Pourquoi devez-vous commencer à automatiser des tâches répétitives?

septembre
26 2019

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Ping, ding, clickety-clack et swoosh. Puis répétez: encore, et encore, et encore. Semble familier? Cela devrait. Selon une étude McKinsey 28% de la semaine de travail moyenne est consacrée à la réponse à des courriels. De même, 19% supplémentaires sont consacrés à la collecte d'informations et de données et 14% à la communication et à la collaboration, ce qui laisse un maigre 39% réellement consacrés à une activité spécifique à un rôle. Peut-être que vous pouvez comprendre cela. Je peux certainement.

En tant que spécialiste du marketing, je parviens souvent à extraire des données de différents outils et à créer des rapports qui sont ensuite envoyés aux parties prenantes avant même que je puisse même poursuivre mon travail. C’est banal et répétitif, mais c’est aussi important. Et dans ma quête sans fin pour devenir plus productif (et peut-être moins frustré), j'ai été référé à Ross Jenkins, fondateur de DigitalMe un leader de l'automatisation. Il s'attache principalement à aider les équipes de direction à améliorer leurs flux de travail et leurs processus de prise de décision en utilisant l'automatisation.

La décision d'automatiser les tâches ne repose pas uniquement sur le désir de supprimer les tâches répétitives et de gagner du temps, mais bien sur d'améliorer la fiabilité et de supprimer l'erreur humaine de l'équation. Du plus simple au plus avancé, il s'avère qu'il y a beaucoup de choses que vous pouvez automatiser pour rendre votre journée un peu plus productive.

Voici quelques façons de commencer à automatiser vos tâches les plus répétitives. [19659005] (En anglais): 3 façons d'automatiser l'automatisation peuvent vous rendre plus difficile

Automatisez vos e-mails

Selon Jenkins, l'e-mail est l'une des tâches les plus faciles à automatiser et qui peut avoir de puissants effets sur votre productivité. En introduisant simplement des filtres pour compartimenter votre boîte de réception, vous pouvez hiérarchiser ce qui doit être lu et ce qui doit être laissé pour plus tard. Par exemple, en canalisant les courriels des domaines de la liste blanche dans un dossier et des domaines inconnus dans un autre, vous verrez rapidement les avantages d'une boîte de réception moins chaotique.

Jenkins m'a expliqué comment aller plus loin en automatisant votre les réponses par e-mail les plus fréquentes, aussi. À l'aide de filtres avancés, puis via un logiciel d'automatisation tel que Zapier vous pouvez générer des réponses automatiques aux questions les plus fréquemment posées. De même, en utilisant un logiciel de planification de calendrier tel que Calendly vous pouvez ensuite configurer des réponses automatiques aux demandes de planification, ce qui permet aux utilisateurs de réserver une heure directement à partir de votre calendrier. Vous pouvez également créer un lien dans un outil de liste de tâches tel que Todist avec votre courrier électronique, de sorte que les e-mails marqués d'un astérisque soient automatiquement ajoutés à votre liste de tâches ou même à votre CRM (par exemple HubSpot ), en veillant à ne jamais oublier de répondre à un courrier électronique important.

Automatisation de la collecte de données et d'informations

Jenkins a expliqué qu'il aidait une équipe de direction à automatiser l'accès à leurs statistiques les plus importantes et à s'assurer qu'elles étaient accessibles à ceux qui en avaient besoin. Dans ce cas particulier, il a configuré des tableaux de bord personnalisés pour visualiser les statistiques extraites directement de HubSpot. Vous pouvez faire de même avec des outils de visualisation tels que Google Data Studio un outil gratuit et facilement intégrable dans votre CRM, vos feuilles de calcul ou vos bases de données. Ils envoyaient ensuite des e-mails de notification automatiques aux investisseurs et aux parties prenantes internes, avec des liens vers les tableaux de bord les plus récents.

Selon Jenkins, en automatisant simplement une tâche répétitive comme celle-ci, il a aidé la société à économiser des heures d'employés. Il a également pris du temps pour collecter et compiler les informations, mais a également aidé le PDG à améliorer la transparence entre les parties prenantes externes et internes.

Connexes: 12 façons d'automatiser votre entreprise et d'améliorer son efficacité

Automatisation du marketing et des ventes -Lead Management

Cela m'intéressait particulièrement en tant que spécialiste du marketing. Si mon rôle en tant que spécialiste du marketing consiste principalement à utiliser l'automatisation du marketing pour offrir aux prospects une expérience enrichissante (et, espérons-le, persuasive) au moyen de campagnes de filtrage automatisé de courrier électronique, de reciblage d'annonces et d'expériences sur site, une deuxième partie de mon rôle est la gestion interne. la gestion. Par exemple, comment les pistes sont évaluées et gérées entre les services marketing et ventes. C’est un domaine qui offre d’immenses possibilités d’automatisation.

L'automatisation de la gestion des leads, telle que le transfert du marketing aux ventes une fois que le lead est devenu un lead qualifié en marketing, implique de s'assurer que les responsables des ventes sont au courant du lead et agissent en conséquence. Alors que les CRM comme HubSpot sont parfaits pour la synthèse de toutes les données sur cette piste, Jenkins utilise l’automatisation pour informer les commerciaux des informations critiques et opportunes sur la piste, mais aussi pour renvoyer au service marketing des informations sur la qualité de la piste et les résultats de celle-ci. les appels de vente, qui sont gérés dans HubSpot. Tout cela est ensuite compilé en données agrégées pour la haute direction, en utilisant des pratiques similaires à celles décrites ci-dessus.

En conclusion de notre discussion, Jenkins m'explique comment l'automatisation devient partie intégrante des entreprises jusqu'aux processus de prise de décision. Avec les développements de l'intelligence artificielle, les chefs d'entreprise utilisent cette technologie pour prendre des décisions immédiates et plus intelligentes basées sur des ensembles de données complexes, éliminant ainsi les erreurs humaines. Cela s'étend au client, dans des domaines tels que le service client, où les agents du service client sont complétés par de puissantes recommandations en matière d'intelligence artificielle, qui fournissent des instructions précises pour résoudre les problèmes des tickets clients. Les dirigeants tirent également parti de l'IA lorsqu'ils prennent des décisions stratégiques. En automatisant le processus de prise de décision avec les résultats de probabilité dirigés par l'intelligence artificielle, les dirigeants sont également en mesure de supprimer l'erreur humaine des décisions stratégiques. L'automatisation est en train de devenir une partie intégrante du paysage commercial.