? Ne vivons-nous pas dans le monde de l'évolutivité ? Les petites entreprises peuvent – et méritent – de voir grand sans trop étendre leurs ressources. entreprise 

La planification de la continuité des activités contribue à rendre les opérations aussi résilientes que possible. Voici deux définitions importantes à connaître : 

• La planification de la continuité des activités est le processus d'identification des menaces potentielles pour une entreprise et de création de protocoles pour y faire face afin que l'entreprise puisse continuer à aller de l'avant.
• La reprise après sinistre est un ensemble d'outils et de procédures qui restaurent les informations, les processus et les systèmes vitaux d'une entreprise à la suite d'un sinistre.

Bien sûr, ce protocole et ces outils peuvent sembler différents pour une entreprise (par exemple, une équipe entière et une pile technique dédiée au problème), mais cela ne signifie pas que les entreprises ne peuvent pas adopter les mêmes meilleures pratiques à plus petite échelle . Avec le bon plan, elles peuvent récolter les mêmes avantages que les grandes entreprises.

Voici quelques-uns des avantages :

1. Limite les interruptions. Il n'est pas nécessaire de traiter chaque crise comme un événement indépendant. Avec un plan de continuité des activités, les petites entreprises peuvent standardiser leur réponse aux perturbations pour minimiser les temps d'arrêt. Moins il y a de temps d'arrêt, moins d'argent est perdu.
2. Présentez des alternatives. Il devrait toujours y avoir un plan B si une petite entreprise doit fermer ses portes, réduire ses heures ou limiter sa capacité. Par exemple, si un salon est fermé pendant un mois en raison de Covid-19, il devrait avoir un moyen d'utiliser les télécommunications, de rester en contact avec sa clientèle et de permettre aux clients de continuer à prendre de futurs rendez-vous. De cette façon, les revenus sont prêts pour un redémarrage rapide une fois l'entreprise rouverte.
3. Autonomiser les employés. La planification de la continuité des activités garantit que chaque employé est sur la même longueur d'onde pour gérer une crise. Avec un protocole défini, les employés savent comment poursuivre leur travail, en assurant la cohérence et en leur donnant la tranquillité d'esprit.

La première étape de la planification de la continuité des activités consiste à identifier les défis internes. Par exemple, votre infrastructure actuelle aide-t-elle ou entrave-t-elle votre résilience ? Bien qu'il existe plusieurs facteurs pouvant contribuer à une crise, tels que la volatilité économique, la sécurité du personnel et/ou les avis gouvernementaux, les processus d'une entreprise ne devraient pas en faire partie.

Cela dit, de nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur des outils et des outils obsolètes. systèmes qui aggravent les crises. Par exemple, certaines entreprises n'étaient pas en mesure de transférer facilement dans un monde éloigné et socialement éloigné. Pour jeter les bases de la continuité des activités, les entreprises doivent donner la priorité à la numérisation de leurs processus et systèmes.

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Numériser avant la prochaine catastrophe

Lors des premiers arrêts liés à la pandémie, de nombreuses petites entreprises ont découvert que leurs systèmes de stylo et de papier rendaient difficile la réponse rapide aux changements nécessaires. La gestion des affaires uniquement analogiques présente plusieurs problèmes. Les informations qui se trouvent dans un seul endroit ne sont accessibles physiquement qu'à partir de cet endroit – si elles sont perdues ou détruites, elles disparaissent pour toujours. Il est également difficile d'obtenir des informations à partir de ces données concernant les rapports, la paie et la base de données clients.

En modernisant les méthodes papier uniquement avec des solutions numériques, les entreprises peuvent éliminer les goulots d'étranglement internes et accéder à des informations importantes à tout moment et en tout lieu. Les clients peuvent planifier des rendez-vous et communiquer même lorsque les portes sont fermées, et les employés bénéficient de la possibilité de faire des choses comme consulter leurs horaires et rester à jour.

La numérisation n'a pas non plus besoin d'être un investissement de qualité professionnelle. En mettant en œuvre des solutions tout-en-un telles qu'un logiciel de gestion d'entreprise, les petites entreprises peuvent facilement numériser leurs opérations. Le bon logiciel peut rendre la planification de la continuité des activités simple et abordable, et le meilleur moment pour commencer la planification est maintenant.

Les petites entreprises doivent être prêtes pour la prochaine perturbation, qu'il s'agisse d'une catastrophe naturelle, d'un cambriolage ou d'une violation de données.[19659026]En modernisant et en numérisant les opérations, les petites entreprises peuvent profiter de la révolution numérique sans se ruiner.

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