N'achetez pas de logiciel de workflow sans ces 5 fonctionnalités

Mars
11, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Le monde devient plus intelligent, mais les travailleurs bénéficient-ils de leurs outils avancés de la bonne manière? Les gens n'ont pas besoin de technologie pour reprendre leur travail. Ils ont besoin de technologie pour combler les lacunes et s'occuper des travaux occupés afin de pouvoir recommencer à faire ce qu'ils font le mieux. Selon une étude de Monday.com, 38 pour cent des travailleurs pensent qu'ils pourraient gagner cinq heures par semaine avec des outils qui automatisent les tâches répétitives, et 28 pour cent souhaitent augmenter leur temps pour la créativité et la concentration.

le bon logiciel de workflow avec des éléments d'automatisation permet aux humains de se concentrer uniquement sur les tâches qu'ils peuvent effectuer et celles où ils se trouvent pour vraiment avoir un impact. Que vous travailliez pour vous-même ou que vous dirigiez une équipe de centaines, les bons outils d'automatisation peuvent vous faire économiser des heures de maux de tête par semaine et vous aider à atteindre vos objectifs en un temps record.

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Cependant, toutes les solutions en milieu de travail ne sont pas créées de manière égale. Choisissez le mauvais et vous pourriez passer autant de temps à jouer avec votre logiciel qu'avant la mise à niveau. La clé est de trouver le produit avec les bonnes fonctionnalités, pas celui qui en a le plus. Évaluez soigneusement vos options d'automatisation en recherchant ces fonctionnalités importantes.

Modèles faciles à utiliser

À moins de suivre un flux de travail que personne n'a jamais utilisé, ne partez pas de zéro avec votre logiciel. Des modèles adaptés à votre verticale spécifique vous font gagner du temps et vous aident à vous souvenir de toutes les petites parties de votre flux de travail que vous considérez comme acquises dans votre rythme quotidien.

Lorsque vous devez repartir de zéro, la société d'automatisation de projet Rindle recommande de dessiner des diagrammes pour tracer vos tâches. Une fois que vous voyez le début et la fin de chaque flux de travail, vous pouvez remplir les détails en développant votre aperçu. Au fur et à mesure que vous développez ces détails, recherchez les opportunités d'automatisation que vous avez peut-être manquées dans votre évaluation initiale des besoins.

Options de personnalisation

De quoi avez-vous besoin que la plupart des outils de travail de base ne fournissent pas? Où prévoyez-vous des problèmes avec une solution prête à l'emploi? Identifiez les domaines dans lesquels votre flux de travail peut différer de la norme, puis évaluez les solutions en fonction de leur capacité à répondre à ces bizarreries. lors de la création de workflows. Une personne peut comprendre les implications sous le flux de travail, mais lorsque les tâches sont déplacées vers le bureau de quelqu'un d'autre, cette personne peut ne pas partager les mêmes hypothèses et connaissances implicites.

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Partage simple

Votre équipe en sait seulement autant comme la personne la moins informée de la chaîne. De meilleures fonctionnalités de partage et de collaboration garantissent que tout le monde connaît l'histoire du début à la fin, améliorant la qualité de vos résultats, car les détails clés restent cohérents tout au long de vos processus.

Google connaît la valeur du partage ainsi que tout autre entreprise. L'entreprise a construit sa gamme de produits G Suite autour du concept de collaboration constante. À une époque où la connectivité est devenue une attente, les outils d'automatisation doivent faciliter le partage facile des conversations, des fichiers et des tâches.

Visualisation des données

Web-data business Import.io croit fermement en l'importance de la visualisation des données . Les humains ne peuvent pas regarder des feuilles de calcul en noir et blanc et en tirer des informations comme des machines. Avec des visuels intelligents, les outils d'automatisation peuvent combler le fossé entre les données et la compréhension pour informer les utilisateurs sur les mesures et les tendances importantes.

Une plate-forme de travail, en particulier un système d'exploitation de travail, fait beaucoup de travail en arrière-plan, mais pas tout ce traitement devrait rester caché. Les outils intelligents savent ce que vous voulez savoir et peuvent fournir (et extrapoler) ces informations pour vous donner des données digestes et exploitables qui ont du sens dès le premier coup d'œil.

Intégrations utiles

Les chances sont élevées que vous utilisiez un tas de différents outils de travail et types de logiciels. Au lieu de faire un va-et-vient manuel entre les programmes – ce qui va à l'encontre de tout ce qui simplifie votre travail – trouvez quelque chose qui s'intègre au logiciel que vous utilisez déjà. Ne vous arrêtez pas aux intégrations avec Excel et Sheets. Recherchez quelque chose qui s'intègre aux outils de communication tels que Slack, aux outils de stockage tels que Dropbox et aux logiciels de planification comme Google Calendar. Monday.com et Airtable, par exemple, s'intègrent à toutes sortes d'autres outils, y compris d'autres solutions d'automatisation.

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Si votre version actuelle ou la solution proposée n'offre pas ces cinq fonctionnalités, ralentissez et réfléchissez si le logiciel en face de vous répond vraiment à vos besoins. Peut-être que vous vous êtes éloigné sans fonctionnalité ou deux jusqu'à présent, mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d'un logiciel qui a la puissance et l'intelligence pour se développer à côté. Vérifiez vos options et évaluez votre trajectoire de croissance avant de commencer à ressentir la tension.