Pourquoi j'ai besoin d'un chef de cabinet et vous le faites probablement aussi

décembre
19, 2018

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Etre le fondateur d'une entreprise, en particulier à ses débuts, peut sembler être une lutte constante pour se trouver à plusieurs endroits à la fois. Votre désir de voir l'entreprise se développer et prospérer vous pousse à avoir la main dans chaque projet. Et même si vous avez des co-fondateurs ou des employés de début qui vous avez confiance, vous pouvez toujours ressentir le besoin d’être présents à chaque réunion ou à chaque appel.

Mais cela n’augmentera pas.

L'importance de la franchise et des autres leçons d'un ancien chef d'état-major de la Maison-Blanche

Au cours d'une période particulièrement chargée au début de l'année, je me suis dit que je souhaitais que le clonage, en termes de technologie, peu plus avancé. Essayer de rester impliqué dans chaque aspect de l'entreprise me rendait inefficace à tous les niveaux. Il ne s’agissait pas d’ego, ni de croire que personne ne pourrait «faire la chose» aussi bien que moi. une autre personne capable. J'avais besoin … d'un chef d'état-major.

Je sais, je sais: les chefs d'état-major ne reçoivent pas toujours une bonne presse lorsque vous considérez ce qui s'est passé à la la Maison Blanche ou Silicon Valley. Mais l'un des problèmes est la définition même du rôle joué par un chef de cabinet au sein d'une organisation. Il ne semble toujours pas y avoir de définition cohérente de ce qu'est réellement cette position, et peut-être pour une bonne raison.

Je pense qu'une des raisons pour lesquelles les définitions ici sont si variées est que cette position doit être adaptée de manière à répondre aux besoins spécifiques. de chaque organisation. Pour une entreprise, un chef d’État peut assumer des tâches analogues à celles d’un directeur de l’exploitation, tandis que dans une autre organisation, cette personne peut s’acquitter de certaines tâches que l’adjoint exécutif a généralement.

À l'instar de nombreux rôles dans l'espace de démarrage, les fonctions et responsabilités d'un chef de cabinet peuvent être ambiguës, mais son impact est indiscutable.

De mon point de vue, l'objectif principal d'un chef de cabinet ajoute la puissance de feu à la personne pour laquelle il a été engagé. C’est pourquoi toute personne que vous embauchez pour ce poste de "chef" doit être douée pour exécuter, c’est-à-dire pour accomplir des tâches. Un bon chef de secteur devrait doubler – voire même tripler – la capacité et la productivité du patron.

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Alors, comment allez-vous chercher cette licorne?

1. Ajoutez de la puissance de feu.

Si vous partez de zéro, la première étape intéressante consiste à effectuer un audit organisationnel pour mettre en lumière les domaines dans lesquels la société est inefficace. Où perds-tu ton temps? Quelles tâches récurrentes vous volent trop? Chez Grove, par exemple, nous venions de clore notre série A et savions que nous étions sur le point de commencer à faire grandir l’équipe. Nous avions donc immédiatement besoin de quelqu'un qui serait à l'aise pour s'occuper du recrutement et de l'embauche de tous ces nouveaux employés.

les affaires. En raison de ce scénario, au cours de la phase d’entretien, j’ai demandé à chaque candidat de classer ses intérêts et ses capacités dans 12 domaines fonctionnels différents en temps réel. Cela nous a permis d’identifier tous les chevauchements entre les compétences et les compétences uniques de chaque candidat et les miens, ainsi que les besoins réels de notre organisation.

2. Gardez l'esprit ouvert.

Cela m'amène à mon point suivant: gardez l'esprit ouvert. Au cours du processus d'entrevue, mon point de vue sur le profil «parfait» du poste de chef de cabinet de ma société a radicalement changé. Nous avons interviewé des dizaines de candidats extrêmement qualifiés, allant d'un ambitieux diplômé récent à un amiral de la Marine royale britannique, et chacun d'entre eux nous a permis de préciser un peu plus le rôle que devrait jouer notre organisation.

Dans de jeunes entreprises comme la nôtre. , des projets spéciaux et des initiatives apparaissent souvent qui ne correspondent vraiment pas à une fonction spécifique (marketing, ingénierie, produit, etc.) – et dans de nombreux cas, l'expertise interne dans ce domaine peut même ne pas exister ! Auparavant, ces projets figuraient sur ma liste extrêmement longue de tâches à accomplir et étaient souvent ignorés car je me concentrais sur des priorités plus urgentes.

Cependant, mon chef de cabinet est devenu un extension de me ce qui signifie que l'une des tâches principales de cette personne est de gérer tout projet ad-hoc (sans propriétaire précis) pour moi. Au fur et à mesure que le poste de chef de cabinet avance, ce rôle de gestion devient un processus itératif par lequel nous ou nous évaluons continuellement si ces projets sont des domaines que notre chef de cabinet souhaite posséder.

Nous demandons également si le besoin est devenu suffisamment important pour justifier le recours à une expertise fonctionnelle interne.

Il est important de noter que les avantages d'un chef de cabinet ne se limitent pas aux startups de toutes tailles. Une recherche rapide d'emplois sur Google montre une liste apparemment sans fin de startups à toutes les étapes qui cherchent à en engager un. Certains recrutent même un chef d'état-major par catégorie stratégique, divisé en relations de croissance produit ou même relations gouvernementales . Cela m'a amené à réfléchir à la façon dont mon réseau perçoit le rôle de chef de cabinet – et à déterminer s'il diffère de celui de Grove.

Ce que j'ai appris sur le rôle du chef de cabinet de deux personnes proches de moi.

la recherche de la réponse a commencé au bout de mon temps parce que ma femme, Amy Fox, était chef de cabinet du cofondateur de Lyft pendant une période de croissance rapide de 2012 à 2014. De son point de vue, Amy m'a dit, un chef de cabinet sert de homme à la main – ou dans des cas comme le sien, femme – du soutien de l'exécutif.

Lorsque Amy était chef de cabinet, Lyft grandissait si rapidement que tout se déroulait à grande vitesse. C'était sa responsabilité d'être «un autre cerveau» pour aider la cofondatrice à réfléchir, à naviguer et à gérer l'évolution rapide des besoins de l'entreprise. Ma femme a fait remarquer que lorsque votre startup prend en charge simultanément un grand nombre d'initiatives importantes, certaines sont abandonnées ou dépriorisées.

Ensuite, j’ai eu l’occasion de parler de cette question avec mon ami Kanjun Qiu PDG de Sourceress, qui avait travaillé avec toute l’équipe de direction de Dropbox en tant que chef de cabinet de 2013 à 2015, ce qui était également une période de croissance accélérée. Qiu considérait son rôle comme une personne qui «veillait à ce que les trains fonctionnent à l'heure». Elle a tout fait, de l'analyse de sujets hautement prioritaires à la tenue de réunions et à la garantie que les membres de l'équipe de direction communiquaient efficacement les uns avec les autres.

Cela dit, déterminer quand il est temps d'engager un chef de cabinet revient à l'état d'esprit du PDG. S'il gère trop de catégories d'entreprises en même temps et ne sait pas exactement laquelle d'entre elles nécessitera des experts, l'embauche d'un chef de cabinet augmentera la productivité. La compétence la plus importante pour ce travail du point de vue de Qiu? Bon jugement.

Conseils spécifiques pour l'embauche

Une fois que vous avez défini les compétences et les intérêts dont votre organisation a besoin dans un chef de cabinet, voici quelques conseils qui peuvent non seulement vous aider à embaucher le bon candidat, mais également vous aider à faire Assurez-vous de bâtir une relation de travail productive dès le premier jour:

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• Cherchez quelqu'un qui est disposé à ne pas être d'accord avec vous. Oui, votre objectif est que cette personne soit une extension de vous, mais si vous louez votre miroir exact, vous manquerez presque certainement d'obtenir une opinion ou une perspective différente. Cette perspective peut permettre d’obtenir de meilleurs résultats et d’augmenter les chances de succès de votre entreprise.

• Sachez qu’il faut du temps pour relayer votre riche savoir institutionnel à ce nouvel atout. Donnez-vous six mois ou plus pour passer le plus de temps possible ensemble. Amenez votre chef de cabinet à chaque réunion. Donnez à cette personne l'accès, les outils et les informations nécessaires pour apprendre votre style, afin qu'elle puisse aborder des situations similaires à ce que vous voudriez.

• Faites tout ce que vous pouvez pour établir des relations de confiance avec votre chef d'état-major immédiatement. Pour que cette personne soit votre extension, vous devez adopter un engagement inébranlable à partager vos pensées et vos opinions sur tout (à l'exception des questions sensibles relatives aux ressources humaines). Ce n'est que lorsque vous faites confiance à votre chef de cabinet que cet employé de confiance commencera réellement à vous aider à augmenter votre capacité.