Neuf conseils pour combler les lacunes dans votre devoir de diligence

Vos employés se trouvent à différents endroits de la ville, du pays ou même du monde. Est-ce que vous les soutenez tous? Beaucoup d'organisations comprennent qu'elles doivent soutenir et protéger leurs voyageurs d'affaires, mais peu se rendent compte que leurs obligations de devoir de diligence s'étendent à TOUS les employés.

Dans partie un de notre série en quatre parties, nous avons discuté les organisations ayant de bons antécédents dans l'accomplissement de leurs obligations de devoir de diligence avec une certaine solution de gestion des risques en place ont encore des lacunes à fournir le bon niveau de soins à tous les voyageurs et employés.

Le voyage est intrinsèquement risqué employés dans des environnements inconnus ou imprévus. La Global Business Travel Association (GBTA) décrit les risques pour les voyageurs et les lacunes communes dans les programmes de gestion des risques de voyage les mieux intentionnés.

Les risques pour les voyageurs comprennent:

• de la population locale, en faisant des cibles potentielles
• Conduite dans des lieux et des conditions inconnus
• Stress et fatigue dus aux retards de voyage et absence de domicile
• Ne parlant pas la langue du pays
• Non-familiarité avec les risques sanitaires locaux et les installations médicales
• N'ayant aucune idée de qui alerter en cas d'urgence

Savez-vous où sont les lacunes de votre organisation dans l'atténuation des risques de voyageurs? Défaut d'informer et d'éduquer les voyageurs sur les risques de voyage généraux et spécifiques

tous les employés qui doivent être pris en compte pour des initiatives de sûreté et de sécurité. Voici les lacunes de devoir de diligence communes pour divers types d'employés et les mesures que les organisations devraient prendre pour mieux les soutenir.

Voyageurs fréquents

Que les voyageurs réservent à l'aide de votre outil de réservation, ou à l'extérieur les programmes de voyages gérés, votre organisation a la responsabilité morale et légale de prendre soin de leur bien-être.

1. Préparez automatiquement les voyageurs avant qu'ils aillent. Éduquez vos voyageurs de manière proactive avec des conseils sur la sécurité du voyage et adoptez un outil qui élimine les avis avant le départ concernant les incidents récents ou les événements susceptibles d'avoir un impact sur leur voyage.

2. Rassemblez les bonnes parties prenantes. Mettre en place une équipe de gestion de crise pour convenir du protocole approprié pour les départements clés qui seront impliqués en cas d'urgence. Fixer des rôles et des responsabilités bien définis avec les parties prenantes internes, y compris la gestion des déplacements, la sécurité, les ressources humaines et le droit.

3. Capturer et stocker des données précises sur l'emplacement des voyageurs. Pour mieux suivre les voyageurs avec des données de qualité, adoptez un système qui centralise toutes vos sources de données, y compris TMC, les outils de réservation et de demande de voyage, et les profils RH afin que vous puissiez identifier les employés touchés. ne pensez qu'aux voyageurs quand il s'agit du devoir de diligence, mais vos obligations s'étendent à tous les employés, même ceux qui font la navette tous les jours dans vos bureaux.
   1. Créer et mettre en pratique un plan directeur. Votre plan devrait inclure des incidents communs et graves à la fois pour les employés du bureau et les voyageurs. Déterminez comment vous communiquerez avec les employés en cas d'urgence, la fréquence des communications et les facteurs déclencheurs.
   2. Tenez les profils des employés à jour. Encouragez les employés à consulter et à mettre à jour régulièrement leur profil et leurs données de voyage, y compris l'adresse de leur bureau (y compris les employés distants), leur nom, leur bureau, leurs numéros mobiles et leurs contacts d'urgence.
   3. Pour les employés qui se rendent au bureau ou qui voyagent à travers le monde, établissez une communication d'urgence claire et bidirectionnelle lors d'incidents importants, ainsi que des événements plus courants, notamment des problèmes médicaux, des accidents de la route et des délits mineurs.

      Qu'en est-il des employés qui travaillent à domicile ou sur le terrain? Ou ceux qui conduisent entre les sites clients? Les employés qui travaillent constamment à l'extérieur d'un bureau physique sont parmi les plus difficiles à suivre et à soutenir.

      1. Rendez-le mobile . Implémentez des outils qui peuvent atteindre les employés en déplacement, tels que les SMS, les e-mails et la synthèse vocale, afin que vos employés mobiles puissent s'enregistrer et demander de l'aide lorsqu'ils en ont besoin.
      2. ] Les catastrophes majeures et les incidents de santé ne se limitent pas aux heures de bureau, et votre programme de devoir de diligence ne devrait pas l'être non plus. Établissez des services de soutien 24/7/365 pour vos employés, en vous assurant une assistance peu importe l'heure et le lieu.
      3. Adoptez un fournisseur d'assistance. Un fournisseur d'assistance sera essentiel si votre service de sécurité ou votre directeur de voyage est submergé pendant un événement. S'assurer que les employés sont informés et ont accès à de l'information sur la recherche d'aide.

      Il est impossible de prédire si une situation d'urgence ou de crise se produira, mais avec le bon plan et les technologies en place, vous serez prêt à localiser

      Apprenez-en davantage sur les lacunes potentielles dans votre programme de devoir de soins en en téléchargeant notre liste de contrôle afin de mettre en place un plan pour assurer la sécurité de vos employés et connecté. Aussi, découvrez comment SAP Concur solutions peut vous aider à remplir votre devoir de diligence.

      Ceci est initialement apparu le SAP Concur et est republié avec permission .

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