Maîtriser la prolifération des contenus : le point de vue d’un consultant

Les entreprises d’aujourd’hui fonctionnent grâce aux données. Cela alimente notre prise de décision, nous aide à améliorer l’expérience client et stimule l’innovation. Cependant, toutes ces données ont un gros inconvénient : la prolifération du contenu.

Prenons un scénario courant : un client vous envoie un document important sous forme de pièce jointe à un e-mail. Vous enregistrez une copie sur la plate-forme de stockage cloud de votre entreprise, une autre sur votre bureau pour une référence rapide, puis transférez l’e-mail au reste de votre équipe, qui fait la même chose. Multipliez ce processus quotidiennement sur des centaines, voire des milliers d’employés, et il est facile de voir comment le contenu commence à faire boule de neige.

Sonner l’alarme contre l’étalement du contenu

D’après mon expérience, la prolifération du contenu est facile à diagnostiquer mais difficile à guérir. Les équipes de gestion des risques, de gestion des dossiers ou de conformité sont généralement les premières à tirer la sonnette d’alarme, car la prolifération des contenus rend de plus en plus difficile pour elles de garantir que les politiques de sécurité de l’information et de gouvernance des données sont appliquées de manière cohérente. Il revient souvent au service informatique de trouver une solution.

Pour l’informatique, la bonne nouvelle est qu’il existe plus d’outils que jamais pour relever les défis de la prolifération des contenus. J’ai pu constater par moi-même à quel point les solutions de collaboration telles que Microsoft 365 Teams peuvent aider les entreprises à reprendre le contrôle de leurs données. Mais déployer une solution comme Teams n’est qu’une pièce du puzzle.

Le contrôle est crucial pour lutter contre la prolifération des contenus

Tout au long de ma carrière, j’ai aidé de nombreuses organisations différentes à relever leurs défis en matière de contenu. Pour les grandes entreprises Fortune 500, j’ai trouvé qu’il était essentiel d’appliquer une couche supplémentaire de gouvernance et d’intégration en plus de solutions telles que Teams. Sans cette couche de contrôle supplémentaire, il est trop facile pour le shadow IT de s’introduire à nouveau. Avant de vous en rendre compte, vous êtes de retour à la case départ.

OpenText maximise l’investissement d’un client dans Microsoft grâce à sa suite de solutions de gestion de l’information (MI), permettant aux entreprises d’intégrer du contenu dans les applications Microsoft 365 et d’appliquer automatiquement les contrôles commerciaux et les politiques de gouvernance des données appropriés.

Pour les grandes organisations, cette approche automatisée est essentielle pour réduire le risque de prolifération du contenu. Avec les solutions OpenText, les entreprises peuvent garantir que leurs exigences en matière de gouvernance des données sont intégrées dans l’expérience front-end. Le résultat? L’organisation sait ce qui existe, qui l’a créé, où il est stocké, et les informations sont faciles et rapides à trouver : un moyen puissant d’éviter la prolifération future du contenu.

Du papier aux pixels

Au cours de la dernière décennie, l’attention des gestionnaires de l’information s’est déplacée des enregistrements physiques vers les données numériques. OpenText a été à l’avant-garde du développement de solutions permettant cette transformation. En tant que consultant, c’est incroyablement gratifiant d’aider les entreprises à utiliser les solutions OpenText pour atteindre leurs objectifs.

Un exemple qui me vient à l’esprit est celui d’une entreprise qui faisait des photocopies d’informations personnelles identifiables (PII) telles que les permis de conduire lors de l’admission de visiteurs dans les zones sécurisées de ses installations. Au fil des années, l’organisation avait constitué des classeurs remplis de dossiers en papier cartonné contenant ces documents.

L’entreprise savait que cette approche représentait un risque réglementaire important. L’organisation a donc décidé de convertir tous ses dossiers papier en documents numériques. Grâce à OpenText Intelligent Viewing, j’ai aidé l’entreprise à appliquer automatiquement les politiques de conservation et d’élimination appropriées à ses données, tout en garantissant que les informations sont accessibles immédiatement et en toute sécurité pour l’entreprise.

Écouter et innover

Au fil des années, OpenText a accompli un travail incroyable en écoutant ses clients, en comprenant leurs défis et en créant des solutions qui y répondent.

Espaces de travail professionnels dans OpenText™ ECM étendu sont un excellent exemple. Grâce à Business Workspaces, je peux aider les entreprises à éviter à leurs employés de devoir se déplacer entre différentes applications pour remplir leurs fonctions. Sans jamais quitter l’interface utilisateur Teams familière, les employés peuvent consulter les données de tous les systèmes d’enregistrement, offrant ainsi une vue à 360 degrés des informations clés de l’entreprise.

Avance rapide jusqu’au présent, et ce qui est vraiment excitant pour moi, c’est qu’OpenText est le pionnier de la prochaine génération de solutions de messagerie instantanée. Je vois un énorme potentiel pour l’IA de transformer la façon dont les entreprises gèrent et exploitent leurs données, et OpenText sera à l’avant-garde pour offrir ces nouvelles capacités.

En savoir plus sur les solutions OpenText pour Microsoft.

A propos de l’auteur: Ryan Zilm a plus de 26 ans d’expérience dans la technologie de messagerie instantanée et a dirigé des programmes d’enregistrement et de messagerie instantanée dans des organisations mondiales telles que Baker Hughes, Motiva, USAA, Newfield, Andeavor, Tesoro et Williams. Ryan a récemment été président du conseil d’administration d’ARMA International et siège actuellement au conseil d’administration à la tête du comité de recherche de la Fondation éducative internationale ARMA. Il est titulaire d’un MBA de l’Université du Texas à San Antonio, d’un baccalauréat ès arts de l’Université d’Oklahoma et est basé à Houston, au Texas.