Piles technologiques visibles et invisibles, et avantages et inconvénients du « shadow IT » dans le martech et au-delà

Les piles technologiques sont grandes. Le données de pile empiriques Nous avons récemment partagé depuis Zylo, l’une des principales plateformes de gestion SaaS, que même après un an de se serrer la ceinture, la PME moyenne (500 employés ou moins) dispose toujours de 162 applications SaaS. Les entreprises de taille intermédiaire (500 à 2 500 salariés) en comptent 245. Et les grandes entreprises, 650.

Ce n’est plus particulièrement surprenant, n’est-ce pas ?

Oh, et au fait, ces chiffres n’incluent pas :

(1) Toutes les applications personnalisées créées par l’entreprise, y compris avec des plateformes low-code ou no-code.

(2) Toutes les applications utilisées personnellement par les employés sans être facturées. Les applications mobiles en sont les exemples les plus courants : médias sociaux, apprentissage, productivité personnelle, outils créatifs, etc.

(3) Toutes les applications utilisées par les indépendants ou les sociétés de services sous-traitées (agences, cabinets de conseil ou autres prestataires externalisés). Vous pouvez dire que cela ne fait pas partie de votre pile technologique, mais dans de nombreux cas, les entrées et sorties circulent entre leur pile et la vôtre, même si cela se fait via des processus manuels.

(4) Un nombre considérable de sites Web gratuits ou freemium que les employés utilisent et que personne ne considère comme des « applications », même s’ils fournissent des données ou des fonctionnalités qui vous aident à gérer votre entreprise. Considérez-vous la recherche Google comme une application ? Probablement pas. Mais il s’agit de l’un des logiciels les plus volumineux et les plus sophistiqués de la planète, et il ne fait aucun doute que vos employés en dépendent quotidiennement.

Tout cela pour dire : le logiciel imprègne tout. Il est difficile d’obtenir un véritable décompte de toutes les applications en jeu pour une entreprise, car plus une application est éloignée de la partie « gérée » de l’informatique centrale de la pile technologique, moins nous avons de visibilité.

Cette frontière brumeuse est le lieu où vit le shadow IT. Mais la frontière de l’informatique visible s’est progressivement déplacée vers l’extérieur. Autrefois, toute application non directement gérée par le service informatique était considérée comme du shadow IT. Désormais, les applications appartenant au département sont passées de l’ombre à la lumière du jour et représentent le plus grand pourcentage (48 %) des applications officiellement gérées dans les piles technologiques. Et ils représentent la majorité (69 %) des dépenses.

En revanche, les applications informatiques ne représentent que 17 % des applications en pile et 28 % des dépenses.

Fascinant, n’est-ce pas ? Les applications au niveau du département, anciennement connues sous le nom de shadow IT, ont désormais dépassé l’informatique en termes de nombre et de dépenses totales. Il y a plus de dix ans, Laura McLellan, une analyste pionnière de Gartner, prédisait que les directeurs marketing dépenseraient plus que les directeurs informatiques en technologie. Beaucoup de gens pensaient que cette prédiction était folle. Pas moi. Elle et moi avons écrit un article commun pour revue de Harvard business en 2014, expliquant la dynamique à l’origine de ce changement. Je pense que nous pouvons affirmer avec certitude que sa vision prédictive a été entièrement validée.

Qui est… L’Ombre ?

Alors, qu’est-ce que le shadow IT aujourd’hui ? Zylo, dont je cite ici les données empiriques, les définit comme des applications dépensées par des employés individuels – peut-être pour eux-mêmes, peut-être pour leurs équipes – et qui ne relèvent pas du processus officiel d’approvisionnement et de gouvernance.

Il est très intéressant de constater que ce shadow IT (redéfini) représente 35 % du nombre d’applications dans les piles technologiques, mais seulement 3 % des dépenses. Il y a beaucoup de petites applications.

L’hypothèse est que ces technologies fantômes sont mauvaises, comme les gras trans. Les trois raisons principales :

1. Il peut s’agir de dépenses inutiles, dupliquant des licences existantes approuvées par le service informatique.
2. Il peut ne pas être géré par l’informatique, ce qui présente des risques en matière de sécurité et de conformité.
3. Il peut être déconnecté de la pile, créant ainsi des silos de données et de processus.

Ce sont toutes des préoccupations légitimes. Cependant, le premier semble moins flagrant quand on reconnaît qu’il ne représente que 3 % des dépenses. Les deuxième et troisième sont plus difficiles à quantifier, mais cela va dans les deux sens : les coûts attendus de ces problèmes peuvent être petits ou grands, et ne peuvent être révélés qu’au fil du temps ou à la suite d’un événement probabiliste de type « cygne noir ».

Mais nous devrions également considérer l’autre côté de l’équation. Pourquoi les gens achètent-ils un tel shadow IT ? Est-ce juste pour se rebeller contre l’Empire ? Avec un abonnement SaaS ? Ce n’est pas exactement l’histoire d’une légende Jedi.

Peser les avantages du Shadow IT

Les individus et les équipes adoptent des produits SaaS en dehors des piles technologiques officielles de leur entreprise pour une raison principale : pour leur permettre de mieux performer dans leur travail.

Il se peut qu’il n’y ait pas d’application dans la pile technologique officielle qui fasse ce dont elle a besoin. Ou peut-être que oui, mais la façon dont ce produit fonctionne est indésirable dans une certaine mesure : il est trop difficile à utiliser, il n’a pas les bonnes fonctionnalités, les résultats qu’il fournit sont médiocres, cela prend trop de temps, cela coûte trop cher, ils n’ont pas été suffisamment formés ou habilités, etc.

Je n’ai pas de données quantitatives pour le prouver, mais d’après mon expérience et tout ce que j’ai entendu de la part d’autres personnes qui sortent de leur pile officielle pour utiliser d’autres applications, c’est que les avantages en matière de créativité, d’innovation et de productivité sont significatifs pour eux. Cela les aide à accomplir des « choses ». Cela repousse les limites des processus et des capacités de l’entreprise. Cela aide à éviter la stagnation des talents et de la technologie.

Cela n’élimine pas les inconvénients. Mais cela présente un compromis non trivial. Il y a une récompense ainsi que des risques – pour les individus, mais aussi pour l’entreprise, qui est en fin de compte la somme de ses individus et de ses équipes et de leur impact – en équilibre sur la Balance de l’Ombre.

En fait, l’une des raisons pour lesquelles ce Shadow IT est si populaire est que de nombreuses entreprises SaaS ont désormais construit leurs produits et leurs moteurs de commercialisation autour de la proposition d’offrir une valeur gratuite, freemium ou à faible coût/haut retour. aux individus et aux équipes. Ils prouvent leur valeur sur le terrain, puis évoluent pour être officiellement adoptés dans toute l’entreprise. De telles stratégies de croissance axée sur les produits (PLG) « ascendantes » se sont révélées très efficaces.

Oui, c’est une stratégie qui profite à ces applications PLG. Mais ils n’obtiennent cet avantage qu’en créant de la valeur. Considérez les principaux facteurs sur lesquels les sociétés PLG se concentrent, à la fois pour les licences classiques basées sur les sièges, mais également pour la tarification basée sur l’utilisation :

Construisez pour l’ouverture et pour rencontrer les utilisateurs là où ils travaillent : ils doivent se connecter facilement aux écosystèmes et aux flux de travail existants. Construisez pour l’utilisateur final : rendez les utilisateurs heureux et performants. Offrez une valeur produit instantanée. Monétiser après vous apportez de la valeur.

Vous pouvez voir l’appel. En particulier parce que, aux yeux de nombreux utilisateurs, les grandes plates-formes d’entreprise héritées n’ont pas exprimé autant d’inquiétude quant à leur bonheur et à leur réussite personnelle. Maintenant, ça change. Mais franchement, cela change parce que ces applications PLG ont créé une pression concurrentielle sur le marché, plaçant la barre plus haut pour les solutions à l’échelle du département et de l’entreprise.

Un autre avantage majeur qui, selon moi, vient de ces applications PLG ascendantes : une meilleure utilisation. Les gens utilisent les applications qu’ils souhaitent utiliser. Ils résistent à utiliser ceux qu’ils n’aiment pas. Et l’avantage pour les utilisateurs individuels et les équipes de payer pour leurs propres licences, intrinsèquement à partir de leur propre budget, est que les acheteurs et les utilisateurs sont étroitement liés, voire sont exactement les mêmes humains.

Ces grosses affaires à l’échelle de l’entreprise pour des achats massifs de sièges ? Je soupçonne que vous êtes beaucoup plus susceptible d’avoir des sièges inutilisés regroupés dans cette pile.

En allant encore plus loin, les produits PLG qui s’appuient sur une tarification basée sur l’utilisation conduisent à l’alignement ultime entre les dépenses et l’utilisation. Vous ne payez que ce que vous utilisez et vous n’utilisez que ce qui vous donne de la valeur.

Merci, Chuck Norris Des applications Shadow IT, pour insérer ces modèles basés sur l’usage dans la dynamique concurrentielle du marché.

Éliminez le Shadow IT en le redéfinissant

Pourtant, les inconvénients demeurent. Et la conformité, la sécurité et le cloisonnement sont de lourdes pierres de l’autre côté de la balance. Mais existe-t-il des moyens d’atténuer ces inconvénients sans perdre les avantages ?

Je crois que c’est possible.

Une étape consiste à dissocier l’approbation technique et l’approbation financière pour les applications utilisées par les individus et les équipes. Nous l’avons déjà fait au niveau départemental. Le marketing est chargé de couvrir le coût des plates-formes qu’ils utilisent officiellement, mais ces plates-formes sont de plus en plus soumises à un examen informatique pour vérifier leur sécurité et autres exigences de conformité.

Poussez ce modèle plus loin, jusqu’aux limites de l’organisation. Toute application qu’un individu ou une équipe souhaite utiliser doit faire l’objet d’un examen de sécurité et de conformité. Mais le choix de payer pour cette application dépend de l’individu ou de l’équipe, ainsi que de sa capacité à garantir son budget et à justifier son utilisation. Ne vous méprenez pas, il devrait y avoir des pressions pour justifier la dépense. Mais pour les petites dépenses, la pression devrait être plus proche de l’individu et de l’équipe, et non d’un service éloigné qui n’a probablement aucun intérêt direct dans le cas d’utilisation.

Mais cela crée-t-il une charge supplémentaire pour l’examen d’un ensemble plus large d’applications en termes de sécurité et de conformité ? Oui. Mais il n’est pas nécessaire que ce soit un extrême ou un autre. Il peut s’agir d’un continuum, dans lequel un plus grand nombre d’applications sont approuvées. Ce n’est pas toutes les applications de la planète. Mais cela ne se limite pas à un seul dans une catégorie. Et peut-être que les équipes devraient « payer » pour soumettre une nouvelle application à ce processus d’examen.

Je pense en fait qu’il s’agit d’une opportunité fantastique pour les plateformes de gestion SaaS, telles que Zylo, de fournir davantage de contrôle en tant que service pour les applications populaires. Cela pourrait accélérer ou optimiser le processus de révision pour les équipes informatiques.

D’autres idées pourraient inclure une structure « bac à sable » pour les nouvelles applications en périphérie, qui permettrait aux utilisateurs d’expérimenter des applications gratuites ou freemium de manière limitée afin de déterminer s’il vaut même la peine de les proposer pour examen.

Utilisateurs sont j’expérimente les applications de cette façon maintenant. C’est juste dans l’ombre, car la plupart des entreprises ont créé un bon cadre pour leur permettre de faire ces expérimentations d’une manière visible pour le service informatique.

Je vais conclure cet article ici, car une description complète de toutes les façons possibles de faire évoluer la gestion des applications anciennement connues sous le nom de shadow-IT aimerait être un livre. (Hmm.) Mais ignorer les avantages ou ignorer la situation dans les tranchées n’est pas, à mon avis, une stratégie durable pour les entreprises qui rivalisent dans un monde numérique en évolution rapide.

Nous tuons définitivement le shadow IT en rendant tous les logiciels visibles.

Et je n’ai même pas eu accès à la pile technologique invisible, aux vies au-delà des frontières de l’entreprise, avec tous les fournisseurs de services logiciels. Un sujet pour un autre jour.