] lacunes dans les programmes d'obligation de diligence conseils pour comblant ces lacunes et rôle joué par la mise en œuvre d'un programme de gestion des risques de voyage . Dans notre dernier versement, nous nous penchons sur les directives concernant sur la façon de réagir lorsque des appels de service . Afin de remplir les obligations de devoir de diligence lorsqu'un employé ou un voyageur se trouve en danger, un plan complet doit être mis en place pour déterminer qui et comment réagir aux urgences.
Exécution d'un plan d'intervention d'urgence
Un plan directeur devrait être établi pour vous assurer que vous êtes en mesure de réagir efficacement à un incident de devoir de diligence. Cela ne devrait pas être un plan que vous définissez et oubliez, mais plutôt un plan qui est continuellement testé et révisé. Votre plan de réponse doit inclure les composants suivants:
- Surveillance 24 heures sur 24 Si votre organisation travaille avec une société de gestion de voyages (TMC), il est fort probable qu’elles prennent en charge la totalité ou une partie de la surveillance des événements liés au risque. Cependant, pour les organisations qui n'utilisent pas de TMC, vous devrez coordonner un système de surveillance avec des ressources internes ou un partenaire avec un fournisseur qui fournit un ensemble d'outils et de services pouvant surveiller, alerter et assister les employés. et voyageurs dans le besoin.
- Établissement des rôles d'intervention. Pour répondre avec succès à un incident, votre organisation doit définir qui va répondre. Vous devez coordonner une équipe de parties prenantes dont les rôles et les responsabilités sont définis bien à l’avance, car «si quelque chose ne va pas, le temps n’est pas de votre côté», selon la société de gestion de voyages Reed & Mackay. Le groupe BTN conseille que les parties prenantes internes soient interministérielles et la GBTA recommande de définir un chef et une équipe pour des types d’incidents spécifiques. Les parties prenantes externes devraient également être incluses (TMC, fournisseur de TRM, fournisseurs de voyages), et les voyageurs devraient également être des intervenants clés en leur enseignant comment réagir dans des situations spécifiques.
- Communications fiables. Les organisations doivent être préparées avec un plan de communication multicanal dans le cas où les systèmes technologiques sont affectés ou mis à rude épreuve au début d'un incident. Si les communications mobiles disparaissent, certaines organisations utilisent désormais le texte, les médias sociaux et les applications comme moyen de communication de secours. Pour une stratégie de communication complète, les organisations ont besoin d'un outil qui rassemble les données de localisation des itinéraires de voyage, des données sur les fournisseurs et les dépenses, ainsi qu'une fonctionnalité permettant des communications proactives avec les voyageurs et les prestataires d'assistance concernés. outils. Comme les obligations de devoir de diligence continuent à être prioritaires pour les entreprises, les outils de gestion des risques doivent évoluer et s'intégrer davantage aux données agrégées provenant de divers canaux, aux outils de suivi des voyageurs et aux outils de communication bidirectionnels.
- Pratique, révision et répétition. Un plan n'est efficace que s'il peut être exécuté efficacement. Une fois qu'un plan est en place avec les rôles et les responsabilités définis et les outils nécessaires pour répondre aux voyageurs touchés, les organisations doivent établir des lignes directrices et des processus clairs pour suivre et déployer des exercices pratiques avec différents intervenants. De plus, après un plan qui a été exécuté lors d’un scénario de réponse réelle, les organisations doivent procéder à une analyse après l’incident pour formuler des recommandations sur l’amélioration continue des protocoles pour les urgences futures. Avec un plan d'intervention complet associé à des outils et des partenaires de gestion des risques robustes, vous serez en mesure de localiser, de répondre et d'aider efficacement tout employé ou voyageur susceptible de se trouver en danger.
Téléchargez le rapport BTN complet, Comment répondre aux appels de service . Puis apprenez-en plus sur la façon de remplir votre devoir de protection avec les solutions SAP Concur .
Publié à l'origine en SAP Concur et reproduit avec permission.
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