Pourquoi la gestion du changement organisationnel est essentielle au succès de la transformation numérique

Michael O’Malley fait valoir « ce n’est pas la technologie elle-même qui fait trébucher les projets informatiques.” Recherche du Project Management Institute confirme que les défis de la gestion du changement sont à l’origine de la plupart des échecs des projets. Harvard Business School définit la gestion du changement organisationnel (OCM) comme le processus d’orientation du changement organisationnel vers une résolution réussie et note qu’il comprend généralement trois phases : préparation, la mise en oeuvreet suivi.

Lorsqu’il s’agit d’introduire de nouvelles technologies, l’OCM est particulièrement important. Si une nouvelle technologie est sous-utilisée, elle ne vaut pas l’investissement de l’organisation, quelle que soit la manière dont elle répond au cas d’utilisation. Alors que les avantages techniques d’une nouvelle application peuvent être clairs pour l’équipe d’achat, les employés peuvent considérer le nouveau logiciel comme perturbateur s’il nécessite de modifier les processus existants. En fin de compte, si les employés n’adoptent pas le changement, ce ne sera pas un succès. Le changement technologique étant désormais un impératif commercial, comment les organisations peuvent-elles assurer une gestion du changement réussie ? Voici six bonnes pratiques :

1. Définir le succès

Tout d’abord, les objectifs de tout changement qui aura un impact significatif sur les flux de travail doivent être clairement définis. Les objectifs fournissent une référence pour mesurer les progrès. Il est utile d’établir des objectifs dans 3 domaines clés :

• Gens: Tenez compte de toutes les parties prenantes concernées par le changement prévu (y compris les décideurs, l’équipe de mise en œuvre et les utilisateurs) et définissez comment elles seront informées et activées sur la nouvelle technologie pour maximiser sa valeur. Identifiez les champions du changement qui aideront à ouvrir la voie en devenant des adopteurs et des défenseurs précoces.
• Traiter: Décrivez le processus de gestion du changement, y compris les approbations requises. Plus le processus est simple, plus il sera facile à mettre en œuvre.
• Gouvernance: La gouvernance est un cadre qui définit comment les décisions sont prises et qui a le pouvoir de les prendre. Décrivez qui a le pouvoir de prendre des décisions sur l’achat et la mise en œuvre de nouvelles technologies, ainsi que sur la communication des changements.

2. Planifiez votre réussite

Il sera très avantageux de planifier non seulement la mise en œuvre, mais également la façon dont les parties prenantes seront informées et engagées, et la manière dont les décisions seront prises. Il est également évident que négliger la gestion du changement peut signifier ne pas atteindre les résultats commerciaux ou le retour sur investissement souhaités. Travailler avec un Customer Success Manager peut aider les clients à obtenir une adoption plus forte et de meilleurs résultats globaux en aidant à élaborer un plan de réussite qui aborde à la fois les changements technologiques et la stratégie de gestion du changement.

3. Mettre l’accent sur la communication

Pour être soutenu dans l’ensemble de l’organisation, le changement doit être communiqué à toutes les parties prenantes, et pas seulement à celles directement concernées. Les changements de processus et les impacts commerciaux souhaités doivent être partagés pour s’assurer que les employés voient leur valeur. Communiquer bien avant des changements importants crée des occasions de soulever des préoccupations et peut signaler des défis bien avant qu’ils ne fassent dérailler les progrès. Pour que l’OCM réussisse, il est important de favoriser un dialogue bidirectionnel. Écoutez les commentaires, évaluez la réponse des employés et permettez aux employés de suggérer des idées d’amélioration. Enfin, le fait qu’un sponsor exécutif communique les avantages a également plusieurs impacts positifs. La transparence favorise la confiance et la communication de la direction encourage l’adhésion des employés.

4. Engagez les employés

Lorsqu’il s’agit de communiquer le changement, le support et le message sont importants. Autrement dit, les informations partagées et la plate-forme utilisée peuvent avoir un impact sur la manière dont le message est reçu. Fournir des informations dans un format qui invite au partage et à la discussion, comme les médias sociaux, peut accroître l’engagement et stimuler l’adhésion. Certains employés s’adapteront au changement plus rapidement que d’autres. Encourager le partage des connaissances accélérera le processus d’apprentissage dans toute l’organisation.

Une communication efficace et l’engagement des employés assureront non seulement un processus de gestion du changement plus efficace, mais ils sont également essentiels au succès. Les employés qui ne sont pas engagés ou qui ne soutiennent pas le changement présentent des risques pour le succès global. Leur résistance peut inspirer d’autres employés à perdre leur soutien au projet.

5. Former et rassurer vos équipes

Au-delà de la planification et de la communication, la formation est un aspect important d’une OCM réussie. Un plan de formation doit être intégré à votre plan de gestion du changement. Cela peut vous aider à vous assurer que vous « êtes opérationnel » après la mise en œuvre plutôt que d’attendre que les employés s’adaptent aux nouvelles pratiques.

6. Célébrez les succès

Célébrer les victoires et les jalons peut soutenir davantage le processus de transformation. Une façon d’y parvenir consiste à reconnaître les champions du changement, les employés qui font preuve de leadership en s’adaptant au changement et en partageant les résultats positifs avec leurs collègues. Le simple fait de reconnaître les employés qui adoptent de nouveaux comportements peut être un excellent facteur de motivation pour soutenir le changement.

L’expression « commencer par la fin en tête » est un conseil approprié en matière de gestion du changement. Avant d’initier le changement, toutes les organisations bénéficieront de la définition des résultats souhaités et de la voie pour les atteindre.

Les fournisseurs de technologie sont de plus en plus conscients que le support technique seul ne suffit pas pour aider les clients à maximiser la valeur de leurs investissements technologiques. Services de réussite client OpenText aide les clients à définir leurs objectifs, à élaborer des stratégies de gestion du changement et à mettre en œuvre un cadre de gouvernance. Les clients d’OpenText peuvent en savoir plus sur les ressources sur les meilleures pratiques de réussite dans notre Portail de réussite client.