Pourquoi le courrier électronique transparent a cessé de fonctionner pour nous et ce que nous faisons à la place

Lorsque j'ai rejoint Buffer et ouvert mon nouveau compte de messagerie Buffer pour la première fois, le nombre de courriels était de 200. J'ai été momentanément stupéfait.
C'était beaucoup plus de courriels que je n'en avais jamais eu auparavant.

Habituellement, lorsque vous configurez un compte de courriel sur un nouveau lieu de travail, votre boîte de réception est vide au début – les gens n'ont pas encore votre adresse e-mail et vous n'êtes pas sur un tas de listes de diffusion. Je prévoyais ces quelques jours ou semaines de bonheur par e-mail, où votre boîte de réception est presque toujours nulle.

J'avais connu la valeur de la transparence de Buffer au travail et notre pratique de la transparence des e-mails, mais ce que je n'avais pas réalisé, c'est que parfois les avantages de la transparence peuvent devenir un fardeau. C'est ce qui se passait avec le courrier électronique transparent.

Voici pourquoi le courrier électronique transparent a cessé de fonctionner pour nous, et vers quoi nous sommes passés à la place.

Pourquoi le courrier électronique transparent ne fonctionnait plus pour nous

Il y a six ans maintenant, nous avons partagé un article de blog détaillant les flux de travail exacts que nous avons utilisés pour le courrier électronique transparent . À l'époque, nous écrivions:

Notre valeur de transparence s'étend jusqu'à la boîte de réception. Chaque email est public au sein de l'équipe. Chaque bit de communication est partagé. Tout le monde sait tout. Il n'y a pas de secret.

L'idée est bonne, et le courrier électronique transparent a résolu un défi pour nous. Beaucoup de communications se faisaient par e-mail et nous voulions que tout le monde puisse voir les e-mails de manière transparente. Avoir des listes de courriels spécifiques que nous avons cc ou bcc (cliquez sur ce lien ci-dessus pour en savoir plus sur ce système) était un moyen beaucoup plus efficace de travailler que d'ajouter chaque coéquipier individuellement.

Alors qu'est-ce qui a cessé de fonctionner? [19659002] Nous sommes passés à une équipe plus grande

Le but du courrier électronique transparent était de voir les conversations se dérouler dans n'importe quelle équipe et d'avoir tout le contexte dont vous aviez besoin. Cela a bien fonctionné pour nous lorsque Buffer était une équipe de moins de 30 personnes, mais à partir de cette époque, cela a commencé à devenir un peu hors de contrôle. Au moment où nous avons atteint une équipe de plus de 80 personnes, le courrier électronique transparent n'était plus facile à suivre uniquement en raison du volume.

Si vous le regardez du point de vue des relations, la formule pour les relations possibles signifie qu'à 80 personnes, il y avait 3 160 relations possibles. Bien sûr, chaque individu ne parlait pas toujours avec toutes les autres personnes de l'entreprise, mais néanmoins, c'est un très grand nombre de relations possibles à communiquer par e-mail.

Cela mettait le fardeau de rester informé sur l'individu

Recevoir plusieurs centaines de courriels en une semaine était un énorme fardeau pour les coéquipiers. Ils devaient tirer parti des e-mails pour rester informés, maintenir un système et déterminer quelles conversations étaient pertinentes, et nous avons imposé ce fardeau à chaque coéquipier, plutôt que de faire un changement au niveau organisationnel. Les coéquipiers sont devenus responsables de garder une trace de toutes les conversations internes, alors que dans le même temps, le courrier électronique était toujours un endroit pour les conversations externes et il y avait beaucoup à jongler.

En plus de cela, le sentiment que j'avais ouvert mon e-mail Buffer pour la première fois est arrivé à beaucoup de nouveaux coéquipiers, et ce n'était pas une super expérience.

Les filtres ne fonctionnaient pas toujours

La meilleure solution à ce niveau de courrier électronique était de créer de nombreux filtres pour trier et organiser toutes les conversations internes en fonction de l'adresse e-mail interne qui était cc ' éd.

Le fait d'avoir autant de filtres configurés signifiait parfois que les gens rateraient les e-mails qui les mentionnaient, ce qui n'est pas un excellent résultat, mais nous avons passé beaucoup de temps et d'énergie à essayer de faire fonctionner ces filtres avec des e-mails transparents.

Nous avons créé plusieurs documents détaillés sur les meilleures pratiques internes remplis de différents systèmes pour configurer des filtres et gérer le courrier électronique. Notre PDG, Joel Gascoigne a même décrit un projet d'outil de messagerie interne, il a écrit:

Le courrier électronique chez Buffer est un peu comme le Far West. Avec des e-mails transparents, le nombre d'e-mails que nous recevons individuellement en tant qu'équipe de 30 personnes pourrait être 5 ou 10 fois supérieur à celui que recevrait une équipe normale de 30 personnes.

Nous avons donc créé un outil interne pour les e-mails appelé Buffmail.

Le résultat de tout ce travail a été plus de travail. Les coéquipiers devaient passer plus de temps à configurer des filtres et à les peaufiner lorsque de nouvelles équipes étaient créées ou que des projets étaient lancés. En fin de compte, le problème n'était pas que nous ne faisions pas correctement les e-mails transparents, c'était que nous avions dépassé ce système et que nous devions en chercher un nouveau.

Notre nouveau système de communication interne transparente

Selon les mots de notre directrice des ressources humaines, Courtney Seiter nous avions besoin d'un outil pour nous aider à avoir une conversation et une décision calmes, délibérées et tenant compte du fuseau horaire. -making at Buffer. »

En plus de la prise de décision, nous voulions un espace pour les annonces et les discussions liées au travail sous la forme de conversations plus longues et asynchrones.

Notre solution: Threads

Nous avons déjà mentionné Threads comme un élément de base de notre communication asynchrone . Threads permet d'avoir facilement des conversations textuelles dans toute l'entreprise et de marquer clairement les décisions lorsqu'elles sont prises. Cela fonctionne également bien avec Slack; les nouveaux Threads peuvent être postés sur un canal Slack lié, ce qui est un avantage appréciable.

Pourquoi Threads fonctionne pour nous

Threads est un moyen beaucoup moins écrasant pour 90 personnes de communiquer. Il est facile de parcourir un espace (c'est le nom des discussions pour une zone spécifique) pour voir s'il y a une conversation dans laquelle vous souhaitez vous connecter, et il y a aussi un bouton utile pour marquer quelque chose comme suivi.

Il est également moins probable que quelqu'un manque un fil qui le mentionne en raison du système de notification des fils. Threads aide à alléger le fardeau de rester informé de l'individu. Si quelqu'un doit être connecté en boucle, il est facile de le marquer et si quelqu'un veut parcourir un espace, il peut le faire sans être alerté de chaque conversation.

Comment nous configurons les threads

Dans Threads, il existe différents "espaces", et toute personne dans cet espace verra tous les threads (discussions) créés à cet endroit.

Nous avons configuré des threads pour avoir des espaces auxquels tout le monde devrait faire partie, et d'autres espaces facultatifs en fonction de l'équipe et de l'emplacement d'un coéquipier.
Voici comment nous avons configuré nos espaces:

Espaces d'équipe

Tout espace commençant par "Buffer-" est destiné à tous les coéquipiers à se joindre de façon permanente aux notifications. Pour nous, ces espaces sont les suivants:

• Annonces: pour les annonces à l'échelle de l'équipe
• Inclusion: pour discuter de la diversité, de l'équité et de l'inclusion
• Mémos de Joel: pour les réflexions de notre PDG
• Reconnaissance et éloge: pour célébrer et reconnaître ses coéquipiers
• Retraite: Pour des informations sur la retraite
• Temps libre: Pour les plans de vacances et les congés
• Mairie: Un espace asynchrone pour les questions de la mairie pour notre PDG et notre équipe de direction
• Mises à jour: Pour les mises à jour de zone

Espaces de zone

Chaque zone a son propre espace avec la convention de dénomination Area-AreaName, par exemple Area-Marketing. Ces espaces sont destinés uniquement à ceux qui travaillent quotidiennement dans ce domaine. Les coéquipiers peuvent voir n'importe quel espace de zone à tout moment, mais nous leur demandons de ne voir que et de ne rejoindre aucune zone dans laquelle ils ne travaillent pas directement. Nous effectuons des nettoyages périodiques pour vous aider à respecter cette directive.

Espaces de projet

Nous avons un petit nombre d'espaces de projet avec la convention de dénomination: Proj-ProjectName, par ex. Proj-Pricing. Il s'agit de projets qui touchent de nombreuses équipes différentes et ont une date de fin définie.

Espaces géographiques

Nous avons plusieurs espaces liés à la géographie, par ex. Geo-UK et Geo-Canada, pour discuter de l'expérience de coéquipier Buffer spécifique à ces pays.

Espaces d'aide

Nous avons deux espaces d'aide, Help-People et Help-Tools. Help-People est pour des questions ou de l'aide sur des choses comme les avantages sociaux, le déménagement et d'autres changements dans la vie. Help-Tools est pour quand un coéquipier a besoin d'aide avec l'un des outils que nous utilisons chez Buffer.

Lorsque nous créons de nouveaux espaces

Pour éviter d'avoir trop d'espaces, nous essayons actuellement par défaut d'écrire un fil dans l'espace le plus approprié avant de créer un nouvel espace. Si après cela, vous avez toujours l'impression que ce sujet a besoin d'un nouvel espace, nous le créerons.

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Nous utilisons les threads depuis plus d'un an maintenant et nous avons toujours l'impression que c'était vraiment la bonne décision et le bon choix de s'éloigner des e-mails transparents. Si vous avez aimé cet article de blog, consultez cet article où nous parlons de communication asynchrone et pourquoi c'est si important pour le travail à distance.